Dags att digitalisera Erasmus+
Stockholms och Lunds universitet har ansökt om och blivit tilldelade titeln ”Erasmus Without Papers Champions” av EU-kommissionen. Tillsammans med ett trettiotal lärosäten runt om i Europa ska de agera ambassadörer för digitaliseringen av Erasmus+.
Linnea Wikner (Stockholms universitet) och Maria Nilsson (Lunds universitet) intervjuas
Alla som någon gång koordinerat eller deltagit i ett Erasmus+-projekt vet att det innebär mycket administration. Avtal ska skrivas mellan olika lärosäten och mellan lärosäten och studenter. De avtal som hittills tecknats på papper ska nu bli digitala via Erasmus Without Papers (EWP). Erasmus Without Papers ingår i ett större initiativ som introducerats i Erasmus+ för programperioden 2021-2027, där digitalisering är ett av fyra prioriterade områden. Den inomeuropeiska delen av programmet för högre utbildning är först ut att digitalisera de administrativa processerna.
Digitalisering ökar möjligheterna till fler utbyten
̶ Det här är framtiden, jag ser inget alternativ till att inte arbeta med digitalisering. Det är inte hållbart att våra studenter ska behöva skicka papper fram och tillbaka mellan sitt hemlärosäte och sitt värdlärosäte säger Linnea Wikner, internationell handläggare på Stockholms universitet.
̶ Att bli utvald som Erasmus Without Paper Champion innebär att universitet redan kommit långt i sin digitaliseringsprocess, berättar Maria Nilsson, systemförvaltare för externa relationer på Lunds universitet. Fördelen med att vara utsedd till EWP Champion är vi kan påverka utvecklingen av EWP tillsammans med EU-kommissionen.
̶ Att digitalisera avtal och administration inom Erasmus+ är en förutsättning för att tillgängliggöra möjligheten för fler att åka på utbyten i Europa, säger Linnea Wikner. Ju enklare processen är desto fler kommer kunna utnyttja möjligheterna inom Erasmus+-programmet.
EWP Champions inspirerar andra
De lärosäten som utsetts till EWP Champions ingår i ett nätverk som kan dela erfarenheter med varandra och driva på systemutvecklingen för att underlätta för andra. De ska också agera ambassadörer för initiativet och dela med sig av goda exempel på digitaliseringsområdet. Både Linnea Wikner och Maria Nilsson representerar sina respektive universitet i gruppen av EWP Champions i Europa. De har redan deltagit i ett möte med de andra universiteten.
Under Erasmus+ programperiod 2021 - 2027 kommer det gradvis att bli obligatoriskt att använda Erasmus Without Paper för att överföra data, till exempel utbytesavtal mellan lärosäten och avtal mellan lärosäten och student learning agreements. Tills alla deltar fullt ut i initiativet kan det innebära en del extra arbete om ett lärosäte måste hantera avtal både på papper och digitalt, särskilt vid ett mindre lärosäte med färre resurser.
̶ När man har så många utbyten på gång som ett stort universitet har, behövs det ett digitalt system för att allt ska fungera säger Maria Nilsson. Tyvärr är alla universitet inte med på banan ännu. Utvecklingen går olika fort och fortfarande finns det flera universitet i Europa som inte kommit lika långt som oss, fortsätter hon. På Lunds universitet innebär det att vi behöver jobba dubbelt med både EWP och med andra lösningar för de universitet som inte har tillgång till de digitala funktioner som EWP innebär.
Alla ska med
Fler och fler lärosäten arbetar nu aktivt med initiativet, det märker både Linnea Wikner och Maria Nilsson:
̶ På mötet i Bryssel diskuterade vi hur vi EWP Champions kan bidra med ”best practices”. Vi kan komma med råd och feedback kring hur man ska arbeta framgent. Vi kan ge intervjuer eller dyka upp i olika sammanhang och informera. Målet är att alla universitet och lärosäten som är med i Erasmus+ ska arbeta i EWP standarden så snart som möjligt.
Svenska lärosäten arbetar för att digitalisera
Frida Garvill är Digital Officer på avdelningen för internationellt samarbete på Universitets- och högskolerådet (UHR). Hon berättar:
̶ Svenska lärosäten har arbetat hårt för att implementera dessa förändringar i ett första stadium. Sverige som land ligger bra till och står i mångt och mycket redo för digitaliseringen. I en europeisk kontext är Sverige ungefär jämsides med andra länder i mängden digitaliserade avtal, vilket är naturligt eftersom lärosäten är beroende av sina partners för att teckna avtal.
-Vi på UHR är tacksamma för all den tid svenska lärosäten lagt ned på digitaliseringsinitiativet och vi vet hur hårt internationella handläggare har jobbat. Det är mycket positivt att Stockholms och Lunds universitet vill vara delaktiga i utvecklingsarbetet som EWP Champions.
Svenska lärosäten har sedan 2021 tecknat 13 608 inter-institutionella avtal med partnerlärosäten i Europa och 11 879 digitala Learning Agreements med ut- och inresande Erasmus+ studenter.