För arbetsgivare som vill utveckla verksamheten

Det ger många fördelar och mervärden av att skicka sina medarbetare på utbytestjänstgöring, både från ett individuellt perspektiv, och för organisationen.

Kompetensutveckla din verksamhet

Har du som arbetsgivare till exempel identifierat ett nytt intressant lagförslag i EU eller ser du behov av att utveckla en verksamhet inom organisationen? Utifrån myndighetens behov kan du föreslå att en av dina medarbetare åker på ett utbytesprogram och tar med sig insikterna och kunskaperna hem. Det finns många fördelar utbytestjänstgöring:

• Medarbetare som växer professionellt bidrar till en mer kompetent och effektiv myndighet. De tar med sig nya idéer och perspektiv som kan gynna myndigheten.
• Etablerandet av globala nätverk kan stärka myndighetens position och möjliggöra internationella samarbeten som kan vara värdefulle för att lösa gemensamme utmaningar.
• Mångfald och kulturell kompetens på arbetsplatsen kan förbättra organisationens förmåga att möta behoven hos ett alltmer globalt och mångfaldigt samhälle.
• Innovativa idéer och lösningar från utbytta medarbetare kan bidra till att förbättra organisationens processer och effektivitet.
• Att erbjuda utbytestjänstgöring kan stärka myndighetens rykte som en attraktiv arbetsgivare och hjälpa till att behålla och rekrytera högt kvalificerade talanger.
• Förbättrad kommunikation och samverkan kan öka effektiviteten och minska risken för missförstånd i organisationen.
• En långsiktig strategi för att skicka medarbetare på utbyte kan vara en del av en övergripande organisationsutvecklingsstrategi för att hålla organisationen konkurrenskraftig och anpassad till förändringar.

Möjligheter inom utbytestjänstgöring

Idag har Sverige, vid sidan av det nordiska utbytet, bilaterala överenskommelser med tio av EU:s medlemsstater. Sverige deltar också i EU-kommissionens utbytesprogram National Experts in Professional Training (NEPT) som ger svenska statsanställda möjlighet att under tre till fem månader tjänstgöra vid EU-kommissionen och därigenom etablera kontakter, få insyn i lagstiftning och komma med inspel till EU-kommissionens policyarbete. Ett utbyte inom NEPT kan vara första steget till att placera en svensk nationell expert i kommissionen. Mer om programmen för utbytestjänstgöring och vad de innebär

Förutsättningar

Utbytestjänstgöring är en del av tjänsten och medarbetaren ska inte vara tjänstledig. Arbetsgivaren betalar lön under utbytestiden, boende och andra merkostnader. Det regleras med fördel utifrån URA (Avtal om utlandskontrakt och riktlinjer för anställningsvillkor vid tjänstgöring utomlands). Mer information om URA hittar du hos Arbetsgivarverket:

Information om URA på Arbetsgivarverkets webbplats

Eftersom det i regel är den utsändande myndigheten som står för alla kostnader för utbytestjänstgöring är det viktigt att veta vilken avdelning på myndigheten som betalar. Ska kostnaden tas av medarbetarens egen enhet eller finns centrala medel på myndigheten?

Det finns stora fördelar med att arbeta strategiskt med utbytestjänstgöring som verksamhetsutveckling, och även ha vikariemedel avsatta centralt för att ett visst antal personer ska kunna åka på utbyten per år. Flera större myndigheter har en central funktion som administrerar ansökningar och gör ett urval för vilka som får ansökan beviljad.

Planera utbytestjänstgöringen

Utbytestjänstgöring är en utvecklingsmöjlighet för både individen och verksamheten, och bör diskuteras noggrant innan den genomförs. Det kan till exempel ske i samband med ett medarbetarsamtal, på såväl arbetsgivarens som medarbetarens initiativ.

Utbytestjänstgöring kan vara aktuellt för såväl handläggande som administrativ personal. Det är upp till arbetsgivaren att bedöma.*

För att både arbetsgivaren och medarbetaren ska få ut så mycket som möjligt av ett tjänstepersonsutbyte är det viktigt att planera utbytet:

• Vad ska medarbetaren titta på, arbeta med eller undersöka?
• När är det lämpligt att personen åker i väg och hur länge?
• Ska det rekryteras en vikarie eller ska arbetsuppgifter fördelas på andra medarbetare?
• Hur ska kontakt med medarbetaren ske under utbytet? Genom att delta i enhetsmöten digitalt? Avstämningar per e-post eller telefon? Se till att ha en struktur så att medarbetaren inte blir ”bortglömd” under tiden utomlands.
• Det är viktigt att ha en plan för vad medarbetaren ska göra vid hemkomsten, och att arbetsgivare och medarbetare är överens om syftet med utbytet.

Mer information

För mer infomation kontakta Marian Förde, samordnare utbytestjänstgöring, UHR. E-post: tjut@uhr.se

* EU- kommissionen kräver akademisk examen, men accepterar arbetsuppgifter som motsvarar kunskaperna. Unesco och OECD kräver akademisk examen för sina kandidater, dessutom gärna på master- eller doktorsnivå.