Erasmus+ korttidsprojekt skola

Innan ni kan påbörja ert korttidsprojekt undertecknar ni ett kontrakt med Universitets- och högskolerådet.

Kontraktet skickas till er för signering inför projektstart. Innan ni signerar kontraktet och påbörjar ert projekt ska ni noggrant läsa igenom ert kontrakt samt de bilagor som hör till. Dokumenten innehåller information om hur mycket pengar ni har att förfoga över och vilka regler som gäller för er.

De kontraktsbilagor som är gemensamma för alla projekt som har beviljats i samma utlysning hittar ni under flikarna respektive projektår. Notera att kontraktets villkor kan variera från år till år.

Programhandledningen för Erasmus+, Erasmus+ Programme Guide (ibland kallad programguide), är EU-kommissionens regelverk om programmet och är det dokument som bland annat styr vilka aktiviteter som är giltiga. I programhandledningen finns också en ordlista där ord som används i Erasmus+ sammanhang (men kanske inte så ofta annars) förklaras. Observera att regelverket kan se olika ut från år till år.

Programhandledningarna från alla år hittar ni på EU-kommissionens webbplats.

Relevanta rubriker för korttidsprojekt i programhandledningen: 

• Part B: Key Action 1: Learning Mobility of Individuals.
  Avsnitt om mobilitet inom den sektor ni tillhör.
• Part D: Glossary of terms.

Använd gärna den engelska versionen av programhandledningen eftersom det underlättar för er att känna till den engelska vokabulären i kontakt med partners i andra länder.

Ert projekt måste genomföras i enlighet med Erasmusprogrammets kvalitetskriterier.

När ni slutrapporterar ert projekt så bedöms er slutrapport bland annat på hur väl ni har genomfört ert projekt i enlighet med kvalitetskriterierna.

Administrera projektet i Beneficiary Module

Verktyget Beneficiary Module använder ni för att registrera deltagare och mobiliteter (giltiga aktiviteter som till exempel studier eller praktik för studerande eller jobbskuggningsperioder), hantera budgeten, deltagarrapporter och för att skapa och lämna in rapporter.

Beneficiary Module: Logga in i Beneficiary Module med ditt EU Login

Om du inte har ett EU Login, skaffa EU Login - create an account på EU-kommissionens webbplats

Så här jobbar du med Beneficiary Module

Information om hur verktyget fungerar: Beneficiary Guides – Project implementation phase, EU-kommissionens webbplats.

Det finns också instruktionsfilmer som visar hur du arbetar praktiskt i Beneficiary Module på EU-kommissionens webbplats. 

Det är viktigt att ni följer upp och utvärderar ert projekt kontinuerligt. Projektdeltagare som genomför en mobilitetsperiod inom ert projekt lämnar in sina utvärderingar i Beneficiary Module efter genomförd mobilitet. Använd dessa i ert utvecklings- och utvärderingsarbete.

Deltagarrapporterna (participant report) som skickas från Beneficiary Module efter avslutad och registrerad mobilitetsperiod är en mycket viktig del av er slutrapport.

De medel som ert projekt har beviljats ska bidra till att täcka resor, dagligt uppehälle och kostnader för förberedelser med mera. Budgetposterna har olika schabloner som genereras automatiskt i Beneficiary Module när ni registrerar en deltagare.

Schablonerna kan variera från år till år. De bidragsbelopp som gäller för ert projekt hittar ni i kontraktsbilagan ”Tillämpliga bidragsbelopp” som finns publicerad under flikarna för respektive projektår.

För att beräkna avstånd och därmed resekostnader använder ni EU-kommissionens avståndsräknare Distance calculator. Det resultat ni får fram visar det avstånd som gäller för aktuell mobilitet och ni kan då få fram ett exakt belopp för aktuell reseschablon i aktuell kontraktsbilaga under flikarna för respektive projektår. 

För beräkning av valutakurs, använd Europeiska centralbankens växelkursomräknare.

Alla organisationer som beviljats ett korttidsprojekt i början av året startar sina projekt någon gång under perioden 1 juni - 31 december samma år. Ett projekt kan pågå från 6 till 18 månader. Om ert projekt är kortare än 18 månader finns det möjlighet att ansöka om förlängning upp till 18 månader.

Ansökan ska ha inkommit till UHR senast en månad innan det beviljade projektet löper ut. Begäran om förlängning sak göras på denna blankett enligt anvisningar på blanketten:
Erasmus+ begäran om kontraktsändring KA122 

I samband med projektstarten anordnar vi möteför alla organisationer som har ska starta upp sina projekt. Vi mejlar ut inbjudan till mötet. Under mötet diskuterar vi de regler som gäller för att genomföra projektet och går igenom de olika verktyg som finns till ert förfogande som projektägare.

Ni är välkommen att kontakta oss under hela projektperioden. Uppge alltid projektnummer för det projekt det gäller när ni kontaktar oss.

Aktiviteter

Aktiviteter inom projektet genomförs för att nå målen i organisationens ansökan. Aktiviteterna måste också uppfylla programmets regler och krav och genomföras i enlighet med Erasmusprogrammets kvalitetskriterier och programhandledningen.

Det finns också krav på dokumentation under projektgenomförandet. Aktiviteterna ni söker bidrag för ska ske i andra länder som ingår i Erasmus+samarbetet. Information om i vilka länder aktiviteterna kan genomföras i hittar ni under flikarna för respektive projektår. Lärare och annan personal som deltar kan undervisa, gå en kurs eller jobbskugga. Elever/studerande kan studera eller praktisera. Ni kan även ta emot lärarpraktikanter och experter med kunskap inom relevant område.

Regelverket för aktiviteter kan variera från år till år. Mer information om vilka regler som gäller för olika projektår hittar ni under fliken för respektive år.

Dokumentation

I Erasmus kvalitetskriterier och i kontraktet finns de regler som gäller för dokumentation.

Inför aktiviteten ska ni upprätta avtal om vilket lärande som ska ske med den mottagande organisationen. För de flesta aktiviteter behöver ni inför genomförandet även upprätta ett bidragsavtal som säkerställer det rättsliga ramverket för mobiliteten, så som period, försäkringar och det ekonomiska bidraget.

Efter aktiviteten behöver ni ett intyg på att aktiviteten har genomförts.

Om minst hälften av resan genomförts med gröna färdmedel behöver ni för individuella mobiliteter ha ett intygande om gröna resor i bidragsavtalet med deltagaren. För gruppmobiliteter krävs ett separat intyg. 

Om ni redovisar deltagare med begränsade möjligheter och ansöker om inkluderingsstöd för organisationer behövs även ett intyg för detta.

Deltagare ska efter genomförd aktivitet även besvara en deltagarrapport som är ett frågeformulär som skickas automatiskt till berörda deltagare i samband med att aktiviteten avslutas.

Kraven på dokumentation kan variera mellan olika aktivitetstyper. Mer information om vilken dokumentation som krävs för de olika aktiviteterna hittar ni under fliken för respektive projektår. Där hittar ni även mallar för de olika typerna av underlag.

Medföljande person följer med deltagare på en mobilitet för att överbrygga hinder som deltagaren/deltagarna möter under sin mobilitet. Uppdraget är att säkerställa deltagarens trygghet och för att ge stöd och vägledning, samt assistera deltagaren att uppnå ett effektivt lärande under mobiliteteten. Den medföljande genomför alltså inte en egen mobilitetsaktivitet med eget lärandeprogram. 

Medföljande person vid individuella mobiliteter är möjligt vid följande situationer: 

• Följa med deltagare med begränsade möjligheter enligt Erasmus+programmets definition som ni hittar i Erasmus+ programhandledning
• Följa med en underårig eller ung person med liten erfarenhet av utlandsvistelser

Sändande organisation bedömer i samråd med berörda personer (deltagare, vårdnadshavare etcetera) deltagarens behov av en medföljandes stöd och hjälp under mobiliteten.

En mottagande organisation (receiving organisation) är den organisation där mobiliteten äger rum, till exempel där eleven gör praktik eller där personalen jobbskuggar.

Det är tillåtet att vid behov använda sig av en förmedlande organisation (supporting organisation). Uppgifter som kan utföras av förmedlande organisationer är begränsade till praktiska och logistiska uppgifter.

Om er organisation väljer att vända sig till en förmedlande organisation behöver ni noga läsa det som framgår om delegering av uppgifter och hur ni kan och får arbeta med förmedlande organisationer i ert kontrakt, i Erasmus kvalitetskriterier samt det som framgår om förmedlande organisationer i dokumentet Guidance for working with supporting organisations (pdf).

Informera de utresande om vad som gäller angående visum, försäkringar, språk, den mottagande organisationen, rimliga förväntningar och annat som kan vara relevant för det aktuella resmålet.

Se till att alla aktörer (det vill säga sändande organisation, deltagaren som ska resa och mottagande organisation) vet vilket ansvar var och en har i den här processen. De mobilitetsaktiviteter som deltagaren genomför ska syfta till att uppnå något eller några av de mål som angivits i er ansökan. 

Upprätta avtal för vilket lärande som ska ske och de bidragsavtal som krävs. Inför utlandsvistelsen är det viktigt att de organisationer och individer som deltar vet vad de kan förvänta sig och vad som förväntas av dem. Detaljerad information om avtal hittar ni under fliken för respektive projektår.

Se till att hålla kontakt med och vara ett stöd för deltagaren under hela utlandsvistelsen.

Vid aktivitetens avslut ska deltagaren få ett intyg över det lärande som skett, ett närvarointyg eller ett kursintyg som mottagande organisation utfärdar. Som projektägare har ni det yttersta ansvaret för att se till att intygen har erhållits. Detaljerad information om intyg hittar ni under fliken för respektive projektår.

Deltagare ska efter genomförd mobilitet fylla i en deltagarrapport som är ett frågeformulär som skickas automatiskt till berörda deltagare i samband med att aktiviteten avslutas.

När man driver ett projekt blir det kanske inte alltid så som man har planerat för. 

• Deltagarna kanske inte kan åka när det väl blir dags. 
• Deltagare kanske måste avbryta och åka hem i förväg. 
• Mottagarorganisationerna kanske inte kan ta emot de deltagare som är överenskommet. 
• Ni kanske byter kontaktperson eller firmatecknare för projektet.

Om ni behöver fråga om eller diskutera förändringar är ni alltid välkommen att kontakta oss.

Force majeure

Om ni har kostnader i samband med en avbruten mobilitet (till exempel för ej avbokningsbara boenden) som ni önskar få täckning för, så kan ni ansöka om force majeure. 

Läs mer om ansökan om force majeure.

UHR har uppdraget att stödja projektägare inom Erasmus+ i Sverige. Det mesta av den information och de dokument som behövs för att kunna driva projekten finns samlat på här på webbplatsen. Med jämna mellanrum bjuder vi dessutom in till möten för att informera om olika steg i projektprocessen. En del av dessa möten är digitala och andra fysiska.  

Ibland förekommer det också att vi gör så kallade monitoreringsbesök hos er projektägare i syfte att stödja och informera. Om det blir aktuellt för ert projekt kontaktar vi er i förväg och bokar in en lämplig tid. Ni är också välkomna att kontakta oss via e-post för specifika frågor.

Ibland utförs kontroller för att säkerställa att de projektmedel som delas ut används på rätt sätt, att projektet implementeras i enlighet med er ansökan och att obligatorisk dokumentation finns på plats hos er projektägare. Kontroller kan förekomma såväl under som efter projekttiden. Ibland ombeds ni skicka in underlag digitalt till UHR och i andra fall kan det vara ett fysiskt besök hos projektägare eller på andra platser kopplade till projektaktiviteter. Om ert projekt blir utvalt kommer vi att meddela er via e-post eller telefon och, om det gäller ett platsbesök, i samråd med er boka ett lämpligt datum för besöket. Efter kontrollen skickar vi återkoppling till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen.

Kontroller i form av platsbesök

Universitets- och högskolerådet kan komma att genomföra kontroller i form av platsbesök hos er eller på andra platser kopplade till projektaktiviteter. Det är viktigt att relevanta underlag så som vistelseintyg och avtal finns samlade och lättillgängliga hos organisationen. Vi kan även komma att begära in relevanta underlag via e-post. 

Syftet är att granska dokumentation samt kontrollera att projektet implementeras i enlighet med ansökan och Erasmusprogrammets regelverk. Om ert projekt blir utvalt kommer vi att meddela er via e-post eller telefon och, om det gäller ett platsbesök, i samråd med er boka ett lämpligt datum för besöket. Efter kontrollen skickar vi återkoppling till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen.

Kontroll efter avslutat projekt – fördjupad granskning

Enligt EU-kommissionens regler för Erasmus+ är Universitets- och högskolerådet ålagda att göra en fördjupad granskning av en viss procent av slutrapporterade projekt.

Om en fördjupad granskning blir aktuell för ert projekt får ni information om det när ni har lämnat in slutrapporten. Syftet är att kontrollera att de underlag ni projektägare samlat in, stämmer överens med uppgifterna i slutrapporten och uppfyller kraven i regelverket. Om ert ärende blir bland de slumpvis utvalda kommer vi att meddela er via e-post. När vår granskning är klar skickar vi ett avslutningsbrev till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen.

Konsekvenser vid avvikelse från regelverk

I fall där det framkommer att en organisation inte har arbetat i enlighet med regelverket kan Universitets- och högskolerådet fatta beslut som kan få ekonomiska konsekvenser.

Slutrapportera i Beneficiary Module

Ni använder Beneficiary Module (BM) för att registrera de organisationer som tar emot deltagare, registrera deltagare, deras mobilitetsperioder, skicka och ta emot deltagarrapporter, hantera budgetredovisningen och slutrapporteringen.

Hantera projektet löpande

Det är viktigt att ni registrerar mobiliteter kontinuerligt under pågående projekt, eftersom det är i samband med registreringen ni kan se den faktiska budgeten för varje mobilitet. I den tilldelade budgeten ser ni endast ett genomsnittligt totalbelopp för varje mobilitet och dag. När ni fyller på med mer specifik information i redovisningen regleras summan utifrån exempelvis reseavstånd och i enlighet med de korrekta schablonbeloppen som är inlagda i systemet.

Ni har 60 dagar från och med sista projektdagen på er att skicka in en slutrapport. Se till att spara det ni skriver i ett separat dokument ifall det skulle bli några problem med Beneficiary Module.

Tekniska instruktioner

Tekniska instruktioner om hur ni slutrapporterar i Beneficiary Module hittar ni på EU-kommissionens  webbplats:

How to complete and submit the final beneficiary report - Erasmus+ & European Solidarity Corps guides (europa.eu)

Logga in och administrera projektet

• Logga in i Beneficiary Module.
• Kontaktpersonen loggar in med sitt EU-login.

Stöd från oss

UHR erbjuder tekniskt stöd i form av öppna webbinarium där ni kan ställa frågor om Beneficiary Module, med start 2021–2027. Ingen anmälan behövs.

Hitta kommande webbinarier bland våra evenemang

Förberedelser

• Kontrollera att rapporterade mobiliteter är kompletta – status ”Complete”.
• Kontrollera att alla deltagarrapporter har kommit in – status ”Submitted”.
• Observera att deltagarrapporter för inställda mobiliteter med force majeure inte behöver lämnas in.
• Vid beviljad force majeure kontrollera att budget överensstämmer med force majeure-beslutet.
• Meddela förändringar, till exempel byte av firmatecknare, till UHR innan slutrapporten skickas in.
• Läs igenom projektansökan innan ni börjar med slutrapporten.

Slutrapportens innehåll

• Beskriv projektgenomförandet utifrån Erasmus kvalitetskriterier.
• Referera till projektets syfte/mål på måluppfyllelsen.
• Referera till deltagarrapporternas resultat.
• Besvara frågorna utförligt.

Ändringar under projektets gång/oförutsedda händelser

• Beskriv det ni har kunnat genomföra, där det är relevant.
• Förklara uteblivna aktiviteter.
• Om inget kunnat genomföras – meddela oss på UHR för ”termination no grant”.

I ert huvudkontrakt hittar ni er totala budget och information om utbetalningar. Ni hittar även information om era skyldigheter som projektägare, vilka regler som gäller vid till exempel rapportering, begäran om ändringar, tillägg till kontraktet och budgetöverföringar.

I de allmänna villkoren hittar du information om era skyldigheter som projektägare, vilka regler som gäller vid till exempel avslut av projektet i förtid, begäran om ändringar och tillägg till kontraktet, budgetöverföringar med mera.

Annex II skickar vi till er tillsammans med ert kontrakt eftersom denna bilaga är specifik just för ert projekt. Dokumentet innehåller information om er beviljade projektbudget, hur den är fördelad mellan olika aktiviteter och hur ni ska tänka i användandet av er budget och planeringen av aktiviteter.

I Annex III finns information om vilka underlag ni måste kunna visa upp vid granskningar eller kontroller (till exempel underlag som styrker samtliga deltagares medverkan i projektet), vilka regler som gäller för varje beviljad budgetpost (till exempel för special needs support, exceptional costs), med mera.

I annex IV hittar ni aktuella schablonbelopp. Det är dessa belopp som gäller när ni redovisar era aktiviteter och som ert projekts budgetförbrukning baseras på. 

Annex 5 består av avtalsmallar för genomförandet av ert projekt. Under projektets gång ska ni upprätta vissa avtal och säkerställa viss dokumentation. De är till stöd för er projektadministration och är en viktig del i att bidra till en hög kvalitet i projektet. Vilka avtal som krävs för olika aktiviteter framgår i avsnittet om aktiviteter på den här sidan. Du hittar alla mallar under rubriken ”Mallar”.

Samarbetsländer där ni kan genomföra era aktiviteter inom Erasmus+ är EU:s medlemsländer och de tredjeländer som är associerade till Erasmus+ (Norge, Island, Liechtenstein, Turkiet, Nordmakedonien och Serbien). Alla dessa kallar vi programländer.

Vad: Ni tillbringar en period utomlands för att lära av kollegor.

Var: Vid en mottagande organisation i ett annat programland.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 60 dagar.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.

Särskilt krav: Ett individuellt lärande ska ske för den som jobbskuggar och en handledare ska finnas på mottagande organisation.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant Agreement with Participants).
• Lärandeavtal (Learning Agreement).
• Komplement till lärandeavtal (Learning Agreement Complement) eller Europass (fungerar som vistelseintyg).
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).

Vad: Kurs/utbildning med ett tydligt lärandemål. Kursdeltagarna måste komma från minst två olika programländer och kursen måste innehålla moment där deltagarna aktivt interagerar och har ett utbyte med varandra.

Var: I ett annat programland.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 30 dagar.

Budget: Schablonbelopp för kursavgifter (maximum 10 dagar), resa och uppehälle och organisatoriskt stöd

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant Agreement with Participants).
• Kursbeskrivning eller motsvarande (utfärdas av kursarrangör).
• Kursintyg (utfärdas av kursarrangör).
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).

Vad? Bedriva undervisning vid en annan organisation.

Var: I ett annat programland.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 365 dagar.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle och organisatoriskt stöd.

Särskilt krav: Ett individuellt lärande ska ske för den som genomför ett undervisningsuppdrag.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
• Lärandeavtal (Learning Agreement).
• Komplement till lärandeavtal (Learning Agreement Complement) eller Europass.
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module)

Vad: En elev kan studera vid en partnerskola eller praktisera vid en relevant organisation.

Var: Vid en mottagande organisation i ett annat programland.

Hur länge: Minimum 10 dagar och maximum 365 dagar. För elever med särskilda behov och begränsade möjligheter kan minsta antal dagar vara 2.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
• Lärandeavtal (Learning Agreement).
• Komplement till lärandeavtal (Learning agreement complement) eller Europass.
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).

Vad: Elevgrupper kan träffa elevgrupper från en mottagande skola i ett annat land för ett gemensamt lärande genom olika aktiviteter. Aktiviteterna måste planeras och genomföras tillsammans med mottagande skola.

Var: I ett annat programland.

Hur länge: Minimum 2 dag och maximum 30 dagar.

Särskilt krav: Minst en lärare eller annan personal med pedagogiskt uppdrag följer med under hela perioden.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för medföljande pedagogisk personal men inte för de studerande (Grant agreement with participants).
• Lärandeprogram (Learning Programme).
• Deltagarlista tillsammans med lärandeprogram (Learning Programme).
• Deltagarrapport (Participant report som lämnas in av ansvarig medföljande pedagogisk personal).

Vad: Lärarstuderande eller nyutexaminerade lärare från ett annat programland praktiserar hos er.

Var: På er organisation i Sverige.

Hur länge: Minimum 10 och maximum 365 dagar.

Budget: Schablonbelopp för organisatoriskt stöd.

Dokumentationskrav:

• Lärandeavtal (Learning Agreement) – valfritt format.
• Komplement till lärandeavtal (Learning agreement complement) eller Europass eller närvarointyg.
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).

Vad: För att stärka undervisningen och lärandet vid er organisation bjuder ni in expert från annat programland.

Var: På er organisation i Sverige.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 60 dagar.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
• Lärandeavtal (Learning Programme provided by an invited expert).

Vad: Planera för och lägga grunden till kommande aktiviteter inom projektet. Kan göras för kommande personal- och studerandemobiliteter, förutom kurser. Maximalt 3 personer kan delta i ett förberedande besök och samma mottagande organisation kan endast besökas en gång. Besöken ska kopplas till kommande giltiga aktiviteter i projektet.

Var: Hos en mottagande organisation utomlands där ni planerar att genomföra mobiliteter.

Budget: Engångsbelopp i form av schablon.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
• Överenskommelse om vilket lärande som ska ske (valfritt format).
• Vistelseintyg – valfritt format.

Inför genomförandet av aktiviteten ska ni upprätta avtal om vilket lärande som ska ske med den mottagande organisationen.

• Avtalet är mellan deltagaren, sändande organisation och mottagande organisation.
• Ska tas fram och undertecknas innan mobilitetens första dag.

För de flesta aktiviteter behöver ni inför genomförandet även upprätta ett bidragsavtal som säkerställer det rättsliga ramverket för mobiliteten.

• Avtalet är mellan projektägaren och de personer som deltar i och ska tilldelas medel inom projektet.
• Ska tas fram och undertecknas innan mobilitetens första dag.

Efter genomförandet av aktiviteten behöver ni ett intyg på att aktiviteten har genomförts. Intyget ska säkerställa att mobiliteten har genomförts och visa vilka lärandemål som uppnåddes. Intyget kan se olika ut men ska minst visa:

• Deltagarens/deltagarnas namn (inklusive medföljande personer)
• mobilitetens syfte (utförda aktiviteter, metoder, uppnådda läranderesultat)
• mobilitetens start- och slutdatum
• Plats för mobiliteten
• Vistelseintyget ska minst undertecknas av den mottagande organisationen
• Ska tas fram och undertecknas tidigast mobilitetens sista dag.

Om minst hälften av resan genomförts med gröna färdmedel behöver ni för individuella mobiliteter ha ett intygande om gröna resor i bidragsavtalet med deltagaren. För gruppmobiliteter krävs ett separat intyg. 

Om ni redovisar deltagare med begränsade möjligheter och ansöker om inkluderingsstöd för organisationer behövs även ett intyg för detta.

Deltagare ska efter genomförd mobilitet besvara en deltagarrapport - Participant report.

Deltagarrapporten är ett frågeformulär som skickas automatiskt till berörda deltagare i samband med att aktiviteten avslutas och alla obligatoriska fält för mobiliteten har fyllts i (mobiliteten behöver ha status ”Complete” i Beneficiary Module).

Se därför till att mobiliteten är registrerad korrekt i Beneficiary Module och att deltagarens mejladress stämmer.

Projektägare ska spara all projektdokumentation. Om ni har en beviljad projektbudget på max 60 000 euro ska ni spara dokumenten i 3 år och om ni har en beviljad budget på mer än 60 000 euro ska ni spara dokumenten i 5 år efter att er slutrapport har godkänts.

De dokument ni behöver spara i projektet och som ni ska kunna visa upp vid en eventuell granskning är avtal inför mobiliteten, intyg på genomförd mobilitet samt kvitton för de eventuella budgetposter ni har redovisat som faktiska kostnader (”exceptional costs” för dyra resor och visakostnader, inkluderingsstöd för individer och faktiska kostnader som redovisas i samband med force majeure).

Kvitton för kostnader inom ramen för de budgetposter som redovisas mot schabloner behöver ni inte redovisa vid en eventuell granskning av UHR. Observera dock att kvitton kan behövas i er organisations interna redovisning. Vid förfrågan från UHR ska ni kunna visa er interna bokföring av projektmedel. Av bokföringen ska det framgå hur projektmedlen har använts.

I ert huvudkontrakt hittar ni er totala budget och information om utbetalningar. Ni hittar även information om era skyldigheter som projektägare, vilka regler som gäller vid till exempel rapportering, begäran om ändringar, tillägg till kontraktet och budgetöverföringar.

Kontraktsbilaga 1 skickar vi till er tillsammans med ert kontrakt eftersom denna bilaga är specifik just för ert projekt. Dokumentet innehåller information om er beviljade projektbudget, hur den är fördelad mellan olika aktiviteter och hur ni ska tänka i användandet av er budget och planeringen av aktiviteter.

I kontraktsbilaga 2 finns information om vilka underlag ni måste kunna visa upp vid granskningar eller kontroller (till exempel underlag som styrker samtliga deltagares medverkan i projektet), vilka regler som gäller för varje beviljad budgetpost (till exempel för inclusion support och andra faktiska kostnader), med mera.

I kontraktsbilaga 3 hittar ni aktuella schablonbelopp. Det är dessa belopp som gäller när ni redovisar era aktiviteter och som ert projekts budgetförbrukning baseras på.

I kontraktsbilaga 5 hittar ni information om särskilda bestämmelser för bland annat budget, hantering av personuppgifter, rapportering och kontroller.

Kontraktsbilaga 6 består av avtalsmallar för genomförandet av ert projekt. Under projektets gång ska ni upprätta vissa avtal och säkerställa viss dokumentation. De är till stöd för er projektadministration och är en viktig del i att bidra till en hög kvalitet i projektet. Vilka avtal som krävs för olika aktiviteter framgår i avsnittet om aktiviteter. Avtalsmallarna hittar ni under ”Mallar”.

Samarbetsländer där ni kan genomföra era aktiviteter inom Erasmus+ är EU:s medlemsländer och de tredjeländer som är associerade till Erasmus+ (Norge, Island, Liechtenstein, Turkiet, Nordmakedonien och Serbien). Alla dessa kallar vi programländer.

Vad: Ni tillbringar en period utomlands för att lära av kollegor.

Var: Vid en mottagande organisation i ett annat programland.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 60 dagar.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.

Särskilt krav: Ett individuellt lärande ska ske för den som jobbskuggar och en handledare ska finnas på mottagande organisation.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant Agreement with Participants).
• Lärandeavtal (Learning Agreement).
• Komplement till lärandeavtal (Learning Agreement Complement) eller Europass (fungerar som vistelseintyg).
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).

Vad: Kurs/utbildning med ett tydligt lärandemål. Kursdeltagarna måste komma från minst två olika programländer och kursen måste innehålla moment där deltagarna aktivt interagerar och har ett utbyte med varandra.

Var: I ett annat programland.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 30 dagar.

Budget: Schablonbelopp för kursavgifter (maximum 10 dagar), resa och uppehälle och organisatoriskt stöd

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant Agreement with Participants).
• Kursbeskrivning eller motsvarande (utfärdas av kursarrangör).
• Kursintyg (utfärdas av kursarrangör).
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).

Vad? Bedriva undervisning vid en annan organisation.

Var: I ett annat programland.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 365 dagar.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle och organisatoriskt stöd.

Särskilt krav: Ett individuellt lärande ska ske för den som genomför ett undervisningsuppdrag.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
• Lärandeavtal (Learning Agreement).
• Komplement till lärandeavtal (Learning Agreement Complement) eller Europass.
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module)

Vad: En elev kan studera vid en partnerskola eller praktisera vid en relevant organisation.

Var: Vid en mottagande organisation i ett annat programland.

Hur länge: Minimum 10 dagar och maximum 365 dagar. För elever med särskilda behov och begränsade möjligheter kan minsta antal dagar vara 2.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
• Lärandeavtal (Learning Agreement).
• Komplement till lärandeavtal (Learning agreement complement) eller Europass.
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).

Vad: Elevgrupper kan träffa elevgrupper från en mottagande skola i ett annat land för ett gemensamt lärande genom olika aktiviteter. Aktiviteterna måste planeras och genomföras tillsammans med mottagande skola.

Var: I ett annat programland.

Hur länge: Minimum 2 dag och maximum 30 dagar.

Särskilt krav: Minst en lärare eller annan personal med pedagogiskt uppdrag följer med under hela perioden.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för medföljande pedagogisk personal men inte för de studerande (Grant agreement with participants).
• Lärandeprogram (Learning Programme).
• Deltagarlista tillsammans med lärandeprogram (Learning Programme).
• Deltagarrapport (Participant report som lämnas in av ansvarig medföljande pedagogisk personal).

Vad: Lärarstuderande eller nyutexaminerade lärare från ett annat programland praktiserar hos er.

Var: På er organisation i Sverige.

Hur länge: Minimum 10 och maximum 365 dagar.

Budget: Schablonbelopp för organisatoriskt stöd.

Dokumentationskrav:

• Lärandeavtal (Learning Agreement) – valfritt format.
• Komplement till lärandeavtal (Learning agreement complement) eller Europass eller närvarointyg.
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).

Vad: För att stärka undervisningen och lärandet vid er organisation bjuder ni in expert från annat programland.

Var: På er organisation i Sverige.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 60 dagar.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
• Lärandeavtal (Learning Programme provided by an invited expert).

Vad: Planera för och lägga grunden till kommande aktiviteter inom projektet. Kan göras för kommande personal- och studerandemobiliteter, förutom kurser. Maximalt 3 personer kan delta i ett förberedande besök och samma mottagande organisation kan endast besökas en gång. Besöken ska kopplas till kommande giltiga aktiviteter i projektet.

Var: Hos en mottagande organisation utomlands där ni planerar att genomföra mobiliteter.

Budget: Engångsbelopp i form av schablon.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
• Överenskommelse om vilket lärande som ska ske (valfritt format).
• Vistelseintyg – valfritt format.

Inför genomförandet av aktiviteten ska ni upprätta avtal om vilket lärande som ska ske med den mottagande organisationen.

• Avtalet är mellan deltagaren, sändande organisation och mottagande organisation.
• Ska tas fram och undertecknas innan mobilitetens första dag.

För de flesta aktiviteter behöver ni inför genomförandet även upprätta ett bidragsavtal som säkerställer det rättsliga ramverket för mobiliteten.

• Avtalet är mellan projektägaren och de personer som deltar i och ska tilldelas medel inom projektet.
• Ska tas fram och undertecknas innan mobilitetens första dag.

Efter genomförandet av aktiviteten behöver ni ett intyg på att aktiviteten har genomförts. Intyget ska säkerställa att mobiliteten har genomförts och visa vilka lärandemål som uppnåddes. Intyget kan se olika ut men ska minst visa:

• Deltagarens/deltagarnas namn (inklusive medföljande personer)
• mobilitetens syfte (utförda aktiviteter, metoder, uppnådda läranderesultat)
• mobilitetens start- och slutdatum
• Plats för mobiliteten
• Vistelseintyget ska minst undertecknas av den mottagande organisationen
• Ska tas fram och undertecknas tidigast mobilitetens sista dag.

Om minst hälften av resan genomförts med gröna färdmedel behöver ni för individuella mobiliteter ha ett intygande om gröna resor i bidragsavtalet med deltagaren. För gruppmobiliteter krävs ett separat intyg. 

Om ni redovisar deltagare med begränsade möjligheter och ansöker om inkluderingsstöd för organisationer behövs även ett intyg för detta.

Deltagare ska efter genomförd mobilitet besvara en deltagarrapport - Participant report.

Deltagarrapporten är ett frågeformulär som skickas automatiskt till berörda deltagare i samband med att aktiviteten avslutas och alla obligatoriska fält för mobiliteten har fyllts i (mobiliteten behöver ha status ”Complete” i Beneficiary Module).

Se därför till att mobiliteten är registrerad korrekt i Beneficiary Module och att deltagarens mejladress stämmer.

Projektägare ska spara all projektdokumentation. Om ni har en beviljad projektbudget på max 60 000 euro ska ni spara dokumenten i 3 år och om ni har en beviljad budget på mer än 60 000 euro ska ni spara dokumenten i 5 år efter att er slutrapport har godkänts.

De dokument ni behöver spara i projektet och som ni ska kunna visa upp vid en eventuell granskning är avtal inför mobiliteten, intyg på genomförd mobilitet samt kvitton för de eventuella budgetposter ni har redovisat som faktiska kostnader (”exceptional costs” för dyra resor och visakostnader, inkluderingsstöd för individer och faktiska kostnader som redovisas i samband med force majeure).

Kvitton för kostnader inom ramen för de budgetposter som redovisas mot schabloner behöver ni inte redovisa vid en eventuell granskning av UHR. Observera dock att kvitton kan behövas i er organisations interna redovisning. Vid förfrågan från UHR ska ni kunna visa er interna bokföring av projektmedel. Av bokföringen ska det framgå hur projektmedlen har använts.

I ert huvudkontrakt hittar ni er totala budget och information om utbetalningar. Ni hittar även information om era skyldigheter som projektägare, vilka regler som gäller vid till exempel rapportering, begäran om ändringar, tillägg till kontraktet och budgetöverföringar.

Kontraktsbilaga 1 skickar vi till er tillsammans med ert kontrakt eftersom denna bilaga är specifik just för ert projekt. Dokumentet innehåller information om er beviljade projektbudget, hur den är fördelad mellan olika aktiviteter och hur ni ska tänka i användandet av er budget och planeringen av aktiviteter.

I kontraktsbilaga 2 finns information om vilka underlag ni måste kunna visa upp vid granskningar eller kontroller (till exempel underlag som styrker samtliga deltagares medverkan i projektet), vilka regler som gäller för varje beviljad budgetpost (till exempel för inclusion support och andra faktiska kostnader), med mera.

I kontraktsbilaga 3 hittar ni aktuella schablonbelopp. Det är dessa belopp som gäller när ni redovisar era aktiviteter och som ert projekts budgetförbrukning baseras på.

I kontraktsbilaga 5 hittar ni information om särskilda bestämmelser för bland annat budget, hantering av personuppgifter, rapportering och kontroller.

Kontraktsbilaga 6 består av avtalsmallar för genomförandet av ert projekt. Under projektets gång ska ni upprätta vissa avtal och säkerställa viss dokumentation. De är till stöd för er projektadministration och är en viktig del i att bidra till en hög kvalitet i projektet. Vilka avtal som krävs för olika aktiviteter framgår i avsnittet om aktiviteter. Avtalsmallarna hittar ni under ”Mallar”.

Samarbetsländer där ni kan genomföra era aktiviteter inom Erasmus+ är EU:s medlemsländer och de tredjeländer som är associerade till Erasmus+ (Norge, Island, Liechtenstein, Turkiet, Nordmakedonien och Serbien). Alla dessa kallar vi programländer.

Vad: Ni tillbringar en period utomlands för att lära av kollegor.

Var: Vid en mottagande organisation i ett annat programland.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 60 dagar.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.

Särskilt krav: Ett individuellt lärande ska ske för den som jobbskuggar och en handledare ska finnas på mottagande organisation.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant Agreement with Participants).
• Lärandeavtal (Learning Agreement).
• Komplement till lärandeavtal (Learning Agreement Complement) eller Europass (fungerar som vistelseintyg).
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).

Vad: Kurs/utbildning med ett tydligt lärandemål. Kursdeltagarna måste komma från minst två olika programländer och kursen måste innehålla moment där deltagarna aktivt interagerar och har ett utbyte med varandra.

Var: I ett annat programland.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 30 dagar.

Budget: Schablonbelopp för kursavgifter (maximum 10 dagar), resa och uppehälle och organisatoriskt stöd

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant Agreement with Participants).
• Kursbeskrivning eller motsvarande (utfärdas av kursarrangör).
• Kursintyg (utfärdas av kursarrangör).
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).

Vad? Bedriva undervisning vid en annan organisation.

Var: I ett annat programland.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 365 dagar.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle och organisatoriskt stöd.

Särskilt krav: Ett individuellt lärande ska ske för den som genomför ett undervisningsuppdrag.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
• Lärandeavtal (Learning Agreement).
• Komplement till lärandeavtal (Learning Agreement Complement) eller Europass.
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module)

Vad: En elev kan studera vid en partnerskola eller praktisera vid en relevant organisation.

Var: Vid en mottagande organisation i ett annat programland.

Hur länge: Minimum 10 dagar och maximum 365 dagar. För elever med särskilda behov och begränsade möjligheter kan minsta antal dagar vara 2.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
• Lärandeavtal (Learning Agreement).
• Komplement till lärandeavtal (Learning agreement complement) eller Europass.
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).

Vad: Elevgrupper kan träffa elevgrupper från en mottagande skola i ett annat land för ett gemensamt lärande genom olika aktiviteter. Aktiviteterna måste planeras och genomföras tillsammans med mottagande skola.

Var: I ett annat programland.

Hur länge: Minimum 2 dag och maximum 30 dagar.

Särskilt krav: Minst en lärare eller annan personal med pedagogiskt uppdrag följer med under hela perioden.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för medföljande pedagogisk personal men inte för de studerande (Grant agreement with participants).
• Lärandeprogram (Learning Programme).
• Deltagarlista tillsammans med lärandeprogram (Learning Programme).
• Deltagarrapport (Participant report som lämnas in av ansvarig medföljande pedagogisk personal).

Vad: Lärarstuderande eller nyutexaminerade lärare från ett annat programland praktiserar hos er.

Var: På er organisation i Sverige.

Hur länge: Minimum 10 och maximum 365 dagar.

Budget: Schablonbelopp för organisatoriskt stöd.

Dokumentationskrav:

• Lärandeavtal (Learning Agreement) – valfritt format.
• Komplement till lärandeavtal (Learning agreement complement) eller Europass eller närvarointyg.
• Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).

Vad: För att stärka undervisningen och lärandet vid er organisation bjuder ni in expert från annat programland.

Var: På er organisation i Sverige.

Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 60 dagar.

Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
• Lärandeavtal (Learning Programme provided by an invited expert).

Vad: Planera för och lägga grunden till kommande aktiviteter inom projektet. Kan göras för kommande personal- och studerandemobiliteter, förutom kurser. Maximalt 3 personer kan delta i ett förberedande besök och samma mottagande organisation kan endast besökas en gång. Besöken ska kopplas till kommande giltiga aktiviteter i projektet.

Var: Hos en mottagande organisation utomlands där ni planerar att genomföra mobiliteter.

Budget: Engångsbelopp i form av schablon.

Dokumentationskrav:

• Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
• Överenskommelse om vilket lärande som ska ske (valfritt format).
• Vistelseintyg – valfritt format.

Inför genomförandet av aktiviteten ska ni upprätta avtal om vilket lärande som ska ske med den mottagande organisationen.

• Avtalet är mellan deltagaren, sändande organisation och mottagande organisation.
• Ska tas fram och undertecknas innan mobilitetens första dag.

För de flesta aktiviteter behöver ni inför genomförandet även upprätta ett bidragsavtal som säkerställer det rättsliga ramverket för mobiliteten.

• Avtalet är mellan projektägaren och de personer som deltar i och ska tilldelas medel inom projektet.
• Ska tas fram och undertecknas innan mobilitetens första dag.

Efter genomförandet av aktiviteten behöver ni ett intyg på att aktiviteten har genomförts. Intyget ska säkerställa att mobiliteten har genomförts och visa vilka lärandemål som uppnåddes. Intyget kan se olika ut men ska minst visa:

• Deltagarens/deltagarnas namn (inklusive medföljande personer)
• mobilitetens syfte (utförda aktiviteter, metoder, uppnådda läranderesultat)
• mobilitetens start- och slutdatum
• Plats för mobiliteten
• Vistelseintyget ska minst undertecknas av den mottagande organisationen
• Ska tas fram och undertecknas tidigast mobilitetens sista dag.

Om minst hälften av resan genomförts med gröna färdmedel behöver ni för individuella mobiliteter ha ett intygande om gröna resor i bidragsavtalet med deltagaren. För gruppmobiliteter krävs ett separat intyg. 

Om ni redovisar deltagare med begränsade möjligheter och ansöker om inkluderingsstöd för organisationer behövs även ett intyg för detta.

Deltagare ska efter genomförd mobilitet besvara en deltagarrapport - Participant report.

Deltagarrapporten är ett frågeformulär som skickas automatiskt till berörda deltagare i samband med att aktiviteten avslutas och alla obligatoriska fält för mobiliteten har fyllts i (mobiliteten behöver ha status ”Complete” i Beneficiary Module).

Se därför till att mobiliteten är registrerad korrekt i Beneficiary Module och att deltagarens mejladress stämmer.

Projektägare ska spara all projektdokumentation. Om ni har en beviljad projektbudget på max 60 000 euro ska ni spara dokumenten i 3 år och om ni har en beviljad budget på mer än 60 000 euro ska ni spara dokumenten i 5 år efter att er slutrapport har godkänts.

De dokument ni behöver spara i projektet och som ni ska kunna visa upp vid en eventuell granskning är avtal inför mobiliteten, intyg på genomförd mobilitet samt kvitton för de eventuella budgetposter ni har redovisat som faktiska kostnader (”exceptional costs” för dyra resor och visakostnader, inkluderingsstöd för individer och faktiska kostnader som redovisas i samband med force majeure).

Kvitton för kostnader inom ramen för de budgetposter som redovisas mot schabloner behöver ni inte redovisa vid en eventuell granskning av UHR. Observera dock att kvitton kan behövas i er organisations interna redovisning. Vid förfrågan från UHR ska ni kunna visa er interna bokföring av projektmedel. Av bokföringen ska det framgå hur projektmedlen har använts.