Erasmus+ mobilitet högre utbildning

Varje höst anordnar vi ett möte för alla lärosäten som har ett pågående projekt inom Erasmus+. Vi mejlar inbjudan till mötet. Vi erbjuder även andra typer av stödjande informationsträffar under projektets gång.

Kort efter att beslutet har skickats få du även ett kontrakt som ska skrivas under av er firmatecknare och Universitets- och högskolerådet.

För att hantera ert mobilitetsprojekt behöver du vara insatt i programmets regler och ramverk samt vilka dokument och verktyg som måste användas under projektets gång. Innan projektet påbörjas ska kontrakt, bilagor och det regelverk som hör till läsas igenom noggrant. Dokumenten innehåller information om vad ni kan göra inom just ert projekt, hur mycket pengar ni har att förfoga över och vilka regler som gäller för er.

När ett projekt finansieras av EU-medel ska Europeiska unionens logotyp användas i kommunikationen och i det material som tas fram i projektet.

Logotyp och information om visuell identitet på EU- kommissionens webbplats

Informera de utresande om vad som gäller angående visum, försäkringar, språk, den mottagande organisationen, rimliga förväntningar och annat som kan vara relevant för det aktuella resmålet.

Mer om språkstöd för utresande studenter.

Ansök om inkluderingsstöd till deltagare med begränsade möjligheter, om relevant. Mer om inkludering, top-up och inkluderingsstöd.

Se till att alla aktörer (det vill säga sändande organisation, deltagaren som ska resa och mottagande organisation) vet vilket ansvar var och en har i den här processen. De mobilitetsaktiviteter som deltagaren genomför ska syfta till att uppnå något eller några av de mål som angivits i er Erasmusplan.

Avtal och avtalsmallar: Inför utlandsvistelsen är det viktigt att de organisationer och individer som deltar vet vad de kan förvänta sig och vad som förväntas av dem. Därför ska ni teckna avtal mellan involverade parter.

Se till att hålla kontakt med och vara ett stöd för deltagaren under hela utlandsvistelsen.

Vid aktivitetens avslut ska deltagaren få ett betyg eller motsvarande närvarointyg utfärdat av mottagande organisation. Som lärosäte har du det yttersta ansvaret för att se till att intygen har erhållits.

Intyget ska visa att aktiviteten är genomförd och innehålla bland annat namn och kontaktuppgifter för den mottagande organisationen.

Dokumentet ska fyllas i och signeras av den mottagande organisationen vid mobilitetsperiodens slut. Signeringsdatum kan tidigast vara aktivitetens sista dag. Intyget är obligatoriskt och sparas hos er som projektägande organisation.

Vi godkänner endast intyg från den organisation där deltagaren genomfört sin aktivitet.

När mobiliteten är genomförd ska deltagaren fylla i en deltagarrapport och göra eventuella språktest. Deltagarrapporterna kan utgöra ett bra underlag för att till exempel följa upp samarbetspartner, eller ert eget arbete med era in- och utresande deltagare.

När man driver ett projekt blir det kanske inte alltid så som man har planerat för.

Om ni har kostnader i samband med en avbruten mobilitet som ni önskar få täckning för, så kan ni ansöka om force majeure.

När ni har genomfört mobiliteter kan ni fokusera på utvärderings- och spridningsaktiviteter:

För vidare till kollegor, berätta för andra om vad ni gjort, sprid till andra aktörer som till exempel kommun eller region, gå ut via media, involvera så många i organisationen som möjligt, även de som inte har deltagit själva.

Ju fler utanför projektet som får kännedom om vad ni gör och som känner engagemang ‐ desto större chans att ni når era mål med projektet och att era erfarenheter blir till nytta för andra.

Exempel:

• Presentation av erfarenheter för personal, referensgrupper, praktikhandledare på företag i kommunen, branschråd, regionala nätverk
• Workshops och öppet hus
• Webbsida och sociala medier
• Mässor, utställningar
• Konferenser och seminarier
• Press, tv

Tips på aktiviteter, kanaler och verktyg som ni kan använda för att sprida det ni uppnår i ert projekt:

• Använd befintliga mötesfora inom organisationen.
• Använd sociala medier under mobiliteten och efter.
• Spela in film. Här kan ni till exempel ta hjälp av deltagare som deltagit i en utlandsvistelse.
• Skriv artiklar och kontakta lokaltidningen och tipsa om vad ni kommit fram till, eller låt de som deltar i mobilitetsaktiviteterna skriva en artikel som lokaltidningen kan publicera.
• Sprid resultatet regionalt genom seminarier och möten.
• Organisationer, lokala politiker och branschorganisationer kan ta del av fysiska resultat som kan spridas vidare.
• Använd EU. Erasmus+ Project Results Platform är Europeiska kommissionens webbplats där projekt och resultat publiceras.

Tips på medier och verktyg:

• Webbsidor och webbplatser
• Möten, workshops och seminarier
• Utställningar och demonstrationer
• Rapporter, broschyrer, artiklar i specialtidningar
• Audiovisuellt material
• Sociala medier av olika slag
• Öppna evenemang
• Existerande kontakter och nätverk

Monitoreringsbesök: Universitets- och högskolerådet kan komma att besöka lärosäten i stödjande syfte i ett så kallat monitoreringsbesök.

Om det blir aktuellt för ert projekt kontaktar vi er i förväg och bokar in en lämplig tid. Det är även ett sätt för oss att fånga upp goda och lärande exempel som är värda att sprida till andra.

Mobilitetsprojekt för högre utbildning pågår i 26 månader, men du som projektägare får ansöka om nya medel varje år. Du har därför alltid två projekt som löper parallellt.

Det är viktigt att du försöker använda upp gamla medel innan du börjar använda nya. Det innebär att återbetalning av medel vid slutrapporteringen minskar.

De pengar du har kvar vid slutrapporteringen måste Sverige betala tillbaka till EU-kommissionen. Oanvända medel vid projektets slut påverkar även kvalitetsbedömningen av slutrapporten.

Som lärosäte har du beviljats en budget utan specifika destinationer, mottagande organisationer med mera.

Eftersom budgeten inte är begränsad till några specifika kategorier kan du utifrån innehållet i kontraktet anpassa planerade aktiviteter efter de omständigheter som dyker upp. Det viktiga är att aktiviteterna som genomförs inte strider mot de budgetöverföringar som får göras i ditt kontrakt. Det gör inte heller något om du har råkat övertrassera en budgetkategori så länge du inte övertrasserar den totala beviljade budgeten.

Det är möjligt att föra över medel mellan studier och praktik samt lärare och personal. Det går även bra att föra över medel från lärar-och personalkategorin till student- och praktikkategorin. Det går att överföra max 10 procent av budgeten för student- och praktikkategorin till lärar- och personalkategorin. Skulle det behövas går det även bra att fritt använda organisationsstödet (OS) till båda mobilitetskategorierna.

Om du har frågor kring hur du ska tänka gällande budgeten är du välkommen att kontakta oss på eplushogre@uhr.se.

Hantering av utbetalningar för projekt beviljade innan 2024

Växelkursen som används är dagskursen för den dag då ert lärosätes konto krediterades. Då vi betalar ut beviljade bidrag i två omgångar kommer två olika växelkurser att vara aktuella inom en och samma ansökningsomgång. Inom programmet används Europeiska centralbankens dagskurs och deras valutaomvandlare.

De som deltar i programmet tar emot utbetalningar från sitt lärosäte. Alla utbetalningar som du gör mellan den första och den andra utbetalningen från UHR baseras på den första utbetalningens växelkurs. Alla utbetalningar som görs efter att ni har fått en andra utbetalning från Universitets- och högskolerådet baseras på den andra utbetalningens växelkurs.

Hantering av utbetalningar för projekt beviljade 2024 och framåt

Utbetalningar i euro ska göras med växelkurs som gäller dagen utbetalningen genomförs. Detta gäller både den första utbetalningen och en eventuell andra utbetalning. Första och andra utbetalningen kan alltså ha olika växelkurser.

Europeiska centralbankens dagskurs och deras valutaomvandlare

Här kan du läsa UHRs tolkningsbeslut som ligger till grund för hantering av växelkurs och valuta från och med utlysningen 2024.

Tolkningsbeslut för Erasmus+ högre utbildning - Utbetalning, växelkurs, valutakonto (PDF)

Tilldelningen av organisationsstödet (Organisational Support) baseras på det totala antalet beviljade mobiliteter för studenter, lärare och annan personal.

Antalet mobiliteter multipliceras med ett särskilt belopp (samma bidrag för studenter, lärare och övrig personal). Ett lärosäte kan aldrig beviljas mer organisationsstöd än det som tidigare beviljats, trots att lärosätet skickar iväg fler deltagare än planerat.

Organisationsstödet som utgår är:

• 1-100 mobiliteter 400 euro/mobilitetsperiod
• över 100 mobiliteter 230 euro/mobilitetsperiod.

Organisationsstödet ska användas till kostnader som uppstår för lärosätena vid aktiviteter som syftar till att stödja mobilitet för studenter och anställda. Sådana aktiviteter kan exempelvis vara:

• organisatoriska arrangemang med partnerinstitutioner, inklusive besök hos potentiella partners, för att komma överens om villkoren i utbytesavtalen, urval, förberedelse, mottagande och integration av mobila deltagare och att hålla dessa avtal uppdaterade
• att tillhandahålla uppdaterade kurskataloger för internationella studenter
• att ge information och hjälp till studenter och personal
• urval av studenter och personal
• utformning av avtal om lärande för att säkerställa att studenternas utbildning erkänns fullt ut, utformning och erkännande av utbytesavtal för personal
• språklig och interkulturell förberedelse för både inkommande och utresande studenter och personal
• att underlätta integrationen av inkommande mobildeltagare i lärosätet
• att se till att det finns effektiva mentors- och tillsynssystem för deltagare i utbytesprojekt
• att säkerställa kvaliteten på praktikperioder på företag för studenter
• att se till att kurser och åtföljande studiepoäng erkänns, utfärda registerutdrag och bilagor till examensbevis
• att stödja återintegrering av mobila deltagare och bygga vidare på deras förvärvade nya kompetenser för till fördel för lärosätet och kamrater.

Deltagare med nollbidrag från EU (zero grant) som drar nytta av programmets ramverk och som ni rapporterar genererar också ett organisationsstöd.

Enligt programreglerna finns möjlighet att flytta medel från budgetposten organisationsstöd till budgetposterna resor (travel) eller bidrag för uppehälle (individual support).

Deltagare med nollbidrag från EU (zero grant) har inte rätt till bidrag för resor och uppehälle, men eftersom deras aktiviteter uppfyller övriga kriterier för ett student- eller personalutbyte får de ta del av de fördelar som Erasmus+programmet erbjuder. De får däremot ta emot bidrag från andra aktörer (exempelvis ett nationellt bidrag) för omkostnader för utbytet. Zero grant används framförallt när medlen i projektet tagit slut. Notera att deltagare med begränsade möjligheter inte kan registreras som zero grant.

För mobilitet mellan EU-länder/tredjeländer som är associerade med programmet kan särskilda kostnader beviljas för dyra resor. Särskilda kostnader kan beviljas i de fall schablonbeloppet inte täcker minst 70 procent av de faktiska resekostnaderna. Upp till 80 procent av den faktiska resekostnaden kan täckas av bidraget. Endast deltagare som har rätt till det vanliga resebidraget kan beviljas bidrag för särskilda kostnader. Det är dock inte möjligt för deltagaren att få båda bidragen, bidraget för särskilda kostnader ersätter det vanliga resebidraget.

Det krävs ingen ansökan till Universitets- och högskolerådet för att få medel för dyra resor beviljade, men däremot ska det rapporteras. Om en resa faller inom ramen för reglerna för dyra resor rapporterar du det i Beneficiary Module, på respektive deltagares sida och fyller i de belopp som efterfrågas. I fältet för kommentarer till åberopandet av medel för dyra resor skriver du en bakgrundsförklaring. Lärosätet måste spara alla underlag gällande resan, i fem år efter mottagande av slutbrev, för att visa upp vid eventuell revision.

Inom Erasmus+ speglar stipendienivåerna om mottagarlandet är ett hög-, medel eller låginkomstland. Beloppet fastställs årligen av de nationella programkontoren som i Sveriges fall är Universitets- och högskolerådet.  Stipendienivåerna för studier fastställs för en viss kontraktsperiod och kan inte ändras under kontraktsperioden.

Stipendienivåerna finns publicerade i sin helhet på respektive kontraktsårssida med rubriken Dokument för projekt beviljade (år). Notera att vissa länder bytt landgrupp från call 2024. Kontrollera alltid stipendienivåerna för aktuellt call.

Höginkomstland: Danmark, Finland, Island, Irland, Liechtenstein, Luxembourg, Norge, Österrike, Belgien, Frankrike, Tyskland, Italien och Nederländerna samt följande tredjeländer som inte är associerade med programmet: Färöarna, Schweiz och Storbritannien.

Medel- och låginkomstland: övriga EU-länder/tredjeländer som är associerade till programmet samt följande tredjeländer som inte är associerade med programmet: Andorra, Monaco, San Marino, Vatikanstaten.

Sammanställning över EU-länder/tredjeländer som är associerade till programmet och tredjeländer som inte är associerade med programmet på EU-kommissionens webbplats.

Studenter som studerar mellan 2-12 månader i ett EU-land/tredjeland associerat med programmet (tidigare kallat programland) eller i tredjeländerna (region 13 och 14) som inte är associerade till programmet (tidigare kallat partnerland), får ett stipendium för att täcka de merkostnader som uppstår i samband med utlandsvistelsen. 

Stipendienivåerna finns publicerade i sin helhet på respektive kontraktsårssida med rubriken Dokument för projekt beviljade (år).

Studenter som gör praktik får ett månatligt extra tillägg på 150 euro per månad på grundbeloppet för studier. Det gäller dock inte vid praktik som utförs som kort blandad mobilitet.

Studenter som gör ett blandat utbyte, eller doktorander som gör korta utbyten får 70 euro per dag upp till den 14:e dagen och 50 euro per dag från och med den 15:e dagen (dock max 30 dagar).

Studenter som gör ett utbyte i ett tredjeland som inte är associerat till programmet i region 1-12 får ett lite högre månadsstipendium och kan beviljas resebidrag inom call 2022 och 2023.

Stipendienivåerna finns publicerade i sin helhet på respektive kontraktsårssida med rubriken Dokument för projekt beviljade (år).

Resebidrag för studenter

Från och med call 2024 ska samtliga studenter få resebidrag för mobilitet. Studenter kan även vid behov ges resdagar.

Beloppet är ett schablonbelopp och baseras på resans längd. Du använder Europeiska kommissionens avståndsberäknare för att få fram avstånden. Beräkningen görs baserat på den stad där lärosätet ligger och den stad där värdorganisationen ligger.

Avståndsberäknare (Distance calculator) för avstånd mellan städer i Europa

Det individuella bidraget (individual support) är ett schablonbelopp som baseras på mottagande land och vistelsens längd. Om utbytet varar upp till 14 dagar får deltagaren mellan 140 - 180 euro per dag. Om utbytet varar i mer än 14 dagar får deltagaren 70 procent av ursprungsbeloppet per dag från den 15:e dagen.

Bidraget för resa gäller deltagarens resekostnader tur- och retur från ursprungsorten till den plats där aktiviteten ska äga rum. Beloppet är ett schablonbelopp och baseras på resans längd och du använder Europeiska kommissionens avståndsberäknare för att få fram avstånden. Du anger avståndet mellan två städer för en enkelresa i ansökan för att beräkna hela bidraget för tur- och returresan.

Avståndsberäknare (Distance calculator) för avstånd mellan städer i Europa

Deltagare som väljer ett miljövänligare transportmedel (till exempel tåg, buss eller bil-pool) för merparten av resan tur och retur ska i vissa fall få ett stipendietillägg eller extra stipendium för resdagar.

Studenter som inte mottar övrigt resebidrag och som väljer ett miljövänligt sätt att resa ska få top-up på 50 euro samt ytterligare individuellt bidrag för upp till 4 resdagar. Resdagarna behandlas då som extra stipendiegivande dagar. Studenten anger grönt resande i Grant agreement och ska skicka in underlag som styrker det gröna färdsättet. Då grönt resande anges i Grant agreement och studenten skriver under avtalet behöver denne inte lämna in "Declaration on honour" för grönt resande.

Notera att studenter från call 2024 mottar resebidrag och därför inte mottar top-up för grönt resande. En student som väljer ett miljövänligt färdmedel mottar istället ett högre resebidrag.

Miljövänligt transportmedel (green travel/grönt resande) kan exempelvis vara buss, tåg eller bil med minst 2 personer (car-pooling).

Grön hållbarhet: information, tips och länkar som du kan använda som stöd

Grön hållbarhet: information och tips till studenter på Studera.nu

Det lärosäte som ansöker om att anordna ett eller flera blandade intensivprogram får ett särskilt organisationsstöd, "BIP-OS", för att anordna programmet/programmen. Organisationsstödet beräknas genom antalet deltagare. Erasmusfinansierade deltagare (dock ej ICM-deltagare som redan är på utbyte), från den 10:e upp till den 20:e genererar 400 euro. Det innebär att BIP-OS blir mellan 4000 och 8000 euro per program. Organisationsstödet kan användas till exempel till förberedelser och implementering av programmet och kan delas mellan de lärosäten som deltar i partnerskapet.

Notera att minsta antal deltagare i en BIP är 10 från och med call 2024. För projekt beviljade tidigare gäller minst 15 deltagare.

Oanvänt BIP-OS kan överföras till mobiliteter eller omfördelas till andra lärosäten. 

Bidraget till de enskilda deltagarna (individual support) hanteras liksom övriga mobiliteter, det betalas inte ut något särskilt bidrag för deltagare i ett blandat intensivprogram.

För att kunna erbjuda fler deltagare en mobilitetsperiod i fler länder finns det möjlighet att lägga upp till 20 procent av den senast beviljade budgeten på mobilitet till tredjeland som inte är associerat till programmet (tidigare kallat partnerland). Ingen separat ansökan om dessa medel behöver göras.

För att få genomföra ändringar krävs ett kontraktstillägg. Det är möjligt att begära tilläggskontrakt för call 2022 för KA131. För call 2023 och 2024 inkluderades ett tilläggskontrakt i Grant Agreement för KA131. Lärosäten som signerat detta kan ta emot deltagare från Ukraina i dessa projekt.

Stipendier inom KA131

Genom den inomeuropeiska delen av programmet, KA131, är det möjligt att stipendiera inresande deltagare från Ukraina för call 2022 och call 2023. Stipendienivåerna är i enlighet med KA171.

Specifika regler och stipendienivåer (KA131 och KA107 ICM): Specific guidance for implementation of the programme, participants coming from Ukraine (pdf, 2 MB) 

Observera att de 20 procent av senast beviljade budget, som kan användas till att stipendiera utresande deltagare inom den internationella dimensionen av KA131, endast gäller utresande. Inresande deltagare från Ukraina räknas inte in i dessa 20 procent.

Projektbudgeten

Det går inte att öka projektbudgeten utöver ursprungligt beviljat belopp. Undantaget är medel som ställts till förfogande för exceptionella kostnader och inkluderingsstöd för deltagare.

Top-up och inkluderingsstöd

Alla deltagare från Ukraina ska i nuvarande situation räknas som "deltagare med begränsade möjligheter". Det innebär att studenter från Ukraina är berättigade till top-up utöver ordinarie stipendium och resebidrag. Top-up tas från projektets ordinarie budget.

Därutöver finns det möjlighet att ansöka om inkluderingsstöd för deltagare med extrakostnader för mobiliteten kopplade till sin situation som skyddsbehövande.

Ett lärosäte kan ansöka om inkluderingsstöd om faktiska merkostnader uppstår för en deltagare med begränsade möjligheter. Inkluderingsstödet omfattar både studenter och personal inom alla grupper med begränsade möjligheter. Med begreppet begränsade möjligheter avses faktorer som kan innebära hinder för att delta i en Erasmusaktivitet, exempelvis:

• Funktionsnedsättning
• Begränsade kvalifikationer  
• Begränsningar i utbildningssystemet
• Kulturella och språkliga faktorer
• Sociala och ekonomiska faktorer
• Diskriminering
• Geografiska faktorer

Exempel på merkostnader kan vara anpassat boende, kostnad för medföljande assistent, barnomsorg, transport av utrustning/mediciner och förberedande besök för deltagaren.

Läs en mer detaljerad beskrivning av vad som kan utgöra hinder.

Ansökan

Skicka in ansökan om inkluderingsstöd för faktiska merkostnader så snart som möjligt för att möjliggöra att deltagaren får ta del av stödet innan mobiliteten påbörjas. Ansökan tas fram tillsammans med deltagaren, Erasmushandläggaren och gärna andra relevanta funktioner på det sändande och mottagande lärosätet. Ansökan mejlas till UHR via eplushogre@uhr.se. Vid bifall kommer projektet att signera ett tilläggskontrakt.

I ansökan skriver ni vilket stöd som behövs och den uppskattade kostnaden för det. Ni rapporterar det belopp som faktiskt har använts och de medel som inte använts återbetalas när projektet är avslutat. Inom KA171 (ICM) finns möjlighet att omfördela redan beviljade medel till inkluderingsstöd. Kontakta UHR via eplushogre@uhr.se för en kontraktsändring.

För varje beviljad ansökan om inkluderingsstöd till en deltagare utgår också organisationsstöd till hemlärosätet i form av en schablonsumma. Organisationsstödet ska bidra till att täcka administrationskostnader och vara ett stöd för lärosätets insatser för att främja inkludering och mångfald.

Tänk på att:

• Mobiliteten ska vara inlagd i Beneficiary module vid tidpunkten för ansökan, om möjligt.
• Inte förändra uppgifter om mobiliteten i Beneficiary module förrän UHR har lämnat besked om inkluderingsstöd.
• Av integritetsskäl är det viktigt att utelämna deltagarens personuppgifter i ansökningsformulär, i filnamn eller i mejl samt eventuell diagnos. Ange endast mobilitetsnummer (så som angivet i Beneficiary module). Inga andra uppgifter än de UHR efterfrågar ska kommuniceras, varken muntligen eller skriftligen.
• Inte bifoga underlag i form av kvitton, läkarintyg eller liknande för att styrka innehållet i ansökan om inkluderingsstöd och eventuella kostnader kopplade till den.

Ansökan om inkluderingsstöd för faktiska kostnader, Erasmus+ 2021-2027 (pdf)

En student kan få top-up för inkludering och samtidigt beviljas inkluderingsstöd för faktiska merkostnader. Inkluderingsstöd för faktiska merkostnader kan vara kopplade till samma hinder som studenten beviljats top-up för eller en annan kategori av hinder.

Om en student med barn även har en funktionsnedsättning får personen två top-up för studenter med begränsade möjligheter?

En student som har barn och en funktionsnedsättning får ett (1) top-up, även om personen tillhör båda grupperna som har rätt till top-up. Om personen har kostnader för att till exempel transportera ner dyr utrustning som inte täcks av top-up kan lärosätet ansöka om inkluderingsstöd för faktiska kostnader.   

Om studenten redan är i väg på sin mobilitet och meddelar hemuniversitetet att hen är berättigad till top-up, måste top-up tilldelas?

Lärosätet ska betala ut top-up för hela perioden om deltagaren är berättigad till det. Lärosätet måste revidera Grant Agreement, men behålla båda uppsättningarna. Viktigt att lärosätet som vanligt begär in intyg/underlag som visar att deltagaren är berättigad till top-up. Lärosätet skriver en anteckning i Beneficiary Module om vad som hänt.

Top-up kan även läggas till efter avslutad mobilitet. Lärosätet behöver mejla UHR via eplushogre@uhr.se under pågående projekt med en förfrågan. Grant Agreement behöver inte uppdateras. Som vanligt behöver lärosätet begära in intyg/underlag som visar att deltagaren är berättigad till top-up. Lärosätet skriver en anteckning i Beneficiary Module om vad som hänt.

Kan en doktorand få medel för att bekosta en dyrare bostad för sig och sitt barn?

Om deltagaren behöver hyra boende som blir dyrare än ett standardboende för sig och sitt barn, kan lärosätet ansöka om inkluderingsstöd för deltagare med begränsade möjligheter för merkostnaden av hyran.

Om doktoranden åker på studentutbyte får personen top-up och kan ansöka om inkluderingsstöd för faktiska merkostnader. Om doktoranden åker på personalutbyte utgår inte top-up men kan fortfarande ansöka om inkluderingsstöd för faktiska merkostnader.

Kan en lärare med funktionsnedsättning söka inkluderingsstöd för faktiska merkostnader som uppstår i samband med ett utbyte? Läraren behöver även en medföljande person som hjälper till under utbytet.

Lärosätet kan ansöka om inkluderingsstöd för mellanskillnaden för ett standardboende och ett anpassat boende samt resa och boende för den medföljande personen. För den medföljande personen utgår ett schablonbelopp för resan baserat på antalet dagar. Läs mer om medföljande person i Annex 2.

Vem räknas som medföljande?

Med medföljande person menas till exempel en assistent, förälder eller mentor som assisterar en deltagare med begränsade möjligheter att delta i sin mobilitet eller förberedande besök. Ersättning för medföljande person regleras i Annex 2. Barn räknas inte som medföljande, kostnader för barn som följer med på utbytet redovisas med faktiska merkostnader.

Göteborgs universitet: Stöd till inresande blind student

Göteborgs universitet sökte och fick inkluderingsstöd för faktiska merkostnader för en inresande utbytesstudent från Bosnien-Hercegovina.

Erasmus+ inkluderingsstöd gav Nadina möjlighet att studera i Sverige. 

Polishögskolan i Norge: utvecklade BIP-kurs för att inkludera en grupp som annars har svårt att genomföra mobilitet

För att göra Erasmus+ programmet mer inkluderande infördes kort blandad mobilitet, en kombination av en kort fysisk mobilitet med en virtuell del. Polishögskolan i Norge har, tillsammans med sina internationella partners där bland annat Umeå universitet ingår, utvecklat en praktisk kurs med medel för blandade intensiva program (BIP) inom ramen för Erasmus+-programmet.

Kurs gör polisstudenter bättre rustade att hantera utmanande situationer

Förslag på konkreta insatser som lärosäten kan arbeta med:

• Ett inkluderingsmöte per termin med relevanta funktioner. Exempelvis: samordnare för Erasmus+, internationalisering, pedagogiskt stöd, studenthälsa, breddad rekrytering/breddat deltagande, studentkåren, kommunikation, ledningen, erasmusambassadörer och personal som varit på mobilitet.
• Kartläggning av studentgruppen – vilka studenter åker och vilka åker inte? Samla in data eller enkäter via Statistiska centralbyrån, databasen Bak- och framgrund, eller Ladok etc. Försök identifiera hinder för mobilitet och hur man kan undanröja eller överbrygga dessa.
• Uppsökande rekrytering i studenternas egna sammanhang för att bredda gruppen som mottar information. Till exempel i klassrum, via lärare, studentkåren, studentambassadörer eller samordnare för pedagogiskt stöd. Medel för studentambassadörer kan sökas årligen via UHR.
• Kommunikation och marknadsföring. Vem riktar sig budskapet till? Vem är avbildad? Vem för fram budskapet? Är information på webben lättillgänglig? Framgår det att top-up och inkluderingsstöd finns tillgängligt? Se gärna SALTO:s verktyg Watch it! Web Accessibility Tool and Checklist (länk till SALTO i listan nedan). Vilken typ av mobilitet marknadsförs, möter det behoven (t.ex. kort och blandad mobilitet)?
• Lättillgänglig mobilitet. Utbytesavtal utformade för mer lättillgänglig mobilitet där utmaningen inte upplevs lika stor. Kanske i närliggande land, med tydligt avtal om vilket studentstöd som ska finnas på plats och med eventuellt förberedande besök.

Mer information om inkludering och begränsade möjligheter:

Universitets- och högskolerådet

• UHR:s information om inkludering och mångfald i Erasmus+. Mer om inkludering och mångfald i Erasmus+.
• UHR-studier som rör breddad rekrytering och deltagande. Breddad rekrytering och deltagande - Universitets- och högskolerådet (UHR).
• Varje år erbjuder UHR via Kvalitetsdrivet webbinarier samt en konferens inom området breddad rekrytering och breddat deltagande. Anmäl dig till vår sändlista om du vill få information från UHR.
• Nationella minoriteter i Sverige. Läs mer om nationella minoriteter på uhr.se. 

Europeiska kommissionen

• Europeiska kommissionens strategi för inkludering och mångfald för Erasmus+ och Europeiska solidaritetskåren på EU-kommissionens webbplats.
• Inclusive Mobility erbjuder en kartläggning av tillgängligheten på lärosäten i Europa. Här finns även filmer där studenter med begränsade möjligheter berättar om sin mobilitet. Läs om Inclusive Mobility på EU-kommissionens webbplats.
• Erasmus+ stödcentrum för inkludering och mångfald heter SALTO (Resource Centre for Inclusion and Diversity in Education and Training). Här hittar du verktyg och riktlinjer vad gäller inkludering inom Erasmus+ på SALTO Inclusive Education på EU-kommissionens webbplats. 

Övriga länkar

• Specialpedagogiska skolmyndigheten (SPSM). Här finns information från SPSM om olika funktionsnedsättningar på SPSM:s webbplats. 

Vi meddelar dig som projektägare om att projektet ska granskas samt vilka underlag som ska granskas efter att du skickat in slutrapporten. Du har från det datumet 30 dagar på dig att skicka oss de underlag vi efterfrågar. Om vi inte får några underlag eller om underlagen är ofullständiga handlägger vi ärendet utifrån den information vi har fått. Som en del av granskningen slumpar vi ett antal utresande studenter, lärare och personal för en närmare kontroll. Antalet avgörs utifrån hur många mobiliteter ditt projekt har.

När vår granskning är klar skickar vi ett avslutningsbrev till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen.

För studentmobilitet: studier och praktik:

• Att utbytesavtal (Grant Agreement) är underskrivet av samtliga parter.
• Att studieavtal (Learning Agreement) är underskrivet av samtliga parter.
• Att praktikavtal (Training Agreement) underskrivet av samtliga parter.
• Att deltagarintyg (Certificate of attendance) eller motsvarande dokument är underskrivet av den mottagande organisationen som inkluderar minst deltagarens namn, mobilitetens syfte samt mobilitetens start- och slutdatum.
• Tillgodoräknande (utdrag ur Ladok eller motsvarande), intyg från praktikanordnaren och/eller annan rapport från den mottagande organisationen.
• Att deltagarrapport finns från respektive student.
• Kontoutdrag som visar utbetalning av stipendierna inklusive eventuell tilläggsfinansiering.
• Om deltagaren har fått extramedel för inkluderingsstöd ska originalkvitton och andra relevanta underlag finnas tillgängliga.
• Om ni för deltagaren har sökt och beviljats en force majeure-ansökan ska ansökan och relevanta underlag finnas tillgängliga
• Om deltagaren har mottagit ett tillägg för grönt resande ska en underskriven sanningsförsäkran av både deltagare och sändande organisation på att resan har gjorts med ett grönt alternativ finnas tillgänglig. Tågbiljetter eller dylikt behöver uppvisas.

För personalmobilitet: undervisningsuppdrag och personalfortbildning:

• Att utbytesavtal (Grant Agreement) är underskrivet av samtliga parter.
• Att utbytesavtal (Staff Mobility Agreement) är underskrivet av samtliga parter.
• Intyg underskrivet av den mottagande organisationen som inkluderar minst deltagarens namn, mobilitetens syfte och mobilitetens start- och slutdatum. För undervisningsuppdrag ska den även inkludera antalet undervisningstimmar.
• Att deltagarrapport från respektive person finns tillgängliga.
• Kontoutdrag som visar utbetalning av stipendierna inklusive eventuell tilläggsfinansiering.
• Om stipendiet har betalats ut till institutionen behöver vi se reseräkning/utbetalning av traktamente som visar att deltagaren tagit del av stipendiet (originalkvitton behövs inte).
• Om deltagaren har fått extramedel för inkluderingsstöd ska originalkvitton och andra relevanta underlag finnas tillgängliga.
• Om ni för deltagaren har sökt och beviljats en force majeure-ansökan ska ansökan och relevanta underlag finnas tillgängliga.
• I förekommande fall: ekonomiskt underlag om ni har utnyttjat posten exceptional costs för dyrare resor istället för de ordinarie reseschablonerna för de slumpade deltagarna.
• Om deltagaren har mottagit ett tillägg för grönt resande ska en underskriven sanningsförsäkran av både deltagare och sändande organisation på att resan har gjorts med ett grönt alternativ finnas tillgänglig. Tågbiljetter eller dylikt behöver uppvisas.

Om vi hittar brister vid kontrollen kan det få vissa konsekvenser. Till exempel kan du behöva betala tillbaka medel om dokumentationen inte kan styrka att mobiliteter ägt rum.

• En verksamhetsgranskning där vi säkerställer att rutiner och processer hos er som projektägare håller god kvalitet och följer de regelverk som finns.
• En ekonomisk och administrativ granskning av det senaste slutrapporterade projektet. Som en del av granskningen slumpar vi ett antal utresande studenter, lärare och personal för en närmare kontroll. Antalet avgörs utifrån hur många mobiliteter ditt projekt har.

För systemkontrollen besöker vi från Universitets- och högskolerådet ditt lärosäte, ett så kallat platsbesök, för att kunna granska relevanta underlag.

Innan kontrollen:

30 dagar innan systemkontrollen skickar vi information till dig med en checklista med frågor som du besvarar. Du skickar svaren till oss senast en vecka innan besöket. Du skickar då även med ett detaljerat program med namn på de personer som kommer att delta under vårt möte.

Under kontrollen:

Under besöket ställer vi följdfrågor på de redan besvarade frågorna, kontrollerar dokumentation och antecknar i en checklista för systemkontroll. Om underlag saknas eller är ofullständigt talar vi om det omgående och du får möjlighet att komplettera underlaget så snart som möjligt efter att vi genomfört kontrollen.

Efter kontrollen:

Inom 30 dagar efter systemkontrollen skickar vi en preliminär återkoppling. Den innehåller granskningens resultat och slutsatser, samt eventuella anmärkningar, information om återkrav och rekommendationer.

Du har inte möjlighet att skicka in ytterligare kompletteringar efter att vi skickat den preliminära återkopplingen. Däremot kan du skicka kommentarer eller ett omprövningsbeslut inom 30 dagar från och med att vi skickat återkopplingen. I de fallen har vi ytterligare 30 dagar att färdigställa återkopplingen och skicka dig den slutgiltiga versionen.

Vi skickar alltid en slutgiltig återkoppling, oavsett om du lämnat synpunkter på den preliminära eller inte.

Vid verksamhetsgranskningen kontrollerar vi:

• Hur väl lärosätet lever upp till åtaganden i Erasmus Charter for Higher Education, bilaterala överenskommelser med andra lärosäten och kontrakten mellan lärosätet och programmets deltagare.
• Processen för tillgodoräkning efter genomförd mobilitetsperiod.
• Vilka åtgärder lärosätet har vidtagit för att undvika dubbelfinansiering.
• Urvalsprocessen och urvalskriterier av programmets deltagare.
• Hur budgetfördelningen fastställs.
• Eventuell omfördelning av budget.
• Lärosätets rapportering till Universitets- och högskolerådet, att tidsramar har hållits med mera.
• Om lärosätet driver ett konsortium: bland annat kontrakten mellan medlemmarna.
• Kontoutdrag från lärosätets bankkonto som visar inbetalningar från Universitets- och högskolerådet.
• Efterlevnad av det finansiella regelverket: att man respekterar gällande bidragsnivåer med mera.
• Respekt för programmets regelverk när det gäller synlighet/spridning.
• Hur väl stödet för studenter och personal fallit ut.
• Hanteringen av projektcykeln.
• Hantering av programmets dokumentation.
• Kontroll av deltagarnas behörighet och aktiviteters varaktighet med mera.

Vid den ekonomiska och administrativa granskningen kontrollerar vi:

• Se vad som vad som granskas under avsnittet Fördjupad granskning.

Dokument som rör de ekonomiska rutinerna:

• Kopior på kontoutdrag från lärosätets bankkonto som visar samtliga inbetalningar från Universitets- och högskolerådet ska vara tillgängliga.

Om vi hittar brister vid kontrollen kan det få vissa konsekvenser. En systemkontroll kan exempelvis leda till att mobiliteter underkänns eller att ni blir ombedda att skicka in en plan för hur ni tänker åtgärda de påtalade bristerna. Vid allvarliga och omfattande brister kan ert lärosäte fråntas sin Erasmus Charter For Higher Education (ECHE).

För att få ansökan beviljad ska skälet till händelsen falla inom ramen för force majeure, alltså vara en oförutsedd händelse utanför deltagarens kontroll.

Force majeure kan åberopas för samtliga typer av mobiliteter (studier, praktik, undervisning och fortbildning). Det gäller såväl mobiliteter som påbörjats och avbrutits i förtid, som mobiliteter som ställts in innan de påbörjats eller som förhindrats att starta enligt plan.

Notera att vid beviljad force majeure erhåller projekt inga ytterligare medel. Grundprincipen är att ansökan om att åberopa force majeure baseras på de schablonbelopp som finns för resa och underhåll inom Erasmus+. Lärosäten kan ansöka om att behålla schablonen för: organisationsstöd, individuellt stöd och eventuell reseschablon. I vissa fall kan ni ansöka om faktiska kostnader.

Tänk på att stipendiet är ett bidrag för de extra kostnader som uppstår för deltagaren under utlandsperioden och inte är tänkt att täcka alla levnadsomkostnader. Lärosätets ansökan om force majeure bör därmed vara skälig när det gäller de kostnader som beskrivs i förhållande till det belopp som lärosätet önskar behålla för mobiliteten. De huvudsakliga kostnader som uppstår för deltagaren vid avbruten mobilitet är kostnader för boende i värdlandet som inte kan återbetalas samt avgift för ombokning av resa. Resor bör bokas som ombokningsbara då det i regel enbart är avgiften för ombokning som kan ersättas.

Ett bifallsbeslut kan gälla för hela eller för delar av de ansökta kostnaderna. Vid bifall ska lärosäten redovisa de kostnaderna som har beviljats. Lärosätet kan ersätta en deltagare med OS-medel även om en ansökan om force majeure har avslagits. Det rapporteras inte i slutrapporten.

Mobiliteter som påbörjats och förändrats

Mobiliteter som har avbrutits i förtid eller som har påbörjats senare än planerat kan ersättas med ett av följande alternativ:

• Dagsbelopp baserat på antal fysiska dagar då deltagaren genomförde mobilitet i värdlandet.
• Dagsbelopp baserat på fler eller färre dagar än deltagaren deltog fysiskt i mobiliteten.
• Eventuell reseschablon (travel support). Om deltagaren har rätt till reseschablon. Till exempel resekostnader som inte kan återbetalas.

Lärosätet ansöker om det alternativ som bäst motsvarar de utgifter som deltagaren har haft kopplade till mobiliteten, till exempel resekostnader och hyra i värdlandet. 

OS-medel behålls automatiskt för mobiliteter som blir beviljade force majeure.

Mobiliteter som ställts in innan de påbörjats och där kostnader uppstått

Mobiliteter som på grund av en oförutsedd händelse har ställts in innan de påbörjats kan ersättas med ett eller flera av följande alternativ:

• Dagsbelopp baserat på det antal dagar som deltagaren hade kostnader i värdlandet och ej kan avbokas. Till exempel om kostnader för hyra inte kan återbetalas.
• Eventuell reseschablon (travel support). Om deltagaren har rätt till reseschablon. Till exempel resekostnader som inte kan återbetalas.
• Faktiska kostnader, deltagare som inte har rätt till reseschablon kan vid inställd mobilitet ansöka om faktiska kostnader. Se mer information under rubriken ”Faktiska kostnader”.

OS-medel behålls automatiskt för mobiliteter som blir beviljade force majeure.

Mobiliteter som ställts in innan de påbörjats och där inga kostnader har uppstått

För mobiliteter som på grund av en oförutsedd händelse har ställts in innan de påbörjats och där det inte har uppstått några kostnader, kan lärosätet ansöka om att få behålla OS-medel.

Faktiska kostnader

I särskilda fall om projektet har haft kostnader som är avsevärt högre eller lägre än de aktuella schablonbelopp (dagsbelopp) ni kan ansöka om, kan projektet också/istället ansöka om faktiska kostnader. Ni kan till exempel ansöka om faktiska kostnader när deltagaren haft en eventuell avgift för att boka om biljett (UHR beviljar inte kostnad för en helt ny biljett), eventuell deposition för boende, och kostnad för ansökan om visum (endast inom KA171 om mobiliteten inte blev av). Notera att UHR hanterar varje force majeure-ansökan individuellt och alla kostnader behöver vara motiverade.

Vid ansökan om faktiska kostnader måste ekonomiska underlag som styrker kostnaderna bifogas slutrapporten. Observera att ni inte erhåller några ytterligare medel vid en beviljad force majeure.

Notera att ansökan om faktiska kostnader ska ske i undantagsfall, det är rekommenderat att ansöka om dagsbelopp.

Lärosätet behöver inte ansöka om force majeure om en mobilitetsperiod blivit kortare än planerad på grund av en oförutsedd händelse men där minimikravet avseende antal dagar eller antal undervisningstimmar har uppnåtts. Deltagaren behåller stipendiebelopp motsvarande antalet dagar för genomförd fysisk mobilitet på plats i värdlandet.

En ansökan behöver dock göras i de fall ni vill att deltagaren ska få behålla ett högre stipendiebelopp än hen har rätt till baserat på antalet faktiska mobilitetsdagar i värdlandet. Se Exempel 1 - avbrott där minimidagarsgränsen uppfylls.

En ansökan om force majeure måste ha inkommit till Universitets- och högskolerådet innan projektet slutrapporteras. Skicka gärna in ansökan så snart mobiliteten är avslutad istället för att vänta till slutet av projektperioden. Ansökan mejlas till eplushogre@uhr.se. Projektet får besked via mejl. 

Tänk på att:

• mobiliteten ska vara inlagd i Beneficiary module (BM) vid tidpunkten för ansökan
• inte rapportera force majeure eller förändra uppgifter om mobiliteten i BM förrän Universitets- och högskolerådet har lämnat besked om ansökan
• endast ange mobilitetsnummer (så som angivet i BM). Ange inte deltagarens namn i ansökningsformulär, i filnamn eller i mejl.
• inte bifoga underlag i form av kvitton, läkarintyg eller liknande för att styrka innehållet i ansökan och eventuella kostnader kopplade till den
• spara underlag på lärosätet i form av kvitton, tjänsteanteckning om uppvisat läkarintyg eller liknande som styrker innehållet i ansökan och eventuella kostnader kopplade till den. Läs mer under nedan rubrik ”Vilka underlag ska sparas?”
• OBS! Från och med 1 januari 2023 kommer mobiliteter som ställts in/påverkats av Covid-19 inte längre automatiskt erkännas som force majeure. Att flagga en mobilitet i BM som Covid-19-relaterad är inte längre tillräckligt för att ge status force majeure. Mobiliteter som påverkats av Covid-19 behöver godkännas genom en force majeureansökan.

Ansökan om att åberopa force majeure inom Erasmus+ mobilitet högre utbildning, uppdaterad version 1 nov 2023 (pdf)

Bidrag för deltagare med inkluderingsstöd ska inte inkluderas i force majeureansökan. Mejla istället eplushogre@uhr.se om mobiliteten förändras eller avbryts, vilket påverkar stipendiet.

Vid eventuell kontroll (som kan ske upp till fem år efter avslutat projekt) ska ni kunna uppvisa dokumentation som styrker:

• Att berörd mobilitetsaktivitet varit planerad (till exempel learning agreements, grant agreements, kontakt med mottagande organisation).
• Att berörd mobilitet inte kunnat genomföras som planerat (till exempel tjänsteanteckning om uppvisat läkarintyg eller annat underlag som styrker skälen för att mobiliteten avbröts/ställdes in etcetera).
• Att ni/deltagaren har försökt men inte lyckats få tillbaka pengar för mobiliteten, till exempel försök att få tillbaka pengar för flygbiljett alternativt försök att omboka flygbiljetten (flygbolag, resebyrå eller dylikt), intyg från försäkringsbolag eller liknande.
• Att ni har haft utgifter kopplade till berörd mobilitet i ert projekt (till exempel ekonomiska underlag, fakturor, kvitton).

Bilagan beskriver generella regler för avtalet mellan lärosätet och Universitets- och högskolerådet, dess innebörd och vad som händer om någon av parterna inte följer avtalet. Bilagan beskriver även saker såsom:

• Hur begäran om kontraktsändring och force majeure bör går till.
• Vad som ses som ogiltiga kostnader.
• Vilka kontroller som EU-kommissionen kan komma att göra.
• Hur och vid vilka tillfällen EU-loggan ska synliggöras.

Annex I: General Conditions mono beneficiary KA131 2022 (pdf)

Bilagan innehåller en översikt över hur mycket medel som projektet har blivit beviljat för olika budgetposter och aktiviteter. Här finns även information om den totala tiden projektet beviljats för aktiviteterna, angivet i månader och dagar, samt det totala antalet deltagare.

Bilagan skickar vi per e-post tillsammans med beskedet om beviljade medel och kontraktet.

Bilagan innehåller de finansiella regler som gäller för projektägarens kontrakt. I dokumentet beskrivs bland annat:

• Hur organisationsstödet (OS-medel) beräknas.
• Hur stipendiet (Individual support) ska beräknas, vad som gäller i de fall mobilitetsperioden förändras, regler för resestöd till studenter, vilken dokumentation som behövs för att styrka en mobilitet etcetera.
• Regler för ansökan om medel för deltagare med funktionsnedsättning.
• Vilka kontroller som Universitets- och högskolerådet och EU-kommissionen kan komma att göra samt vilken dokumentation som då behöver finnas tillgängliga.
• Vad som ska återbetalas vid icke-godkänd slutrapport (slutrapport med under 50 poäng).

Annex III: Financial and Contractual Rules KA131 2022 (pdf)

Bilagan ger en översikt över samtliga stipendienivåer och resebidrag för den aktuella projektperioden.

Annex IV: Applicable rates KA131 2022 (pdf)

Student charter

Dokumentet beskriver deltagarens rättigheter och skyldigheter gentemot både sändande och mottagande organisation innan, under och efter utbytet. Här beskrivs även vilket stöd en deltagare kan förvänta sig i händelse av att problem skulle uppstå.

Erasmus student charter, engelsk version (pdf)

Erasmus student charter, svensk version (pdf)

Grant agreement - avtal mellan projektägaren och deltagaren

Grant Agreement for mobility participants är det avtal som fastställer vad projektägaren och den individ som deltar i mobilitetsaktiviteten kommit överens om. Här framgår bland annat vilket finansiellt stöd deltagaren kommer att få under sitt utbyte, hur och när utbetalningarna sker samt vilken typ av försäkring som deltagaren har under mobilitetsperioden. Här beskrivs även båda parters skyldigheter och vad som händer om någon utav parterna inte uppfyller sina åtaganden. Även om ni inte använder EU-kommissionens mallar är ett Grant Agreement obligatoriskt.

Mallen omfattar både mobilitet inom EU-länder/tredjeländer som är associerade till programmet (tidigare kallat programländer) och tredjeländer som inte är associerade till programmet (tidigare kallat partnerländer) inom den internationella dimensionen.

Annex V: Grant agreement for mobility participants higher education 2022 (word)

Dokument för studentmobilitet

Som en del av det europeiska studentkortinitiativet och för att främja miljövänliga metoder i Erasmus + är det obligatoriskt att Learning Agreement för studier för mobilitet inom programländer upprättas digitalt. Antingen via EU-kommissionens verktyg Online Learning Agreement eller genom det systemstöd som valts. Mobilitet som sker med partnerländer inom den internationella dimensionen omfattas för närvarande inte av kravet och kan använda pappersversionen. 

Studenter inom högre utbildning genomför en mobilitet och Learning Agreement for studies/traineeships är en överenskommelse och kvalitetsförsäkran om mobilitetens innehåll mellan tre parter – sändande organisation, den mottagande organisationen och den individ som deltar i mobilitetsaktiviteten. Där ska information om bland annat planerad mobilitetsperiod, kurskoder, titel på kurs och antal förväntade ECTS, eller beskrivning av praktikens innehåll framgå.

Mallen omfattar mobilitet mellan EU-länder/tredjeländer som är associerade till programmet (tidigare kallat programländer):

Online Learning Agreement - Student Mobility for Studies 2022 (word)

Mallen omfattar mobilitet mellan EU-länder/tredjeländer som är associerade till programmet (tidigare kallat programländer) och tredjeländer som inte är associerade med programmet (tidigare kallat partnerländer) inom den internationella dimensionen:

Learning Agreement - Student Mobility for Studies International Mobility 2022 (word)

Mallen omfattar både mobilitet mellan EU-länder/tredjeländer som är associerade till programmet (tidigare kallat programländer) och tredjeländer som inte är associerade med programmet (tidigare kallat partnerländer) inom den internationella dimensionen:

Learning agreement - Traineeships 2022 (word)

Mallen omfattar enbart mobilitet mellan EU-länder/tredjeländer som är associerade till programmet (tidigare kallat programländer):

Digitalt: webbplatsen Online Learning Agreement

Till Learning Agreement finns EU-kommissionens riktlinjer som vägleder dig i hur du fyller i underlaget:

Guidelines on how to use the Online Learning Agreement - Studies (pdf)

Guidelines on how to use Learning agreement - Traineeships (pdf)

Dokument för personalmobilitet

När en lärare eller övrig personal genomför en mobilitet är dokumenten en kvalitetsförsäkran om mobilitetens innehåll mellan tre parter – sändande organisation, den mottagande organisationen och den individ som deltar i mobilitetsaktiviteten.

Staff Mobility Agreement är en överenskommelse och kvalitetsförsäkran om mobilitetens innehåll mellan tre parter – sändande organisation, den mottagande organisationen och den individ som deltar i mobilitetsaktiviteten. Exempelvis ska, vid ett undervisningsuppdrag, information om hur många timmar som deltagaren ska undervisa finnas med.

Mallen omfattar både mobilitet mellan EU-länder/tredjeländer som är associerade till programmet (tidigare kallat programländer) och mobilitet till tredjeländer som inte är associerade till programmet (tidigare kallat partnerländer) inom den internationella dimensionen:

Annex V: Mobility Agreement - Staff Mobility For Teaching 2022 (word)

Annex V: Mobility Agreement - Staff Mobility For Training 2022 (word)

Addendum financial and contractual rules applicable to projects organising virtual activities due to covid-19, 2022 (pdf)

Bilagan innehåller en översikt över hur mycket medel projektet har blivit beviljat för olika budgetposter och aktiviteter. Här finns även information om den totala tiden projektet beviljats för aktiviteterna, angivet i månader och dagar, samt det totala antalet deltagare.

Bilagan skickar vi per e-post i samband med information om kontraktet.

Bilagan innehåller de finansiella regler som gäller för projektägarens kontrakt. I dokumentet beskrivs bland annat:

• Hur organisationsstödet (OS-medel) beräknas.
• Hur stipendiet (Individual support) ska beräknas, vad som gäller i de fall mobilitetsperioden förändras, regler för resestöd till studenter, vilken dokumentation som behövs för att styrka en mobilitet etcetera.
• Regler för ansökan om medel för deltagare med funktionsnedsättning.
• Vilka kontroller som Universitets- och högskolerådet och EU-kommissionen kan komma att göra samt vilken dokumentation som då behöver finnas tillgängliga.
• Vad som ska återbetalas vid icke-godkänd slutrapport (slutrapport med under 50 poäng)

Annex II: Applicable rules to eligible costs 2023 (pdf)

Bilagan ger en översikt över samtliga stipendienivåer och resebidrag för den aktuella projektperioden.

Annex III: Applicable rates 2023 (pdf)

Annex IV är inte applicerbart för detta kontrakt.

Bilagan beskriver regler för avtalet mellan lärosätet och Universitets- och högskolerådet, dess innebörd och vad som händer om någon av parterna inte följer avtalet. Bilagan beskriver även saker såsom:

• Budgetflexibilitet
• Inkluderingsstöd
• Slutrapportering
• Vilka kontroller som EU-kommissionen kan komma att göra

Annex V: Specific rules 2023 (pdf)

Student charter

Dokumentet beskriver deltagarens rättigheter och skyldigheter gentemot både sändande och mottagande organisation innan, under och efter utbytet. Här beskrivs även vilket stöd en deltagare kan förvänta sig i händelse av att problem skulle uppstå.

Erasmus student charter, english version (pdf)

Erasmus student charter, svensk version (pdf)

Grant agreement - avtal mellan projektägaren och deltagaren

Grant Agreement for mobility participants är det avtal som fastställer vad projektägaren och den individ som deltar i mobilitetsaktiviteten kommit överens om. Här framgår bland annat vilket finansiellt stöd deltagaren kommer att få under sitt utbyte, hur och när utbetalningarna sker samt vilken typ av försäkring som deltagaren har under mobilitetsperioden. Här beskrivs även båda parters skyldigheter och vad som händer om någon utav parterna inte uppfyller sina åtaganden. Även om ni inte använder EU-kommissionens mallar är ett Grant Agreement obligatoriskt.

Mallen omfattar både mobilitet inom EU-länder/tredjeländer som är associerade till programmet (tidigare kallat programländer) och tredjeländer som inte är associerade till programmet (tidigare kallat partnerländer) inom den internationella dimensionen.

Annex VI: Grant Agreement for mobility participants higher education 2023 (word)

Dokument för studentmobilitet

Som en del av det europeiska studentkortinitiativet och för att främja miljövänliga metoder i Erasmus+ ska Learning Agreement för studier för mobilitet inom programländer upprättas digitalt. Antingen via EU-kommissionens verktyg Online Learning Agreement eller genom det systemstöd som valts. Mobilitet som sker med partnerländer inom den internationella dimensionen omfattas för närvarande inte av kravet och kan använda pappersversionen.

Studenter inom högre utbildning genomför en mobilitet och Learning Agreement for studies/traineeships är en överenskommelse och kvalitetsförsäkran om mobilitetens innehåll mellan tre parter – sändande organisation, den mottagande organisationen och den individ som deltar i mobilitetsaktiviteten. Där ska information om bland annat planerad mobilitetsperiod, kurskoder, titel på kurs och antal förväntade ECTS, eller beskrivning av praktikens innehåll framgå.

Mallen omfattar mobilitet mellan EU-länder/tredjeländer som är associerade till programmet (tidigare kallat programländer):

Online Learning Agreement - Student Mobility for Studies 2023

Learning agreement – Student Mobility for Studies 2023 (word)

Mallen omfattar mobilitet mellan EU-länder/tredjeländer som är associerade till programmet (tidigare kallat programländer) och tredjeländer som inte är associerade med programmet (tidigare kallat partnerländer) inom den internationella dimensionen:

Learning Agreement - Student Mobility for Studies International Mobility 2023 (word)

Mallen omfattar både mobilitet mellan EU-länder/tredjeländer som är associerade till programmet (tidigare kallat programländer) och tredjeländer som inte är associerade med programmet (tidigare kallat partnerländer) inom den internationella dimensionen:

Learning agreement - Traineeships 2023 (word)

Mallen omfattar enbart mobilitet mellan EU-länder/tredjeländer som är associerade till programmet (tidigare kallat programländer):

Digitalt: webbplatsen Online Learning Agreement

Till Learning Agreement finns EU-kommissionens riktlinjer som vägleder dig i hur du fyller i underlaget:

Guidelines on how to use the Online Learning Agreement - Studies (pdf)

Guidelines on how to use Learning agreement - Traineeships (pdf)

Dokument för personalmobilitet

När en lärare eller övrig personal genomför en mobilitet är dokumenten nedan en kvalitetsförsäkran om mobilitetens innehåll mellan tre parter – sändande organisation, den mottagande organisationen och den individ som deltar i mobilitetsaktiviteten.

Staff Mobility Agreement är en överenskommelse och kvalitetsförsäkran om mobilitetens innehåll mellan tre parter – sändande organisation, den mottagande organisationen och den individ som deltar i mobilitetsaktiviteten. Exempelvis ska, vid ett undervisningsuppdrag, information om hur många timmar som deltagaren ska undervisa finnas med.

Mallen omfattar både mobilitet mellan EU-länder/tredjeländer som är associerade till programmet (tidigare kallat programländer) och mobilitet till tredjeländer som inte är associerade till programmet (tidigare kallat partnerländer) inom den internationella dimensionen:

Annex VI: Mobility Agreement - Staff Mobility For Teaching 2023 (word)

Annex VI: Mobility Agreement - Staff Mobility For Training 2023 (word)

Bilagan innehåller en översikt över hur mycket medel projektet har blivit beviljat för olika budgetposter och aktiviteter. Här finns även information om den totala tiden projektet beviljats för aktiviteterna, angivet i månader och dagar, samt det totala antalet deltagare.

Bilagan skickar vi per e-post i samband med information om kontraktet.

Bilagan innehåller de finansiella regler som gäller för projektägarens kontrakt. I dokumentet beskrivs bland annat:

• Hur organisationsstödet (OS-medel) beräknas.
• Hur stipendiet (Individual support) ska beräknas, vad som gäller i de fall mobilitetsperioden förändras, regler för resestöd till studenter, vilken dokumentation som behövs för att styrka en mobilitet etcetera.
• Regler för ansökan om medel för deltagare med funktionsnedsättning.
• Vilka kontroller som Universitets- och högskolerådet och EU-kommissionen kan komma att göra samt vilken dokumentation som då behöver finnas tillgängliga.
• Vad som ska återbetalas vid icke-godkänd slutrapport (slutrapport med under 50 poäng)

Annex II: Additional information to the eligibility of costs 2024 (pdf)

Bilagan ger en översikt över samtliga stipendienivåer och resebidrag för den aktuella projektperioden.

Annex III: Applicable rates 2024 (pdf)

Annex IV är inte applicerbart för detta kontrakt.

Bilagan beskriver regler för avtalet mellan lärosätet och Universitets- och högskolerådet, dess innebörd och vad som händer om någon av parterna inte följer avtalet. Bilagan beskriver även saker såsom:

• Budgetflexibilitet
• Inkluderingsstöd
• Slutrapportering
• Vilka kontroller som EU-kommissionen kan komma att göra

Annex V: Specific rules 2024 (pdf)

Student charter

Dokumentet beskriver deltagarens rättigheter och skyldigheter gentemot både sändande och mottagande organisation innan, under och efter utbytet. Här beskrivs även vilket stöd en deltagare kan förvänta sig i händelse av att problem skulle uppstå.

Erasmus student charter, english version (pdf)

Erasmus student charter, svensk version (pdf)

Grant agreement - avtal mellan projektägaren och deltagaren

Grant Agreement for mobility participants är det avtal som fastställer vad projektägaren och den individ som deltar i mobilitetsaktiviteten kommit överens om. Här framgår bland annat vilket finansiellt stöd deltagaren kommer att få under sitt utbyte, hur och när utbetalningarna sker samt vilken typ av försäkring som deltagaren har under mobilitetsperioden. Här beskrivs även båda parters skyldigheter och vad som händer om någon utav parterna inte uppfyller sina åtaganden. Även om ni inte använder EU-kommissionens mallar är ett Grant Agreement obligatoriskt.

Mallen omfattar både mobilitet inom EU-länder/tredjeländer som är associerade till programmet (tidigare kallat programländer) och tredjeländer som inte är associerade till programmet (tidigare kallat partnerländer) inom den internationella dimensionen. publicerar vi under maj/juni.

Annex VI: Grant agreement for mobility participants higher education 2024 (word)

Dokument för studentmobilitet

Som en del av det europeiska studentkortinitiativet och för att främja miljövänliga metoder i Erasmus+ ska Learning Agreement för studier för mobilitet inom programländer upprättas digitalt. Antingen via EU-kommissionens verktyg Online Learning Agreement eller genom det systemstöd som valts. Mobilitet som sker med partnerländer inom den internationella dimensionen omfattas för närvarande inte av kravet och kan använda pappersversionen.

Studenter inom högre utbildning genomför en mobilitet och Learning Agreement for studies/traineeships är en överenskommelse och kvalitetsförsäkran om mobilitetens innehåll mellan tre parter – sändande organisation, den mottagande organisationen och den individ som deltar i mobilitetsaktiviteten. Där ska information om bland annat planerad mobilitetsperiod, kurskoder, titel på kurs och antal förväntade ECTS, eller beskrivning av praktikens innehåll framgå.

Mallen omfattar mobilitet mellan EU-länder/tredjeländer som är associerade till programmet (tidigare kallat programländer):

Online Learning Agreement - Student Mobility for Studies 2024 (word)

Learning agreement – Student Mobility for Studies 2024 (word)

Mallen omfattar både mobilitet mellan EU-länder/tredjeländer som är associerade till programmet (tidigare kallat programländer) och tredjeländer som inte är associerade med programmet (tidigare kallat partnerländer) inom den internationella dimensionen:

Higher education Learning agreement for studies KA131 - International mobility

Mallen omfattar både mobilitet mellan EU-länder/tredjeländer som är associerade till programmet (tidigare kallat programländer) och tredjeländer som inte är associerade med programmet (tidigare kallat partnerländer) inom den internationella dimensionen:

Learning agreement - Traineeships 2024 (word)

Mallen omfattar enbart mobilitet mellan EU-länder/tredjeländer som är associerade till programmet (tidigare kallat programländer):

Digitalt: webbplatsen Online Learning Agreement

Till Learning Agreement finns EU-kommissionens riktlinjer som vägleder dig i hur du fyller i underlaget:

Guidelines on how to use the Online Learning Agreement - Studies (pdf)

Guidelines on how to use Learning agreement - Traineeships (pdf)

Dokument för personalmobilitet

När en lärare eller övrig personal genomför en mobilitet är dokumenten nedan en kvalitetsförsäkran om mobilitetens innehåll mellan tre parter – sändande organisation, den mottagande organisationen och den individ som deltar i mobilitetsaktiviteten.

Staff Mobility Agreement är en överenskommelse och kvalitetsförsäkran om mobilitetens innehåll mellan tre parter – sändande organisation, den mottagande organisationen och den individ som deltar i mobilitetsaktiviteten. Exempelvis ska, vid ett undervisningsuppdrag, information om hur många timmar som deltagaren ska undervisa finnas med.

Mallen omfattar både mobilitet mellan EU-länder/tredjeländer som är associerade till programmet (tidigare kallat programländer) och mobilitet till tredjeländer som inte är associerade till programmet (tidigare kallat partnerländer) inom den internationella dimensionen:

Annex VI: Mobility Agreement - Staff Mobility For Teaching 2024 (word)

Annex VI: Mobility Agreement - Staff Mobility For Training 2024 (word)