Erasmus+ International Credit Mobility

Då projekten löper under flera år och det finns möjlighet att ansöka om nya medel varje år kan ert lärosäte ha flera projekt som löper parallellt. Ni bör i den mån det är möjligt, beroende på vilka regioner som ingår i respektive projekt, förbruka tidigare beviljade medel innan medel från en ny projektbudget börjar användas.

De medel som är oförbrukade vid slutrapportering av projektet måste återbetalas och påverkar också kvalitetsbedömningen av rapporten.

Det finns möjlighet för lärosätet att göra överföringar av medel inom ett projekts beviljade budget:

• Överföring av medel mellan länder inom en beviljad region. Kontakta Universitets- och högskolerådet innan ni vill göra en sådan överföring.
• Överföring av medel mellan olika aktivitetstyper, exempelvis från beviljade studentmobiliteter till personalmobiliteter och vice versa.
• Överföring av medel för inresande till medel för utresande och vice versa, omfattande max 40 procent av den totala budgeten för projektet. Om ni vill överföra medel som överskrider gränsen ställer ni en förfrågan till Universitets- och högskolerådet om en kontraktsändring. Var uppmärksam på att utresande studentmobilitet på grundnivå och avancerad nivå inte är möjlig till vissa länder inom ICM.
• Överföring av max 50 procent av beviljat organisationsstöd (OS-medel) till individuellt stöd och resebidrag.

Hantering av utbetalningar för projekt beviljade innan 2024

Växelkursen som används är dagskursen för den dag då lärosätets konto krediterades. Då beviljade medel utbetalas i två omgångar kommer två olika växelkurser att vara aktuella inom ett och samma projekt. Inom Erasmusprogrammet används Europeiska centralbankens dagskurs och deras valutaomvandlare.

De utbetalningar till deltagare som görs mellan den första och den andra utbetalningen från Universitets- och högskolerådet baseras på den första utbetalningens växelkurs. De utbetalningar till deltagare som görs efter den andra utbetalningen från Universitets- och högskolerådet baseras på den andra utbetalningens växelkurs.

Hantering av utbetalningar för projekt beviljade 2024 och framåt

Utbetalningar i euro ska göras med växelkurs som gäller dagen utbetalningen genomförs. Detta gäller både den första utbetalningen och en eventuell andra utbetalning. Första och andra utbetalningen kan alltså ha olika växelkurser.

Europeiska centralbankens dagskurs och deras valutaomvandlare

Här kan du läsa UHRs tolkningsbeslut som ligger till grund för hantering av växelkurs och valuta från och med utlysningen 2024.

Tolkningsbeslut för Erasmus+ högre utbildning - Utbetalning, växelkurs, valutakonto (PDF)

Tilldelningen av organisationsstöd (OS-medel) baseras på det totala antalet beviljade mobiliteter. Organisationsstödet utgår med 500 euro per deltagare för att täcka kostnader kopplade till hantering och administration av mobiliteter och stöd till deltagare. Lärosätet kan inte beviljas ytterligare organisationsstöd även om fler mobiliteter än planerat genomförs.

Organisationsstödet är avsett att användas av såväl det koordinerande lärosätet som av deltagande partnerlärosäten. Det är viktigt att lärosätena i förväg diskuterar och kommer överens om hur organisationsstödet ska användas och fördelas.

Bidrag till deltagare inom Erasmus+ ICM består av två delar: individuellt stöd och resebidrag. Det individuella stödet till studenter är baserat på antal månader för lång mobilitet och är högre för inresande än för utresande. Bidraget för kort studentmobilitet i en blandad mobilitet, kort doktorandmobilitet och personalmobilitet är baserat på antalet dagar för den fysiska mobiliteten.

Resebidrag ges i form av ett schablonbelopp baserat på avståndet mellan hemlärosätet och värdlärosätet med utgångspunkt i EU-kommissionens avståndsberäknare

Avståndsberäknare (Distance calculator) för avstånd mellan städer i Europa

Beloppen för individuellt stöd och resebidrag till studenter och personal finns i Erasmus+ programhandledning och i handboken för ICM.

Inkludering är en av de främsta prioriteringarna inom Erasmus+. Lärosätena har en nyckelroll när det gäller att omvandla programmets ambitioner om inkludering och mångfald till verklighet. En av lärosätenas viktigaste uppgifter är att rekrytera fler deltagare med begränsade möjligheter till att delta i internationell mobilitet. Därmed bör man i möjligaste mån undanröja eller överbrygga barriärer som hindrar deltagande.

Top-up till studenter och recent graduate med begränsade möjligheter

För att bidra till de merkostnader som kan uppstå i samband med en mobilitet, ska lärosätet lägga till ett så kallat top-up till deltagarens stipendium. Det innebär att stipendiet för både korta och långa mobiliteter ökar med den summa som anges i aktuell programguide. Det gäller både in- och utresande studenter. Tillägget tas från den projektbudget lärosätet tilldelats.

Från och med höstterminen 2022 ska top-up för inkludering tilldelas följande grupper deltagare:

• Studenter med permanent eller långvarig funktionsnedsättning, inklusive funktionsnedsättning orsakad av fysisk eller psykisk ohälsa. Studenten måste visa upp ett intyg från samordnare för pedagogiskt stöd på lärosätet eller från exempelvis den kommun som står för stöd till studenten idag.
• Studenter med barn, oavsett om barnet följer med på mobilitet eller inte. Studenten måste visa upp familjebevis från Skatteverket som visar att studenten har barn.
• Från hösten 2022 ska även inresande ukrainska deltagare beviljas top-up för begränsade möjligheter.
• Observera att studenter och recent graduates på korttidspraktik är berättigade top-up för begränsade möjligheter, men får då inte top-up för praktik.

Inkluderingsstöd för faktiska kostnader

Ett lärosäte kan därutöver ansöka om inkluderingsstöd om merkostnaderna för att organisera mobilitet för en deltagare med begränsade möjligheter blir högre än vad ett top-up kan täcka. Stödet är främst avsett för deltagare med permanent eller långvarig funktionsnedsättning. Exempel på sådana merkostnader kan vara specialanpassat boende, kostnad för medföljande assistent, transport av mediciner och liknande.

Lärosätet kan ansöka om medel för både studenter och personal. I ansökan skriver ni vilket stöd som behövs och den uppskattade kostnaden för det. Ni rapporterar det belopp som faktiskt har använts och de medel som inte använts återbetalas när projektet är avslutat.  

Av integritetsskäl är det viktigt att du utelämnar deltagarens personuppgifter och eventuell diagnos. Inga andra uppgifter än de Universitets- och högskolerådet efterfrågar ska kommuniceras till oss, varken muntligen eller skriftligen. Läkarintyg och liknande ska inte kommuniceras till Universitets- och högskolerådet. 

För varje beviljad ansökan om inkluderingsstöd till en deltagare betalar UHR  också ut inkluderingsstöd till hemlärosätet i form av en schablonsumma. Bidraget ska vara till stöd för lärosätets insatser för att främja inkludering och mångfald.

Inkluderingsstödet kan i vissa fall även täcka kostnader för andra grupper med begränsade möjligheter som inte omfattas av top-up. Faktorer som i vissa fall kan stå i vägen för att delta i internationell mobilitet kan till exempel vara:

• Låga kvalifikationer  
• Begränsningar i utbildningssystemet
• Kulturella och språkliga faktorer
• Sociala och ekonomiska faktorer
• Diskriminering
• Geografiska faktorer

Ansökan om inkluderingsstöd för faktiska kostnader, Erasmus+ 2021-2027 (pdf)

Mer om inkludering och mångfald i Erasmus+

FAQ om top-up och inkluderingsstöd

Fråga: Om en student med barn även har en funktionsnedsättning får personen då två top-up?

Svar: En student som har barn och en funktionsnedsättning får ett top-up, även om personen tillhör båda grupperna som har rätt till top-up. Om personen har kostnader för att till exempel transportera ner dyr utrustning som inte täcks av top-up kan lärosätet ansöka om inkluderingsstöd för faktiska kostnader.   

Fråga: Kan en doktorand få medel för att bekosta en dyrare bostad för sig och sitt barn?

Svar: Om det mottagande lärosätet inte kan erbjuda boende för medföljande person och deltagaren behöver hyra boende som blir dyrare än ett standardboende, kan lärosätet ansöka om inkluderingsstöd för deltagare med begränsade möjligheter för merkostnaden av hyran. Om doktoranden åker på studentutbyte får personen top-up. Om doktoranden åker på personalutbyte utgår inte top-up.

Fråga: Kan en lärare med funktionsnedsättning söka inkluderingsstöd för faktiska kostnader som uppstår i samband med ett utbyte? Läraren behöver även en medföljande person som hjälper till de första dagarna.

Svar: Lärosätet kan ansöka om inkluderingsstöd för mellanskillnaden för ett standardboende och ett anpassat boende samt resa och boende för den medföljande personen. För den medföljande personen utgår ett schablonbelopp för resan baserat på antalet dagar.

Deltagare som väljer ett miljövänligare transportmedel än flyg för merparten av resan, till exempel tåg, buss eller bil-pool, kan i vissa fall få ett tillägg till resebidraget. För vilka avstånd detta är möjligt framgår i Erasmus+ programhandledning och handboken för ICM.

Grön hållbarhet: information, tips och länkar som du kan använda som stöd

Grön hållbarhet: information och tips till studenter på Studera.nu

Det är möjligt att genomföra mobiliteter trots att regionen inte har beviljats medel i aktuell utlysning, under förutsättning att regionen har inkluderats i ansökan och uppnått kvalitetsgränsen på minst 60 poäng och minst hälften av poängen per kvalitetskriterium. Mobiliteter till och från dessa regioner kan genomföras och rapporteras som så kallade zero grant-mobiliteter, det vill säga mobiliteter som inte är berättigade till bidrag.

Enbart lärosäten som har blivit beviljade medel för minst en region i sitt projekt kan genomföra mobiliteter med noll-bidrag inom annan region som har fått avslag på grund av brist på medel. Inga extra OS-medel tillförs projekt som genomför zero grant-mobiliteter.

Ett lärosäte kan ansöka om inkluderingsstöd om faktiska merkostnader uppstår för en deltagare med begränsade möjligheter. Inkluderingsstödet omfattar både studenter och personal inom alla grupper med begränsade möjligheter. Med begreppet begränsade möjligheter avses faktorer som kan innebära hinder för att delta i en Erasmusaktivitet, exempelvis:

• Funktionsnedsättning
• Begränsade kvalifikationer  
• Begränsningar i utbildningssystemet
• Kulturella och språkliga faktorer
• Sociala och ekonomiska faktorer
• Diskriminering
• Geografiska faktorer

Exempel på merkostnader kan vara anpassat boende, kostnad för medföljande assistent, barnomsorg, transport av utrustning/mediciner och förberedande besök för deltagaren.

Läs en mer detaljerad beskrivning av vad som kan utgöra hinder.

Ansökan

Skicka in ansökan om inkluderingsstöd för faktiska merkostnader så snart som möjligt för att möjliggöra att deltagaren får ta del av stödet innan mobiliteten påbörjas. Ansökan tas fram tillsammans med deltagaren, Erasmushandläggaren och gärna andra relevanta funktioner på det sändande och mottagande lärosätet. Ansökan mejlas till UHR via eplushogre@uhr.se. Vid bifall kommer projektet att signera ett tilläggskontrakt.

I ansökan skriver ni vilket stöd som behövs och den uppskattade kostnaden för det. Ni rapporterar det belopp som faktiskt har använts och de medel som inte använts återbetalas när projektet är avslutat. Inom KA171 (ICM) finns möjlighet att omfördela redan beviljade medel till inkluderingsstöd. Kontakta UHR via eplushogre@uhr.se för en kontraktsändring.

För varje beviljad ansökan om inkluderingsstöd till en deltagare utgår också organisationsstöd till hemlärosätet i form av en schablonsumma. Organisationsstödet ska bidra till att täcka administrationskostnader och vara ett stöd för lärosätets insatser för att främja inkludering och mångfald.

Tänk på att:

• Mobiliteten ska vara inlagd i Beneficiary module vid tidpunkten för ansökan, om möjligt.
• Inte förändra uppgifter om mobiliteten i Beneficiary module förrän UHR har lämnat besked om inkluderingsstöd.
• Av integritetsskäl är det viktigt att utelämna deltagarens personuppgifter i ansökningsformulär, i filnamn eller i mejl samt eventuell diagnos. Ange endast mobilitetsnummer (så som angivet i Beneficiary module). Inga andra uppgifter än de UHR efterfrågar ska kommuniceras, varken muntligen eller skriftligen.
• Inte bifoga underlag i form av kvitton, läkarintyg eller liknande för att styrka innehållet i ansökan om inkluderingsstöd och eventuella kostnader kopplade till den.

Ansökan om inkluderingsstöd för faktiska kostnader, Erasmus+ 2021-2027 (pdf)

En student kan få top-up för inkludering och samtidigt beviljas inkluderingsstöd för faktiska merkostnader. Inkluderingsstöd för faktiska merkostnader kan vara kopplade till samma hinder som studenten beviljats top-up för eller en annan kategori av hinder.

Om en student med barn även har en funktionsnedsättning får personen två top-up för studenter med begränsade möjligheter?

En student som har barn och en funktionsnedsättning får ett (1) top-up, även om personen tillhör båda grupperna som har rätt till top-up. Om personen har kostnader för att till exempel transportera ner dyr utrustning som inte täcks av top-up kan lärosätet ansöka om inkluderingsstöd för faktiska kostnader.   

Om studenten redan är i väg på sin mobilitet och meddelar hemuniversitetet att hen är berättigad till top-up, måste top-up tilldelas?

Lärosätet ska betala ut top-up för hela perioden om deltagaren är berättigad till det. Lärosätet måste revidera Grant Agreement, men behålla båda uppsättningarna. Viktigt att lärosätet som vanligt begär in intyg/underlag som visar att deltagaren är berättigad till top-up. Lärosätet skriver en anteckning i Beneficiary Module om vad som hänt.

Top-up kan även läggas till efter avslutad mobilitet. Lärosätet behöver mejla UHR via eplushogre@uhr.se under pågående projekt med en förfrågan. Grant Agreement behöver inte uppdateras. Som vanligt behöver lärosätet begära in intyg/underlag som visar att deltagaren är berättigad till top-up. Lärosätet skriver en anteckning i Beneficiary Module om vad som hänt.

Kan en doktorand få medel för att bekosta en dyrare bostad för sig och sitt barn?

Om deltagaren behöver hyra boende som blir dyrare än ett standardboende för sig och sitt barn, kan lärosätet ansöka om inkluderingsstöd för deltagare med begränsade möjligheter för merkostnaden av hyran.

Om doktoranden åker på studentutbyte får personen top-up och kan ansöka om inkluderingsstöd för faktiska merkostnader. Om doktoranden åker på personalutbyte utgår inte top-up men kan fortfarande ansöka om inkluderingsstöd för faktiska merkostnader.

Kan en lärare med funktionsnedsättning söka inkluderingsstöd för faktiska merkostnader som uppstår i samband med ett utbyte? Läraren behöver även en medföljande person som hjälper till under utbytet.

Lärosätet kan ansöka om inkluderingsstöd för mellanskillnaden för ett standardboende och ett anpassat boende samt resa och boende för den medföljande personen. För den medföljande personen utgår ett schablonbelopp för resan baserat på antalet dagar. Läs mer om medföljande person i Annex 2.

Vem räknas som medföljande?

Med medföljande person menas till exempel en assistent, förälder eller mentor som assisterar en deltagare med begränsade möjligheter att delta i sin mobilitet eller förberedande besök. Ersättning för medföljande person regleras i Annex 2. Barn räknas inte som medföljande, kostnader för barn som följer med på utbytet redovisas med faktiska merkostnader.

Göteborgs universitet: Stöd till inresande blind student

Göteborgs universitet sökte och fick inkluderingsstöd för faktiska merkostnader för en inresande utbytesstudent från Bosnien-Hercegovina.

Erasmus+ inkluderingsstöd gav Nadina möjlighet att studera i Sverige. 

Polishögskolan i Norge: utvecklade BIP-kurs för att inkludera en grupp som annars har svårt att genomföra mobilitet

För att göra Erasmus+ programmet mer inkluderande infördes kort blandad mobilitet, en kombination av en kort fysisk mobilitet med en virtuell del. Polishögskolan i Norge har, tillsammans med sina internationella partners där bland annat Umeå universitet ingår, utvecklat en praktisk kurs med medel för blandade intensiva program (BIP) inom ramen för Erasmus+-programmet.

Kurs gör polisstudenter bättre rustade att hantera utmanande situationer

Förslag på konkreta insatser som lärosäten kan arbeta med:

• Ett inkluderingsmöte per termin med relevanta funktioner. Exempelvis: samordnare för Erasmus+, internationalisering, pedagogiskt stöd, studenthälsa, breddad rekrytering/breddat deltagande, studentkåren, kommunikation, ledningen, erasmusambassadörer och personal som varit på mobilitet.
• Kartläggning av studentgruppen – vilka studenter åker och vilka åker inte? Samla in data eller enkäter via Statistiska centralbyrån, databasen Bak- och framgrund, eller Ladok etc. Försök identifiera hinder för mobilitet och hur man kan undanröja eller överbrygga dessa.
• Uppsökande rekrytering i studenternas egna sammanhang för att bredda gruppen som mottar information. Till exempel i klassrum, via lärare, studentkåren, studentambassadörer eller samordnare för pedagogiskt stöd. Medel för studentambassadörer kan sökas årligen via UHR.
• Kommunikation och marknadsföring. Vem riktar sig budskapet till? Vem är avbildad? Vem för fram budskapet? Är information på webben lättillgänglig? Framgår det att top-up och inkluderingsstöd finns tillgängligt? Se gärna SALTO:s verktyg Watch it! Web Accessibility Tool and Checklist (länk till SALTO i listan nedan). Vilken typ av mobilitet marknadsförs, möter det behoven (t.ex. kort och blandad mobilitet)?
• Lättillgänglig mobilitet. Utbytesavtal utformade för mer lättillgänglig mobilitet där utmaningen inte upplevs lika stor. Kanske i närliggande land, med tydligt avtal om vilket studentstöd som ska finnas på plats och med eventuellt förberedande besök.

Mer information om inkludering och begränsade möjligheter:

Universitets- och högskolerådet

• UHR:s information om inkludering och mångfald i Erasmus+. Mer om inkludering och mångfald i Erasmus+.
• UHR-studier som rör breddad rekrytering och deltagande. Breddad rekrytering och deltagande - Universitets- och högskolerådet (UHR).
• Varje år erbjuder UHR via Kvalitetsdrivet webbinarier samt en konferens inom området breddad rekrytering och breddat deltagande. Anmäl dig till vår sändlista om du vill få information från UHR.
• Nationella minoriteter i Sverige. Läs mer om nationella minoriteter på uhr.se. 

Europeiska kommissionen

• Europeiska kommissionens strategi för inkludering och mångfald för Erasmus+ och Europeiska solidaritetskåren på EU-kommissionens webbplats.
• Inclusive Mobility erbjuder en kartläggning av tillgängligheten på lärosäten i Europa. Här finns även filmer där studenter med begränsade möjligheter berättar om sin mobilitet. Läs om Inclusive Mobility på EU-kommissionens webbplats.
• Erasmus+ stödcentrum för inkludering och mångfald heter SALTO (Resource Centre for Inclusion and Diversity in Education and Training). Här hittar du verktyg och riktlinjer vad gäller inkludering inom Erasmus+ på SALTO Inclusive Education på EU-kommissionens webbplats. 

Övriga länkar

• Specialpedagogiska skolmyndigheten (SPSM). Här finns information från SPSM om olika funktionsnedsättningar på SPSM:s webbplats. 

Vi meddelar dig som projektägare om att projektet ska granskas samt vilka underlag som ska granskas efter att du skickat in slutrapporten. Du har från det datumet 30 dagar på dig att skicka oss de underlag vi efterfrågar. Om vi inte får några underlag eller om underlagen är ofullständiga handlägger vi ärendet utifrån den information vi har fått. Som en del av granskningen slumpar vi ett antal utresande studenter, lärare och personal för en närmare kontroll. Antalet avgörs utifrån hur många mobiliteter ditt projekt har.

När vår granskning är klar skickar vi ett avslutningsbrev till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen.

För studentmobilitet, studier och praktik

• Att utbytesavtal (Grant Agreement) är underskrivet av samtliga parter.
• Att studieavtal (Learning Agreement) är underskrivet av samtliga parter.
• Att praktikavtal (Training Agreement) underskrivet av samtliga parter.
• Att deltagarintyg (Certificate of attendance) eller motsvarande dokument är underskrivet av den mottagande organisationen som inkluderar minst deltagarens namn, mobilitetens syfte samt mobilitetens start- och slutdatum.
• Tillgodoräknande (utdrag ur Ladok eller motsvarande), intyg från praktikanordnaren och/eller annan rapport från den mottagande organisationen.
• Att deltagarrapport finns från respektive student.
• Kontoutdrag som visar utbetalning av stipendierna inklusive eventuell tilläggsfinansiering.
• Om deltagaren har fått extramedel för inkluderingsstöd ska originalkvitton och andra relevanta underlag finnas tillgängliga.
• Om ni för deltagaren har sökt och beviljats en force majeure-ansökan ska ansökan och relevanta underlag finnas tillgängliga
• Om deltagaren har mottagit ett tillägg för grönt resande ska en underskriven sanningsförsäkran av både deltagare och sändande organisation på att resan har gjorts med ett grönt alternativ finnas tillgänglig. Tågbiljetter eller dylikt behöver uppvisas.

För personalmobilitet, undervisningsuppdrag och personalfortbildning

• Att utbytesavtal (Grant Agreement) är underskrivet av samtliga parter.
• Att utbytesavtal (Staff Mobility Agreement) är underskrivet av samtliga parter.
• Intyg underskrivet av den mottagande organisationen som inkluderar minst deltagarens namn, mobilitetens syfte och mobilitetens start- och slutdatum. För undervisningsuppdrag ska den även inkludera antalet undervisningstimmar.
• Att deltagarrapport från respektive person finns tillgängliga.
• Kontoutdrag som visar utbetalning av stipendierna inklusive eventuell tilläggsfinansiering.
• Om stipendiet har betalats ut till institutionen behöver vi se reseräkning/utbetalning av traktamente som visar att deltagaren tagit del av stipendiet (originalkvitton behövs inte).
• Om deltagaren har fått extramedel för inkluderingsstöd ska originalkvitton och andra relevanta underlag finnas tillgängliga.
• Om ni för deltagaren har sökt och beviljats en force majeure-ansökan ska ansökan och relevanta underlag finnas tillgängliga.
• I förekommande fall: ekonomiskt underlag om ni har utnyttjat posten exceptional costs för dyrare resor istället för de ordinarie reseschablonerna för de slumpade deltagarna.
• Om deltagaren har mottagit ett tillägg för grönt resande ska en underskriven sanningsförsäkran av både deltagare och sändande organisation på att resan har gjorts med ett grönt alternativ finnas tillgänglig. Tågbiljetter eller dylikt behöver uppvisas.

Om vi hittar brister vid kontrollen kan det få vissa konsekvenser. Till exempel kan du behöva betala tillbaka medel om dokumentationen inte kan styrka att mobiliteter ägt rum.

• En verksamhetsgranskning där vi säkerställer att rutiner och processer hos er som projektägare håller god kvalitet och följer de regelverk som finns.
• En ekonomisk och administrativ granskning av det senaste slutrapporterade projektet. Som en del av granskningen slumpar vi ett antal utresande studenter, lärare och personal för en närmare kontroll. Antalet avgörs utifrån hur många mobiliteter ditt projekt har.

För systemkontrollen besöker vi från Universitets- och högskolerådet ditt lärosäte, ett så kallat platsbesök, för att kunna granska relevanta underlag.

Innan kontrollen:

30 dagar innan systemkontrollen skickar vi information till dig med en checklista med frågor som du besvarar. Du skickar svaren till oss senast en vecka innan besöket. Du skickar då även med ett detaljerat program med namn på de personer som kommer att delta under vårt möte.

Under kontrollen:

Under besöket ställer vi följdfrågor på de redan besvarade frågorna, kontrollerar dokumentation och antecknar i en checklista för systemkontroll. Om underlag saknas eller är ofullständigt talar vi om det omgående och du får möjlighet att komplettera underlaget så snart som möjligt efter att vi genomfört kontrollen.

Efter kontrollen:

Inom 30 dagar efter systemkontrollen skickar vi en preliminär återkoppling. Den innehåller granskningens resultat och slutsatser, samt eventuella anmärkningar, information om återkrav och rekommendationer.

Du har inte möjlighet att skicka in ytterligare kompletteringar efter att vi skickat den preliminära återkopplingen. Däremot kan du skicka kommentarer eller ett omprövningsbeslut inom 30 dagar från och med att vi skickat återkopplingen. I de fallen har vi ytterligare 30 dagar att färdigställa återkopplingen och skicka dig den slutgiltiga versionen.

Vi skickar alltid en slutgiltig återkoppling, oavsett om du lämnat synpunkter på den preliminära eller inte.

Vid verksamhetsgranskningen kontrollerar vi:

• Hur väl lärosätet lever upp till åtaganden i Erasmus Charter for Higher Education, bilaterala överenskommelser med andra lärosäten och kontrakten mellan lärosätet och programmets deltagare.
• Processen för tillgodoräkning efter genomförd mobilitetsperiod.
• Vilka åtgärder lärosätet har vidtagit för att undvika dubbelfinansiering.
• Urvalsprocessen och urvalskriterier av programmets deltagare.
• Hur budgetfördelningen fastställs.
• Eventuell omfördelning av budget.
• Lärosätets rapportering till Universitets- och högskolerådet, att tidsramar har hållits med mera.
• Om lärosätet driver ett konsortium: bland annat kontrakten mellan medlemmarna.
• Kontoutdrag från lärosätets bankkonto som visar inbetalningar från Universitets- och högskolerådet.
• Efterlevnad av det finansiella regelverket: att man respekterar gällande bidragsnivåer med mera.
• Respekt för programmets regelverk när det gäller synlighet/spridning.
• Hur väl stödet för studenter och personal fallit ut.
• Hanteringen av projektcykeln.
• Hantering av programmets dokumentation.
• Kontroll av deltagarnas behörighet och aktiviteters varaktighet med mera.

Vid den ekonomiska och administrativa granskningen kontrollerar vi:

• Se vad som vad som granskas under avsnittet Fördjupad granskning.

Dokument som rör de ekonomiska rutinerna:

• Kopior på kontoutdrag från lärosätets bankkonto som visar samtliga inbetalningar från Universitets- och högskolerådet ska vara tillgängliga.

Om vi hittar brister vid kontrollen kan det få vissa konsekvenser. En systemkontroll kan exempelvis leda till att mobiliteter underkänns eller att ni blir ombedda att skicka in en plan för hur ni tänker åtgärda de påtalade bristerna. Vid allvarliga och omfattande brister kan ert lärosäte fråntas sin Erasmus Charter For Higher Education (ECHE).

För att få ansökan beviljad ska skälet till händelsen falla inom ramen för force majeure, alltså vara en oförutsedd händelse utanför deltagarens kontroll.

Force majeure kan åberopas för samtliga typer av mobiliteter (studier, praktik, undervisning och fortbildning). Det gäller såväl mobiliteter som påbörjats och avbrutits i förtid, som mobiliteter som ställts in innan de påbörjats eller som förhindrats att starta enligt plan.

Notera att vid beviljad force majeure erhåller projekt inga ytterligare medel. Grundprincipen är att ansökan om att åberopa force majeure baseras på de schablonbelopp som finns för resa och underhåll inom Erasmus+. Lärosäten kan ansöka om att behålla schablonen för: organisationsstöd, individuellt stöd och eventuell reseschablon. I vissa fall kan ni ansöka om faktiska kostnader.

Tänk på att stipendiet är ett bidrag för de extra kostnader som uppstår för deltagaren under utlandsperioden och inte är tänkt att täcka alla levnadsomkostnader. Lärosätets ansökan om force majeure bör därmed vara skälig när det gäller de kostnader som beskrivs i förhållande till det belopp som lärosätet önskar behålla för mobiliteten. De huvudsakliga kostnader som uppstår för deltagaren vid avbruten mobilitet är kostnader för boende i värdlandet som inte kan återbetalas samt avgift för ombokning av resa. Resor bör bokas som ombokningsbara då det i regel enbart är avgiften för ombokning som kan ersättas.

Ett bifallsbeslut kan gälla för hela eller för delar av de ansökta kostnaderna. Vid bifall ska lärosäten redovisa de kostnaderna som har beviljats. Lärosätet kan ersätta en deltagare med OS-medel även om en ansökan om force majeure har avslagits. Det rapporteras inte i slutrapporten.

Mobiliteter som påbörjats och förändrats

Mobiliteter som har avbrutits i förtid eller som har påbörjats senare än planerat kan ersättas med ett av följande alternativ:

• Dagsbelopp baserat på antal fysiska dagar då deltagaren genomförde mobilitet i värdlandet.
• Dagsbelopp baserat på fler eller färre dagar än deltagaren deltog fysiskt i mobiliteten.
• Eventuell reseschablon (travel support). Om deltagaren har rätt till reseschablon. Till exempel resekostnader som inte kan återbetalas.

Lärosätet ansöker om det alternativ som bäst motsvarar de utgifter som deltagaren har haft kopplade till mobiliteten, till exempel resekostnader och hyra i värdlandet. 

OS-medel behålls automatiskt för mobiliteter som blir beviljade force majeure.

Mobiliteter som ställts in innan de påbörjats och där kostnader uppstått

Mobiliteter som på grund av en oförutsedd händelse har ställts in innan de påbörjats kan ersättas med ett eller flera av följande alternativ:

• Dagsbelopp baserat på det antal dagar som deltagaren hade kostnader i värdlandet och ej kan avbokas. Till exempel om kostnader för hyra inte kan återbetalas.
• Eventuell reseschablon (travel support). Om deltagaren har rätt till reseschablon. Till exempel resekostnader som inte kan återbetalas.
• Faktiska kostnader, deltagare som inte har rätt till reseschablon kan vid inställd mobilitet ansöka om faktiska kostnader. Se mer information under rubriken ”Faktiska kostnader”.

OS-medel behålls automatiskt för mobiliteter som blir beviljade force majeure.

Mobiliteter som ställts in innan de påbörjats och där inga kostnader har uppstått

För mobiliteter som på grund av en oförutsedd händelse har ställts in innan de påbörjats och där det inte har uppstått några kostnader, kan lärosätet ansöka om att få behålla OS-medel.

Faktiska kostnader

I särskilda fall om projektet har haft kostnader som är avsevärt högre eller lägre än de aktuella schablonbelopp (dagsbelopp) ni kan ansöka om, kan projektet också/istället ansöka om faktiska kostnader. Ni kan till exempel ansöka om faktiska kostnader när deltagaren haft en eventuell avgift för att boka om biljett (UHR beviljar inte kostnad för en helt ny biljett), eventuell deposition för boende, och kostnad för ansökan om visum (endast inom KA171 om mobiliteten inte blev av). Notera att UHR hanterar varje force majeure-ansökan individuellt och alla kostnader behöver vara motiverade.

Vid ansökan om faktiska kostnader måste ekonomiska underlag som styrker kostnaderna bifogas slutrapporten. Observera att ni inte erhåller några ytterligare medel vid en beviljad force majeure.

Notera att ansökan om faktiska kostnader ska ske i undantagsfall, det är rekommenderat att ansöka om dagsbelopp.

Lärosätet behöver inte ansöka om force majeure om en mobilitetsperiod blivit kortare än planerad på grund av en oförutsedd händelse men där minimikravet avseende antal dagar eller antal undervisningstimmar har uppnåtts. Deltagaren behåller stipendiebelopp motsvarande antalet dagar för genomförd fysisk mobilitet på plats i värdlandet.

En ansökan behöver dock göras i de fall ni vill att deltagaren ska få behålla ett högre stipendiebelopp än hen har rätt till baserat på antalet faktiska mobilitetsdagar i värdlandet. Se Exempel 1 - avbrott där minimidagarsgränsen uppfylls.

En ansökan om force majeure måste ha inkommit till Universitets- och högskolerådet innan projektet slutrapporteras. Skicka gärna in ansökan så snart mobiliteten är avslutad istället för att vänta till slutet av projektperioden. Ansökan mejlas till eplushogre@uhr.se. Projektet får besked via mejl. 

Tänk på att:

• mobiliteten ska vara inlagd i Beneficiary module (BM) vid tidpunkten för ansökan
• inte rapportera force majeure eller förändra uppgifter om mobiliteten i BM förrän Universitets- och högskolerådet har lämnat besked om ansökan
• endast ange mobilitetsnummer (så som angivet i BM). Ange inte deltagarens namn i ansökningsformulär, i filnamn eller i mejl.
• inte bifoga underlag i form av kvitton, läkarintyg eller liknande för att styrka innehållet i ansökan och eventuella kostnader kopplade till den
• spara underlag på lärosätet i form av kvitton, tjänsteanteckning om uppvisat läkarintyg eller liknande som styrker innehållet i ansökan och eventuella kostnader kopplade till den. Läs mer under nedan rubrik ”Vilka underlag ska sparas?”
• OBS! Från och med 1 januari 2023 kommer mobiliteter som ställts in/påverkats av Covid-19 inte längre automatiskt erkännas som force majeure. Att flagga en mobilitet i BM som Covid-19-relaterad är inte längre tillräckligt för att ge status force majeure. Mobiliteter som påverkats av Covid-19 behöver godkännas genom en force majeureansökan.

Ansökan om att åberopa force majeure inom Erasmus+ mobilitet högre utbildning, uppdaterad version 1 nov 2023 (pdf)

Bidrag för deltagare med inkluderingsstöd ska inte inkluderas i force majeureansökan. Mejla istället eplushogre@uhr.se om mobiliteten förändras eller avbryts, vilket påverkar stipendiet.

Vid eventuell kontroll (som kan ske upp till fem år efter avslutat projekt) ska ni kunna uppvisa dokumentation som styrker:

• Att berörd mobilitetsaktivitet varit planerad (till exempel learning agreements, grant agreements, kontakt med mottagande organisation).
• Att berörd mobilitet inte kunnat genomföras som planerat (till exempel tjänsteanteckning om uppvisat läkarintyg eller annat underlag som styrker skälen för att mobiliteten avbröts/ställdes in etcetera).
• Att ni/deltagaren har försökt men inte lyckats få tillbaka pengar för mobiliteten, till exempel försök att få tillbaka pengar för flygbiljett alternativt försök att omboka flygbiljetten (flygbolag, resebyrå eller dylikt), intyg från försäkringsbolag eller liknande.
• Att ni har haft utgifter kopplade till berörd mobilitet i ert projekt (till exempel ekonomiska underlag, fakturor, kvitton).

Bilagan beskriver generella regler för avtalet mellan lärosätet och Universitets- och högskolerådet, dess innebörd och vad som händer om någon av parterna inte följer avtalet. Bilagan beskriver även saker såsom:

• Hur begäran om kontraktsändring och force majeure bör går till.
• Vad som ses som ogiltiga kostnader.
• Vilka kontroller som EU-kommissionen kan komma att göra.
• Hur och vid vilka tillfällen EU-loggan ska synliggöras.

Annex I: General conditions mono beneficiary KA171 2022 (pdf)

Bilagan innehåller en översikt över hur mycket medel som projektet har blivit beviljat för olika budgetposter och aktiviteter. Bilagan skickar vi per e-post tillsammans med beskedet om beviljade medel.

Bilagan innehåller de finansiella regler som gäller för projektägarens kontrakt. I dokumentet beskrivs bland annat:

• Hur organisationsstödet (OS-medel) beräknas.
• Hur stipendiet (Individual support) ska beräknas, vad som gäller i de fall mobilitetsperioden förändras, regler för resestöd till studenter, vilken dokumentation som behövs för att styrka en mobilitet med mera.
• Vilka kontroller som Universitets- och högskolerådet och EU-kommissionen kan komma att göra samt vilken dokumentation som då behöver finnas tillgängliga.
• Vad som ska återbetalas vid underkänd slutrapport.

Annex III: Financial and contractual rules KA171 2022 (pdf)

Bilagan ger en översikt över samtliga stipendienivåer och resebidrag för den aktuella projektperioden.

Annex IV: Applicable rates KA171 2022 (pdf)

Bilagan består av mallar för avtal mellan lärosäte och deltagare. Om ni väljer att använda egna mallar ska de innehålla minst den information som finns i mallarna i Annex V.

Student charter

Erasmus+ Student Charter beskriver studentens rättigheter och skyldigheter gentemot både sändande och mottagande organisation innan, under och efter utbytet.

Erasmus student charter, engelsk version (pdf)

Erasmus student charter, svensk version (pdf)

Grant agreement - avtal mellan projektägaren och deltagaren

Grant Agreement for mobility participants är det avtal som fastställer vad projektägaren och den individ som deltar i mobilitetsaktiviteten kommit överens om. Här framgår bland annat vilket finansiellt stöd deltagaren kommer att få under sitt utbyte, hur och när utbetalningarna sker samt vilken typ av försäkring som deltagaren har under mobilitetsperioden. Här beskrivs även båda parters skyldigheter och vad som händer om någon av parterna inte uppfyller sina åtaganden. Även om ni inte använder EU-kommissionens mallar är ett Grant Agreement obligatoriskt.

Annex V: Grant agreement for mobility participants higher education 2022 (word)

Dokument för studentmobilitet

Learning Agreement är en överenskommelse och kvalitetsförsäkran om mobilitetens innehåll mellan tre parter - sändande organisation, mottagande organisation och deltagaren. Dokumentet ska innehålla information om bland annat planerad mobilitetsperiod, kurskoder, kurstitlar, antal förväntade ECTS-poäng och överenskommelse om tillgodoräknande. Gäller det praktik ska dokumentet beskriva praktikens innehåll.

De Learning Agreements ni ska använda är:

• Learning Agreement for studies KA171 2022
• Learning Agreement for traineeships KA171 2022

Dokumenten finns att ladda ner från EU-kommissionens webbplats i Word- eller PDF-format.

Dokument för personalmobilitet

Staff Mobility Agreement är en överenskommelse och kvalitetsförsäkran om mobilitetens innehåll mellan tre parter – sändande organisation, mottagande organisation och deltagaren. Dokumentet ska innehålla information om bland annat planerad mobilitetsperiod, innehållet i utbytet och antal undervisningstimmar.

De Learning Agreements ni ska använda är:

• Mobility Agreement for teaching KA171 2022
• Mobility Agreement for training KA171 2022

Dokumenten finns att ladda ner från EU-kommissionens webbplats i Word- eller PDF-format.

Addendum financial and contractual rules applicable to projects organising virtual activities due to covid-19, 2022 (pdf)

Bilagan innehåller en översikt över hur mycket medel som projektet har blivit beviljat för olika budgetposter och aktiviteter. Här finns även information om den totala tiden projektet beviljats för aktiviteterna, angivet i månader och dagar, samt det totala antalet deltagare.

Bilagan skickar vi per e-post i samband med information om kontraktet.

Bilagan innehåller de finansiella regler som gäller för projektägarens kontrakt. I dokumentet beskrivs bland annat:

• Hur organisationsstödet (OS-medel) beräknas.
• Hur stipendiet (Individual support) ska beräknas, vad som gäller i de fall mobilitetsperioden förändras, regler för resestöd till studenter, vilken dokumentation som behövs för att styrka en mobilitet etcetera.
• Regler för ansökan om medel för deltagare med funktionsnedsättning.
• Vilka kontroller som Universitets- och högskolerådet och EU-kommissionen kan komma att göra samt vilken dokumentation som då behöver finnas tillgängliga.
• Vad som ska återbetalas vid icke-godkänd slutrapport (slutrapport med under 50 poäng).

Annex II: Applicable rules to eligible costs KA171 2023 (pdf)

Bilagan ger en översikt över samtliga stipendienivåer och resebidrag för den aktuella projektperioden.

Annex III: Applicable rates KA171 2023 (pdf)

Annex IV är inte applicerbart för detta kontrakt.

Bilagan beskriver regler för avtalet mellan lärosätet och Universitets- och högskolerådet, dess innebörd och vad som händer om någon av parterna inte följer avtalet. Bilagan beskriver även saker såsom:

• Budgetflexibilitet
• Inkluderingsstöd
• Slutrapportering
• Vilka kontroller som EU-kommissionen kan komma att göra

Annex V: Specific rules KA171 2023 (pdf, uppdaterad juli 2024)

Bilagan består av mallar för avtal mellan lärosäte och deltagare. Om ni väljer att använda egna mallar ska de innehålla minst den information som finns i mallarna i Annex VI.

Student charter

Dokumentet beskriver deltagarens rättigheter och skyldigheter gentemot både sändande och mottagande organisation innan, under och efter utbytet. Här beskrivs även vilket stöd en deltagare kan förvänta sig i händelse av att problem skulle uppstå.

Erasmus student charter, engelsk version (pdf)

Erasmus student charter, svensk version (pdf)

Grant agreement - avtal mellan projektägaren och deltagaren

Grant Agreement for mobility participants är det avtal som fastställer vad projektägaren och den individ som deltar i mobilitetsaktiviteten kommit överens om. Här framgår bland annat vilket finansiellt stöd deltagaren kommer att få under sitt utbyte, hur och när utbetalningarna sker samt vilken typ av försäkring som deltagaren har under mobilitetsperioden. Här beskrivs även båda parters skyldigheter och vad som händer om någon av parterna inte uppfyller sina åtaganden. Även om ni inte använder EU-kommissionens mallar är ett Grant Agreement obligatoriskt.

Annex VI: Grant Agreement for mobility participants higher education 2023 (word)

Dokument för studentmobilitet

Learning Agreement är en överenskommelse och kvalitetsförsäkran om mobilitetens innehåll mellan tre parter - sändande organisation, mottagande organisation och deltagaren. Dokumentet ska innehålla information om bland annat planerad mobilitetsperiod, kurskoder, kurstitlar, antal förväntade ECTS-poäng och överenskommelse om tillgodoräknande. Gäller det praktik ska dokumentet beskriva praktikens innehåll.

De Learning Agreements ni ska använda är:

• Learning Agreement for studies KA171 2023
• Learning Agreement for traineeships KA171 2023

Dokumenten finns att ladda ner från EU-kommissionens webbplats i Word- eller PDF-format.

Dokument för personalmobilitet

Staff Mobility Agreement är en överenskommelse och kvalitetsförsäkran om mobilitetens innehåll mellan tre parter – sändande organisation, mottagande organisation och deltagaren. Dokumentet ska innehålla information om bland annat planerad mobilitetsperiod, innehållet i utbytet och antal undervisningstimmar.

De Learning Agreements ni ska använda är:

• Mobility Agreement for teaching KA171 2023
• Mobility Agreement for training KA171 2023

Dokumenten finns att ladda ner från EU-kommissionens webbplats i Word- eller PDF-format.

Bilagan innehåller en översikt över hur mycket medel som projektet har blivit beviljat för olika budgetposter och aktiviteter. Här finns även information om den totala tiden projektet beviljats för aktiviteterna, angivet i månader och dagar, samt det totala antalet deltagare.

Bilagan skickar vi per e-post i samband med information om kontraktet.

Bilagan innehåller de finansiella regler som gäller för projektägarens kontrakt. I dokumentet beskrivs bland annat:

• Hur organisationsstödet (OS-medel) beräknas.
• Hur stipendiet (Individual support) ska beräknas, vad som gäller i de fall mobilitetsperioden förändras, regler för resestöd till studenter, vilken dokumentation som behövs för att styrka en mobilitet etcetera.
• Regler för ansökan om medel för deltagare med funktionsnedsättning.
• Vilka kontroller som Universitets- och högskolerådet och EU-kommissionen kan komma att göra samt vilken dokumentation som då behöver finnas tillgängliga.
• Vad som ska återbetalas vid icke-godkänd slutrapport (slutrapport med under 50 poäng).

Annex II - Applicable rules to eligible costs KA171 2024 (pdf)

Bilagan ger en översikt över samtliga stipendienivåer och resebidrag för den aktuella projektperioden.

Annex III - Applicable rates KA171 2024 (pdf)

Annex IV är inte applicerbart för detta kontrakt.

Bilagan beskriver regler för avtalet mellan lärosätet och Universitets- och högskolerådet, dess innebörd och vad som händer om någon av parterna inte följer avtalet. Bilagan beskriver även saker såsom:

• Budgetflexibilitet
• Inkluderingsstöd
• Slutrapportering
• Vilka kontroller som EU-kommissionen kan komma att göra

Annex V - Specific rules KA171 2024 (pdf)

Bilagan består av mallar för avtal mellan lärosäte och deltagare. Om ni väljer att använda egna mallar ska de innehålla minst den information som finns i mallarna i Annex VI.

Student charter

Dokumentet beskriver deltagarens rättigheter och skyldigheter gentemot både sändande och mottagande organisation innan, under och efter utbytet. Här beskrivs även vilket stöd en deltagare kan förvänta sig i händelse av att problem skulle uppstå.

Erasmus student charter, engelsk version (pdf)

Erasmus student charter, svensk version (pdf)

Grant agreement - avtal mellan projektägaren och deltagaren

Grant Agreement for mobility participants är det avtal som fastställer vad projektägaren och den individ som deltar i mobilitetsaktiviteten kommit överens om. Här framgår bland annat vilket finansiellt stöd deltagaren kommer att få under sitt utbyte, hur och när utbetalningarna sker samt vilken typ av försäkring som deltagaren har under mobilitetsperioden. Här beskrivs även båda parters skyldigheter och vad som händer om någon av parterna inte uppfyller sina åtaganden. Även om ni inte använder EU-kommissionens mallar är ett Grant Agreement obligatoriskt.

Annex VI: Grant agreement for mobility participants higher education 2024 (word)

Dokument för studentmobilitet

Learning Agreement är en överenskommelse och kvalitetsförsäkran om mobilitetens innehåll mellan tre parter - sändande organisation, mottagande organisation och deltagaren. Dokumentet ska innehålla information om bland annat planerad mobilitetsperiod, kurskoder, kurstitlar, antal förväntade ECTS-poäng och överenskommelse om tillgodoräknande. Gäller det praktik ska dokumentet beskriva praktikens innehåll.

De Learning Agreements ni ska använda är:

• Learning Agreement for studies KA171
• Learning Agreement for traineeships KA171

Dokumenten finns att ladda ner från EU-kommissionens webbplats i Word- eller PDF-format.

På EU-kommissionens webbplats finns guider för hur dokumenten ska fyllas i:

• Guide för Learning Agreement for studies
• Guide för Learning Agreement for traineeships

Dokument för personalmobilitet

Staff Mobility Agreement är en överenskommelse och kvalitetsförsäkran om mobilitetens innehåll mellan tre parter – sändande organisation, mottagande organisation och deltagaren. Dokumentet ska innehålla information om bland annat planerad mobilitetsperiod, innehållet i utbytet och antal undervisningstimmar.

De Learning Agreements ni ska använda är:

• Mobility Agreement for teaching KA171
• Mobility Agreement for training KA171

Dokumenten finns att ladda ner från EU-kommissionens webbplats i Word- eller PDF-format.