Inför E-tray

Abtin Kronold har studerat juridik, både i Sverige och utomlands. Han har också praktiserat på EU-rådet och jobbat gentemot EU-institutionerna. Idag arbetar han som Dataskyddsombud för Göteborgs Stad. Abtin klarade inkorgsövningen e-tray 2018. Nedan delar Abtin med sig av sina erfarenheter från att klara E-tray.

1. Hur lång tid tog det för dig att förbereda inför e-tray?
   Det tog mig cirka två veckor att förbereda mig för e-tray.
2. På vilket sätt förberedde du dig? Kan du ge några bra tips för dem som ska ta e-tray nu?
   Jag förberedde mig på e-tray genom att träna på SJT (situational judgement test) och titta på gratis exempel som finns på olika sidor. Hela logiken har samma uppbyggnad och det handlar i slutändan också om att träna på tidsaspekten. 
3. Vilka informationskällor/resurser använde du när du tränade inför e-tray?
   Jag använde mig av dessa två sidor:
   1) EUtraining.eu (kostar)  2) www.selor.be (gratis men på franska)
4. Hur gick e-tray till? Dela gärna dina erfarenheter och ge råd och tips som du tycker är viktiga att tänka på (t.ex. praktisk information)
   E-tray innebär att du får en stor mängd mejl (e-post) som du ska läsa. Du får också många SJT -frågor som du ska besvara. Frågorna ska besvaras med utgångspunkt utifrån det du har läst men också normal SJT-logik. Vad är bästa svaret och vad är sämsta svaret men utifrån -2, -1, 0, +1, +2. Ju längre du är ifrån det rätta svaret ju färre poäng får du. Är du alldeles osäker kan du ju alltid ta en nolla för då kommer du närmast. Om du får ont om tid bör du klicka på nollan.
5. Har du några fler tips på vad man ska tänka på när man gör e-tray?
   Lägg inte för mycket tid på att läsa mejlen noggrant utan läs igenom översiktligt en gång. Det är bra att ha läst alla mejl men många frågor kan du lösa utifrån normal SJT-logik. Det är viktigt att kunna läsa snabbt så träna på tiden. Det har du nytta av oavsett hur det går.  

Amie Svärd arbetar som nationalekonom på EU-kommissionen på DG GROW, som är Generaldirektoratet för den inre marknaden, industri, entreprenörskap samt små och medelstora företag. Hon arbetar med EU:s kemikalielagstiftning (REACH) med fokus på industripolitik. 

1. När tog du e-tray/inkorgövning?
   Jag gjorde e-tray i oktober 2017 till uttagsprovet AD5.
2. Hur lång tid tog det för dig att förbereda dig inför e-tray?
   Jag förberedde mig under cirka 2 veckor.
3. På vilket sätt förberedde du dig? Ge några bra tips för dem som ska ta e-tray nu. Vilka informationskällor/resurser använde du när du tränade inför e-tray?
   Jag förberedde mig genom att först försöka förstå i så stor utsträckning som möjligt vad som förväntades av mig under provet. Sedan tränade jag för att ha en tydlig tidsstrategi. Min strategi blev att lägga ungefär 5 minuter på att förstå exakt vilken roll jag hade och vilket sammanhang jag befann mig i. Sedan lade jag 15 minuter på att läsa alla mejl och skriva ned från vem till vem de hade skickats, datum när de hade skickats, och om det var viktiga datum som var bra att komma ihåg. Resten av tiden lade jag på att svara på frågorna, en efter en. Jag tror att det hjälpte mig att klara provet. Det gav mig ett lugn att veta att om jag använde tiden på ”rätt” sätt så ger jag mig själv chansen att hinna svara på alla frågor.
   Som material använde jag en metodbok från Orseu. Sedan köpte jag fem onlinetester för AD5 via EU Training som jag gjorde innan provet.
4. Hur gick e-tray till? Dela gärna dina erfarenheter och ge råd och tips som du tycker är viktiga att tänka på (t.ex. praktisk information)
   E-tray är ett test på 50 minuter som testar din förmåga att hantera stora mängder information, prioritera, organisera och hantera olika situationer som kan uppstå på jobbet, till exempel konflikter eller att prioritera vad som måste göras när och hur.
   
   Rent praktiskt går testet till så att du får en inkorg med cirka 20 mejl där du varken kan se datum eller vem som har skickat mejlet. Du måste alltså öppna varje mejl för att se all information. Sedan ska du svara på mellan 16-20 situationsbaserade frågor genom att ranka svarsalternativen från ”Most effective” > ”Neutral” > ”Least effective”. 

Tips:

• Det är viktigt att lägga upp tiden så att du hinner svara på alla frågorna, det ger dig chansen att maximera dina poäng.
• Var noga med vem som är avsändaren. Ju högre upp i hierarkin, desto viktigare är mejlet och innehållet ska behandlas med högre prioritet. Men det kanske inte är direktören själv som skickat mejlet utan assistenten till direktören, eller mejlet kanske är vidarebefordrat från en kollega men egentligen kommer informationen från din enhetschef.
• Är det motstridiga uppgifter i två mejl? Försök att identifiera vilket mejl som har skickats först, av vem (extern/intern) etc. för det kan ge dig rätt svar.
• Skriv ner datum som är viktiga och håll koll på dem när du svarar på frågorna. Om en kollega är sjuk/på semester/på jobbresa så kan du till exempel inte boka in ett viktigt möte under den tiden.
• Håll koll på förkortningarna. Bli inte överraskad om det kommer massor av liknande förkortningar som du aldrig har hört talas om.
• Worst case: hinner du inte identifiera rätt mejl och tiden håller på att ta slut så svara på frågan som en situationsbedömningsfråga. Vanligtvis behöver du dock någon typ av information i mejlen för att kunna identifiera rätt svar. Så försök att alltid använda dig av informationen i mejlen innan du svarar.
• Behåll lugnet. Du kan klara provet.

5. Övrig information som är viktig att ta upp när det gäller e-tray.
   En egenskap som kan underlätta att klara e-tray är om du kan läsa en text snabbt, eller skumma igenom ett dokument fort för att hitta rätt information. Läser du långsamt så försök att träna upp din hastighet. Det är något du kommer att ha nytta av även i andra situationer i framtiden. Ett sätt att öva upp den färdigheten är att träna på att skumma texter snabbt och identifiera referenser, årtal, datum eller namn i till exempel tidningsartiklar eller forskningsartiklar. 

William Lindberg har gått Europaprogrammet vid Göteborgs universitet och tog sin master i statsvetenskap på Long Island University i New York. Hans EU-karriär startade 2014, då han blev antagen som Blue Book Trainee på på EU-kommissionens generaldirektorat för internationellt samarbete och utveckling. Idag arbetar William med energi- och klimatfrågor på samma generaldirektorat.

1. När tog du e-tray/inkorgövning?
   Jag tog e-traytestet hösten 2017.
2. Hur lång tid tog det för dig att förbereda dig inför e-tray?
   Det gick cirka en månad från det att vi fick resultaten från CBT:n och datumen för e-trayprovet, så jag började förbereda mig ungefär tre och en halv vecka innan.
3. På vilket sätt förberedde du dig? Har du några tips på vad man ska tänka på?
   Jag fokuserade på att göra Situational Judgement Test-frågor. Då scenarierna man ställs inför i e-traytesten är snarlika. Det är viktigt att träna under rejäl tidspress, då man har extremt lite tid på sig när man gör e-trayprovet. Jag läste Orseus bok och gjorde e-trayövningen man får med till den. Sen gjorde jag en ytterligare e-trayövning som ingår i en av böckerna the EU Ultimate Test Book. Gå även med i relevanta Facebookgrupper där kandidater ofta diskuterar frågor. Ett exempel är: EPSO Graduate Administrator (AD5) - ETRAY TIPS. Sist men inte minst, träna snabbläsning av engelska texter. Jag gjorde också ett e-trayprov på eutraining.eu för att få vanan att göra testet på dator. Kvaliteten på provet var inte speciellt bra 2017, men i och med att e-trayen nu har körts under några år så är det möjligt att kvaliteten har förbättrats.

4. Hur gick e-tray till? Dela gärna dina erfarenheter samt tips på vad du tycker är viktigt att tänka på?
   Man får cirka 20 mejl av varierande karaktär. Notera ett viktigt välkomstmejl där ens roll, kollegor och arbetsuppgifter specificeras. Resterande mejl är mer eller mindre relevanta. Därefter får man cirka 20 olika scenariofrågor med tre olika svarsalternativ. Dessa tre ska rangordnas på en skala 1-5 (minst effektivt till mest effektivt). Två svarsalternativ kan inte rangordnas likvärdigt. Man har väldigt lite tid på sig när man gör e-trayprovet. 2017 var extremt då det verkar ha varit extra många mejl och frågor. Några tips för själva provet:
   1. Som tumregel rekommenderar jag att lägga ned cirka 20 minuter på att läsa mejlen och 30 minuter för att svara på frågorna. Spendera inte mer än 25 minuter på att läsa mejlen.
   2. Man har väldigt lite tid att göra anteckningar, så jag rekommenderar att inte fokusera för mycket på detta. Det kan dock vara bra att anteckna de allra viktigaste elementen.
   3. Det låter simpelt, men det är fundamentalt att man svarar på alla frågor, eftersom man inte kan få minuspoäng för felaktiga svar. Många som gjorde det 2017 hann inte svara på alla frågor.
   4. Det är viktigt att man hittar det eller de mest informativa mejlen och läser dem noga. Hittar man dessa kan man snabbt gå tillbaka till dem när man gör scenariofrågorna.
   5. Var beredd på att lägga om din strategi under provet om du märker att den inte funkar. E-trayprovet är ofta upplagt på ett sådant sätt att man måste vara flexibel och kunna byta taktik istället för att bli ställd och tappa kontrollen. Det är en del av kompetensen ”resilience” som EPSO söker hos sina kandidater.
   6. Det är värdefullt att reflektera kring de 4 kompetenser som EPSO eftersöker i e-trayövningen: Analysis and problem solving, Delivering quality and results, Prioritising and organising, Working with others. Om man kan identifiera vad vilken kompetens som eftersöks i en given fråga i e-traytestet så blir det enklare att svara rätt.
      
      
      
      
      Maria Edvardsson har bott i Bryssel sedan 2013 och jobbat inom ”EU-bubblan” sedan dess. Maria arbetar vid Small Business Standards som är ett projekt finansierat av EU-kommissionen.
      
      
      1. När gjorde du e-tray/inkorgövning?

      Jag gjorde e-tray i oktober 2018 i samband med att jag gick vidare i det årets AD5 generalist-concours.

      2. Hur lång tid tog det för dig att förbereda inför e-tray?

      Tiden mellan publiceringen av CBT-resultaten och själva e-tray är vanligtvis väldigt kort; så var även fallet 2018. CBT-resultatet publicerades den 19 september och jag gjorde e-tray 16 oktober. Tiden för förberedelse är alltså relativt kort. Jag försökte ägna åtminstone fyra timmar i veckan åt att förbereda mig.

      3. På vilket sätt förberedde du dig? Ge några bra tips för dem som ska ta e-tray nu.

      Så fort CBT-resultaten publicerats började jag förbereda mig. Som ett första steg sökte jag information om vad testet innebär och vad EPSO ämnar testa genom e-tray. Jag vill gärna tipsa om den här broschyren som kommer från EU-training.eu som jag lusläste och som jag tycker innehåller bra och användbar information: https://eutraining.eu/sites/default/files/The%20EPSO%20E-tray%20Exercise%20-%20FREE%20E-book.pdf

      Parallellt anmälde jag mig till en kurs och köpte en bok (se nedan).

      4. Vilka informationskällor/resurser använde du när du tränade inför e-tray?

      Jag använde mig främst av två olika informationskällor/resurser när jag tränade inför provet, utöver den broschyr som nämns ovan. Dels köpte jag Orseus bok med just titlen ”e-tray” eftersom deras EPSO-förberedelsematerial brukar hålla mycket god kvalitet. Dels anmälde jag mig till en kurs som anordnas av Ecole National d’Administration (fransk utbildningsinstitution på universitetsnivå) där man, tillsammans med andra kursdeltagare, under kursdagen får information om testet och den metodologi ENA rekommenderar samt får träna på just deras metodologi genom ett simulerat e-tray-prov.

      Orseus bok finns här: https://www.orseu-concours.com/en/epso-eu-training-books/389-book-e-tray-epso.html

      ENA anordnar kurser på både engelska och franska inför e-tray i Bryssel. Kurserna blir dock snabbt fyllda så man får skynda sig att registrera sig om man är intresserad: https://www.ena.fr/eng/Concours-Prepas-Concours/Europe-preparer-les-concours/Formations-en-presentiel

      Tack vare kursen och Orseus bok var jag väl förberedd inför e-tray och fick bra poäng.

      5. Hur gick e-tray till? Dela gärna dina erfarenheter och ge råd och tips som du tycker är viktiga att tänka på (t.ex. praktisk information)

      E-tray är en inkorgsövning utformad för att se ut som en framtida EU-tjänstemans inkorg med mejl. Kandidaterna har 50 minuter på sig för att läsa 19 - 21 mejl och med hjälp av dessa svara på 17 - 21 olika arbetsmiljörelaterade situationer som alla har tre olika svarsalternativ. Varje svarsalternativ har en skala på fem steg som går från helt oenig/minst önskvärd (- -) till överensstämmer helt/mest önskvärd (++). Hela skalan av alternativ ser ut på följande sätt:

      Minst önskvärd /helt oenig	Inte särskild önskvärd/oenig	Neutral	Något önskvärd /instämmer	Mest önskvärd /instämmer helt
      - -	-	-/+	+	++

       

      Om jag minns rätt är skärmen indelad i tre delar: till vänster finns listan på alla mejl (notera att man kan behöva scrolla ner i mejllistan för att se alla mejl). På den övre högra halvan av skärmen visas texten av det mejl du klickat på. På den undre högra halvan av skärmen visas de situationer man ska svara på (med pilar för att klicka sig fram och tillbaka).

      Femtio minuter går väldigt snabbt. Man kan alltså inte börja fundera på hur man ska lägga upp övningen när man väl sitter där. Bekanta dig i förväg med den här typen av test och inte minst en metodologi och håll dig till den under provet.

      Man får låna inplastade raderbara anteckningspapper av EPSO. Dock är dessa ganska små och tuschennorna har tjock udd och därför kan man inte anteckna så mycket. Öva dig därför i förväg på att anteckna bara det nödvändigaste.

      6. Övrig information som är viktig att ta upp när det gäller e-tray.

      Till skillnad från CBT-testet startar inte e-tray innan alla kandidater sitter på plats, vilket är positivt eftersom man inte behöver störas av andra kandidaters ankomst och avfärd från provsalen.

      Håll i åtanke att de kompetenser som testas under e-tray är:

      • Analys och problemlösning
      • Kvalitet och resultat
      • Prioritering och organisation
      • Samarbete
        
        

      Att ha dessa kompetenser i åtanke under provets gång kan i vissa fall hjälpa dig att välja svarsalternativ. EPSO:s definition av dessa kompetenser finns här: https://epso.europa.eu/help/faq/3104_enDrabbas inte av panik under provet utan försök hålla huvudet kallt. Det är såklart lättare sagt än gjort, men självkontroll hjälpte mig under prove