- Startsida ,
- Internationella möjligheter ,
- Samarbete och utbyte ,
- Driv projekt ,
- Erasmus+ mobilitet ackreditering ,
- Erasmus+ ackreditering yrkesutbildning ,
Erasmus+ ackreditering yrkesutbildning
Vi beskriver hur projekt inom ramen för en ackreditering ska hanteras, från uppstart till avslut. Här har vi samlat dokument och bilagor för varje års projektbudget och kontrakt, liksom verktyg och resurser som ni kan behöva under projektets gång.
Organisationer med beviljad ackreditering kan ansöka om budget varje år. Beviljad budget från varje budgetansökningsomgång kopplas till ett projekt som pågår i 15 månader, men med möjlighet att ansöka om förlängning till 24 månader. När projektperioden är över skickar du in en slutrapport för perioden.
Erasmusplanens mål
Alla aktiviteter ni genomför inom ramen för er ackreditering ska bidra till att uppnå målen i er Erasmusplan. Målen i Erasmusplanen ska svara mot era utvecklingsbehov och harmonisera med Erasmusprogrammets mål och riktlinjer. Erasmusplanen ska uppdateras någon gång under er ackrediteringsperiod. Vi kontaktar er med information när det är dags.
Ny budgetansökan - parallella projekt
Som ackrediterad organisation har ni möjlighet att ansöka om budget varje år. Varje budgetansökan kopplas till ett projekt som kan pågå i 15 månader, med möjlighet att ansöka om förlängning till 24 månader. Det innebär att projektet kopplat till budgetansökan från år 1 delvis kan löpa parallellt med projekt kopplat till budgetansökan år 2, projekt kopplat till budgetansökan från år 2 delvis kan löpa parallellt med projekt kopplat till budgetansökan år 3 och så vidare.
Det finns inget som hindrar att innehåll, mål och partners i projekt kopplat till ett visst års budget, är desamma som i projekt kopplade till senare års budgetansökningar.
Budgetansökan under våren
Budgetansökan är öppen en gång per år, oftast med deadline i februari. Datum publicerar vi inför varje ansökningsomgång på uhr.se. Inför varje budgetansökan anordnar vi ett ansökningsseminarium där du har möjlighet att få stöd i ansökningsprocessen. Vi mejlar inbjudan till seminariet till alla ackrediterade organisationer.
Uppdatering av Erasmusplanen och rapportering under programperioden
Efter varje avslutad projektperiod skickar du in en slutrapport. Dessutom behöver du minst en gång under en femårsperiod lämna in en rapport om hur arbetet med Erasmus kvalitetskriterier har sett ut, samt en rapport om hur arbetet mot målen i er Erasmusplan framskrider. Du måste även minst en gång under en femårsperiod uppdatera er Erasmusplan. Vi kontaktar er när det är dags att uppdatera Erasmusplanen eller lämna in ackrediteringsrapporter. Efter programperiodens slut kan det bli aktuellt att lämna in en avslutningsrapport för själva ackrediteringen. I nuläget vet vi inte hur den rapporten kommer att se ut eller när den ska skrivas.
Regelverk, bilagor och stöd per år
För att säkra kvaliteten i projektet, lärandeprocesserna och verksamhetsutvecklingen samt ge stöd i hanteringen av projektet och det beviljade bidraget, finns regler och ramverk att förhålla sig till.
Varje års utlysning (inbjudan att ansöka) med tillhörande budgetperiod kan ha olika regelverk. Därför är det viktigt att ta del av informationen som är kopplad till utlysningsåret, alltså det år ert projekt beviljades och projektperioden startade. Regelverken mellan de olika sektorerna skola, vuxnas lärande och yrkesutbildning varierar dessutom.
Projekten startar den 1 juni varje utlysningsår. Beviljad budget för projektet kan bara användas i enlighet med regelverket som gäller för respektive års utlysning.
Här presenterar vi information för organisationer som bedriver projekt inom ramen för en ackreditering. Mer detaljerad information om delar av regelverket, som kan förändras från år till år, finns under flikarna för projektår. Där hittar ni information om kontraktet, giltiga aktiviteter och dokumentation.
Uppstart av nytt projekt
För att hantera ert projekt behöver ni vara insatta i Erasmusprogrammets regler och ramverk samt vilka dokument och verktyg som måste användas under projektet. Reglerna, ramverket och dokumenten är också ett bra stöd för er i hanteringen av projektet och det bidrag ni beviljats, samtidigt som de säkrar kvaliteten i projektet, lärandeprocesserna och verksamhetsutvecklingen.
Läs igenom kontrakt och bilagor
För varje år ni söker och tilldelas budget undertecknar ni ett kontrakt med Universitets- och högskolerådet.
Kontraktet skickas till er för signering inför projektstart. Innan ni signerar kontraktet och påbörjar ert projekt ska ni noggrant läsa igenom ert kontrakt samt de bilagor som hör till. Dokumenten innehåller information om hur mycket pengar ni har att förfoga över och vilka regler som gäller för er.
De kontraktsbilagor som är gemensamma för alla projekt som har beviljats i samma utlysning hittar ni under flikarna respektive projektår. Notera att kontraktets villkor kan variera från år till år.
Läs igenom de sidor i programhandledningen som gäller för er
Programhandledningen för Erasmus+, Erasmus+ Programme Guide, är EU-kommissionens regelverk om programmet och är det dokument som bland annat styr vilka aktiviteter som är giltiga. I programhandledningen finns också en ordlista där ord som används i Erasmus+sammanhang (men kanske inte så ofta annars) förklaras. Observera att regelverket kan se olika ut från år till år.
Programhandledningar från alla år hittar ni på EU-kommissionens webbplats.
Relevanta rubriker för ackrediterade organisationer i programhandledningen:
- Part B: Key Action 1: Learning Mobility of Individuals
- Avsnitt om Erasmusackreditering
- Avsnitt om mobilitet inom den sektor ni tillhör
- Part D: Glossary of terms
Använd gärna den engelska versionen av programhandledningen eftersom det underlättar för att känna till den engelska vokabulären i kontakt med partners i andra länder.
Läs igenom och använd Erasmus kvalitetskriterier för att genomföra projektet
Ert projekt måste genomföras i enlighet med Erasmusprogrammets kvalitetskriterier.
När ni slutrapporterar ert projekt så bedöms er slutrapport bland annat på hur väl ni har genomfört ert projekt i enlighet med kvalitetskriterierna.
Administrera projektet
Administrera projektet i Beneficiary Module
Verktyget Beneficiary Module använder ni för att registrera deltagare och mobiliteter (giltiga aktiviteter som till exempel studier eller praktik för studerande eller jobbskuggningsperioder), hantera budgeten, deltagarrapporter och för att skapa och lämna in rapporter.
Beneficiary Module: Logga in i Beneficiary Module med ditt EU Login
Om du inte har ett EU Login, skaffa EU Login - create an account på EU-kommissionens webbplats
Så här jobbar du med Beneficiary Module
Information om hur verktyget fungerar: Beneficiary Guides – Project implementation phase, EU-kommissionens webbplats.
Det finns också instruktionsfilmer som visar hur du arbetar praktiskt i Beneficiary Module på EU-kommissionens webbplats.
Följ upp och utvärdera under hela projektets gång
Det är viktigt att ni följer upp och utvärderar ert projekt kontinuerligt. Projektdeltagare som genomför en mobilitetsperiod inom ert projekt lämnar in sina utvärderingar i Beneficiary Module efter genomförd mobilitet. Använd dessa i ert utvecklings- och utvärderingsarbete.
Deltagarrapporterna (participant report) som skickas från Beneficiary Module efter avslutad och registrerad mobilitetsperiod är en mycket viktig del av er slutrapport.
Budget
När ni har beviljats er totala projektbudget kan ni göra en detaljerad planering utifrån de schablonbaserade budgetposter som specificeras i kontraktet. Ju högre budgetförbrukning ni har, desto bättre uppfyller ni Erasmusprogrammets mål och syfte. Se därför till att använda hela budgeten genom att genomföra så många aktiviteter som budgeten räcker till under projektperioden. Genom att administrera projektet löpnade i Beneficiary Module kan ni hålla koll på er budgetförbrukning under projekts gång. Om ni inte förbrukar hela er beviljade budget kan det få konsekvenser för framtida ansökningar om budgettilldelning.
De medel som ert projekt har beviljats ska bidra till att täcka resor, dagligt uppehälle och kostnader för förberedelser med mera. Budgetposterna har olika schabloner som genereras automatiskt i Beneficiary Module när ni registrerar en deltagare.
Schablonerna kan variera från år till år. De bidragsbelopp som gäller för ert projekt hittar ni i kontraktsbilagan ”Tillämpliga bidragsbelopp” under flikarna för respektive projektår.
För att beräkna avstånd och därmed resekostnader använder ni EU-kommissionens avståndsräknare Distance calculator. Det resultat ni får fram visar det avstånd som gäller för aktuell mobilitet och ni kan då få fram ett exakt belopp för aktuell reseschablon i aktuell kontraktsbilaga under flikarna för respektive projektår.
För beräkning av valutakurs, använd Europeiska centralbankens växelkursomräknare.
Medel för faktiska kostnader
I vissa specifika fall kan ni ansöka om medel för faktiska kostnader (exceptional costs). Detta är alltså en typ av extra medel för kostnader som inte räknas in i schablonbeloppet. En redogörelse och motivering krävs. Ni måste spara kvitton och underlag för dessa kostnader.
Ni kan ansöka om faktiska kostnader för:
- Inkluderingsstöd till deltagare.
- Dyra resor till följd av geografiska hinder. Om schablonbeloppet täcker mindre än 70 procent av resans pris kan man ansöka om faktiska kostnader för dyra resor. Beloppet kan då ersättas med max 80 procent av kostnaden.
- Visum, uppehållstillstånd, vaccinationer och läkarintyg.
Ni kan ansöka löpande under de första 12 månaderna. Det går att ansöka retroaktivt, efter att mobiliteten ägt rum, så länge det är inom de 12 första månaderna av projektperioden. Det är inte möjligt att ansöka om faktiska kostnader för projektet när projekttiden har löpt ut. En ansökan ger ingen garanti att den beviljas. Ansökan kan beviljas helt, beviljas delvis eller avslås. Du skickar in ansökan om faktiska kostnader till oss på UHR. Efter beslut kan du lägga in beviljade kostnader i Beneficiary Module.
Projektstart
Ackrediterade organisationer som söker projektmedel i början av året startar sina projekt 1 juni samma år.
I samband med projektstarten anordnar vi möte för alla organisationer som har ansökt om budget under respektive års ansökningsomgång. Vi mejlar ut inbjudan till mötet. Under mötet informerar vi om de regler som gäller för att genomföra projektet kopplat till årets budgetutlysning och presenterar den dokumentation som ni som projektägare måste upprätta vid genomförandet av projektet.
Du är välkommen att kontakta oss under hela projektperioden. Uppge alltid projektnummer för det projekt det gäller när du kontaktar oss.
Giltiga aktiviteter och dokumentation
Aktiviteter
Aktiviteter inom projektet genomförs för att nå målen i organisationens Erasmusplan. Aktiviteterna måste också uppfylla programmets regler och krav och genomföras i enlighet med Erasmusprogrammets kvalitetskriterier och programguiden. Det finns också krav på dokumentation under projektgenomförandet. Aktiviteterna ni söker bidrag för ska ske i andra länder som ingår i Erasmus+samarbetet. Information om i vilka länder aktiviteterna kan genomföras i hittar ni under flikarna för respektive projektår. Lärare och annan personal som deltar kan undervisa, gå en kurs eller jobbskugga. Elever/studerande kan studera eller praktisera. Ni kan även ta emot lärarpraktikanter och experter med kunskap inom relevant område.
Regelverket för aktiviteter kan variera från år till år. Mer information om vilka regler som gäller för olika projektår hittar ni under fliken för respektive år.
Dokumentation
I Erasmus kvalitetskriterier och i kontraktet finns de regler som gäller för dokumentation.
Inför aktiviteten ska ni upprätta avtal om vilket lärande som ska ske med den mottagande organisationen. För de flesta aktiviteter behöver ni inför genomförandet även upprätta ett bidragsavtal som säkerställer det rättsliga ramverket för mobiliteten, så som period, försäkringar och det ekonomiska bidraget.
Efter aktiviteten behöver ni ett intyg på att aktiviteten har genomförts.
Om minst hälften av resan genomförts med gröna färdmedel behöver ni för individuella mobiliteter ha ett intygande om gröna resor i bidragsavtalet med deltagaren. För gruppmobiliteter krävs ett separat intyg.
Om ni redovisar deltagare med begränsade möjligheter och ansöker om inkluderingsstöd för organisationer behövs även ett intyg för detta.
Deltagare ska efter genomförd aktivitet även besvara en deltagarrapport som är ett frågeformulär som skickas automatiskt till berörda deltagare i samband med att aktiviteten avslutas.
Kraven på dokumentation kan variera mellan olika aktivitetstyper. Mer information om vilken dokumentation som krävs för de olika aktiviteterna hittar ni under fliken för respektive projektår. Där hittar ni även mallar för de olika typerna av underlag.
Medföljande person – ett stöd till att genomföra aktivitet
Medföljande person följer med deltagare på en mobilitet för att överbrygga hinder som deltagaren/deltagarna möter under sin mobilitet. Uppdraget är att säkerställa deltagarens trygghet och för att ge stöd och vägledning, samt assistera deltagaren att uppnå ett effektivt lärande under mobiliteteten. Den medföljande genomför alltså inte en egen mobilitetsaktivitet med eget lärandeprogram.
Medföljande person vid individuella mobiliteter är möjligt vid följande situationer:
- Följa med deltagare med begränsade möjligheter enligt Erasmus+programmets definition som ni hittar i Erasmus+ programhandledning
- Följa med en underårig eller ung person med liten erfarenhet av utlandsvistelser
Sändande organisation bedömer i samråd med berörda personer (deltagare, vårdnadshavare etcetera) deltagarens behov av en medföljandes stöd och hjälp under mobiliteten.
Förmedlande organisationer
En mottagande organisation (receiving organisation) är den organisation där mobiliteten äger rum, till exempel där eleven gör praktik eller där personalen jobbskuggar.
Det är tillåtet att vid behov använda sig av en förmedlande organisation (supporting organisation). Uppgifter som kan utföras av förmedlande organisationer är begränsade till praktiska och logistiska uppgifter.
Om er organisation väljer att vända sig till en förmedlande organisation behöver ni noga läsa det som framgår om delegering av uppgifter och hur ni kan och får arbeta med förmedlande organisationer i ert kontrakt, i Erasmus kvalitetskriterier samt det som framgår om förmedlande organisationer i dokumentet Guidance for working with supporting organisations (pdf).
Under pågående projekt
När ni startat upp projektet är det dags för genomförandefasen. När ni har valt ut dem som ska delta i ert projekt är det viktigt att de får all den information de behöver för att kunna genomföra sin mobilitet (utlandsvistelse) på ett tillfredsställande sätt.
Innan avresa – Att tänka på
Informera de utresande om vad som gäller angående visum, försäkringar, språk, den mottagande organisationen, rimliga förväntningar och annat som kan vara relevant för det aktuella resmålet.
Se till att alla aktörer (det vill säga sändande organisation, deltagaren som ska resa och mottagande organisation) vet vilket ansvar var och en har i den här processen. De mobilitetsaktiviteter som deltagaren genomför ska syfta till att uppnå något eller några av de mål som angivits i er Erasmusplan.
Upprätta avtal för vilket lärande som ska ske och de bidragsavtal som krävs. Inför utlandsvistelsen är det viktigt att de organisationer och individer som deltar vet vad de kan förvänta sig och vad som förväntas av dem. Detaljerad information om avtal hittar ni under fliken för respektive projektår.
Under och efter mobilitetsperioden, intyg och deltagarrapporter
Se till att hålla kontakt med och vara ett stöd för deltagaren under hela utlandsvistelsen.
Vid aktivitetens avslut ska deltagaren få ett intyg över det lärande som skett, ett närvarointyg eller ett kursintyg som mottagande organisation utfärdar. Som projektägare har ni det yttersta ansvaret för att se till att intygen har erhållits. Detaljerad information om intyg hittar ni under fliken för respektive projektår.
Deltagare ska efter genomförd mobilitet fylla i en deltagarrapport som är ett frågeformulär som skickas automatiskt till berörda deltagare i samband med att aktiviteten avslutas.
Ändringar under projektets gång/oförutsedda händelser
När man driver ett projekt blir det kanske inte alltid så som man har planerat för.
- Deltagarna kanske inte kan åka när det väl blir dags.
- Deltagare kanske måste avbryta och åka hem i förväg.
- Mottagarorganisationerna kanske inte kan ta emot de deltagare som är överenskommet.
- Ni kanske byter kontaktperson eller firmatecknare för projektet.
Som ackrediterade har ni beviljats en budget utan att specificera destinationer, mottagande organisationer, flöden med mera. Budgeten ska ni disponera för att genomföra aktiviteter som bidrar till att uppnå målen i er Erasmusplan. Eftersom budgeten inte är ”låst” till specifika aktiviteter är ni fria att utifrån innehållet i ert kontrakt anpassa planerade aktiviteter efter de omständigheter som dyker upp. Det viktiga är att aktiviteterna som genomförs bidrar till att uppnå något eller några av de mål ni har satt upp i er Erasmusplan på ett relevant sätt.
Ni kan alltså göra en hel del justeringar och ändringar utan att meddela UHR. I vissa lägen är det dock viktigt att ni kontaktar UHR, som till exempel vid force majeure och vid byte av firmatecknare och kontaktperson eller tillägg av konsortiemedlem.
Force majeure
Om ni har kostnader i samband med en avbruten mobilitet (till exempel för ej avbokningsbara boenden) som ni önskar få täckning för, så kan ni ansöka om force majeure.
Läs mer om ansökan om force majeure.
Nya konsortiemedlemmar
Konsortier kan lägga till nya medlemmar under pågående projekt. För att lägga till en konsortiemedlem skickar ni ett mejl till oss med följande information:
- Namn på projektägande organisation
- Organisationens OID-kod
- Legal representative (För- och efternamn, funktion, telefonnummer och e-postadress)
- Primary contact (För- och efternamn, funktion, telefonnummer och e-postadress)
- Samt en ifylld och signerad Accession form. Mall: Accession form (word)
Mandate ska vara signerat av Legal representative för den organisation ni vill lägga till och daterat maximalt 30 dagar innan inskickande. Observera att uppgifter behöver fyllas i manuellt.
Tänk på att organisationer inte kan läggas till i efterhand. Ni måste således få en bekräftelse från UHR innan de deltar i en aktivitet.
Möjlighet till kontraktsändring (interim amendment)
En kontraktsändring vid 12 månader in i projektperioden, även kallat interim amendment, erbjuds som en möjlighet för ackrediterade projekt. Det är frivilligt och inte något som ert projekt behöver göra.
Ni ansöker om kontraktsändring, interim amendment, i Beneficiary Module.
Alla genomförda och planerade mobiliteter inom befintlig projektperiod måste vara rapporterade med status "complete" i Beneficiary Module innan ansökan om kontraktsändring skickas in.
Om ni avstår från att ansöka om kontraktsändring fortlöper projektet som vanligt i enlighet med kontraktet.
Det finns tre kategorier av kontraktsändringar som ni kan ansöka om:
- Förlängning av projektperiod från 15 månader till 24 månader.
Det är endast möjligt att förlänga till 24 månader, alltså ingen valfri period mellan 15 och 24 månader. - Att öka projektets budget. Här kan ni ansöka om mer medel genom att ange ett belopp (i euro) för ert befintliga projekt. I Beneficiary Module kommer procenttalet att översättas till euro och det antal mobiliteter som det motsvarar. En förutsättning för att projektet beviljas mer medel är att Universitets- och högskolerådet har medel att fördela.
- Att minska projektets budget.
Det här bör vara projektets sista alternativ. EU-kommissionen rekommenderar att projektet förlängs snarare än att projektets budget minskas.
Ser ni att alla medel inte kommer att kunna förbrukas inom projektet även om det förlängs till 24 månader, så är det här en möjlighet att minska projektbudgeten för att undvika låg budgetförbrukning. Hur stor del av budgeten som förbrukas inom projektet påverkar hur mycket medel er organisation kommer att kunna beviljas i framtida budgetansökan. Det är endast i samband med kontraktsändringen vid 12 månader som möjlighet att ansöka om minskad projektbudget finns.
Ni fyller i och lämnar in ansökan på er projektsida i Beneficiary Module. En motivering krävs till varför alla medel inte kommer kunna användas inom projektet. Observera att ansökningar om att återlämna medel endast kan beviljas i den utsträckning andra projekt ansöker om mer medel i kontraktsändringsomgången.
Monitorering - stödjande insatser
UHR har uppdraget att stödja projektägare inom Erasmus+ i Sverige. Det mesta av den information och de dokument som behövs för att kunna driva projekten finns samlat på här på webbplatsen. Med jämna mellanrum bjuder vi dessutom in till möten för att informera om olika steg i projektprocessen. En del av dessa möten är digitala och andra fysiska.
Ibland förekommer det också att vi gör så kallade monitoreringsbesök hos er projektägare i syfte att stödja och informera. Om det blir aktuellt för ert projekt kontaktar vi er i förväg och bokar in en lämplig tid. Ni är också välkomna att kontakta oss via e-post för specifika frågor.
Kontroller
Ibland utförs kontroller för att säkerställa att de projektmedel som delas ut används på rätt sätt, att projektet implementeras i enlighet med Erasmusplanen och att obligatorisk dokumentation finns på plats hos er projektägare. Kontroller kan förekomma såväl under som efter projekttiden. Ibland ombeds ni skicka in underlag digitalt till Universitets- och högskolerådet och i andra fall kan det vara ett fysiskt besök hos ackrediterade organisationer, konsortiemedlemmar eller andra platser kopplade till projektaktiviteter. Om ert projekt blir utvalt kommer vi att meddela er via e-post eller telefon och, om det gäller ett platsbesök, i samråd med er boka ett lämpligt datum för besöket. Efter kontrollen skickar vi återkoppling till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen.
Kontroller i form av platsbesök
Vi kan komma att genomföra kontroller i form av platsbesök hos ackrediterade organisationer, konsortiemedlemmar eller andra platser kopplade till projektaktiviteter. Det är viktigt att relevanta underlag så som vistelseintyg och avtal finns samlade och lättillgängliga hos organisationen. Vi kan även komma att begära in relevanta underlag via e-post.
Syftet är att granska dokumentation samt kontrollera att projektet implementeras i enlighet med Erasmusplanen. Om ert projekt blir utvalt kommer vi att meddela er via e-post eller telefon och, om det gäller ett platsbesök, i samråd med er boka ett lämpligt datum för besöket. Efter kontrollen skickar vi återkoppling till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen.
Kontroll efter avslutat projekt – fördjupad granskning
Enligt EU-kommissionens regler för Erasmus+ är Universitets- och högskolerådet ålagda att göra en fördjupad granskning av en viss procent av slutrapporterade projekt.
Om en fördjupad granskning blir aktuell för ert projekt får ni information om det när du har lämnat in slutrapporten. Syftet är att kontrollera att de underlag ni projektägare samlat in, stämmer överens med uppgifterna i slutrapporten och uppfyller kraven i regelverket. Om ert ärende blir bland de slumpvis utvalda kommer vi att meddela er via e-post. När vår granskning är klar skickar vi ett avslutningsbrev till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen.
Konsekvenser vid avvikelse från regelverk
I fall där det framkommer att en ackrediterad organisation eller organisationer som ingår i ett konsortium inte har arbetat i enlighet med regelverket kan Universitets- och högskolerådet fatta beslut om observation, avstängning eller det kan få ekonomiska konsekvenser.
- Observation: I dessa fall kommer organisationens arbete inom ramen för ackrediteringen att följas noggrannare under en period. Om det anses nödvändigt kan det även bli aktuellt med begränsningar av budget i budgetutlysningar under pågående observationsperiod.
Avstängning: Återkommande och grövre regelbrott kan leda till avstängning under en period. Under avstängningen kan den ackrediterade organisationen inta ansöka om bidrag. Om det anses nödvändigt kan även pågående projekt inom ramen för ackrediteringen avbrytas. - Ekonomiska konsekvenser: Ogiltiga aktiviteter eller annat som strider om Erasmusprogrammets regelverk kan leda till att projektmedel måste betalas tillbaka.
Observations- och avstängningsperioderna avslutas när organisationen kan visa att kvalitetskraven kan uppfyllas igen. Organisationer under observation eller avstängning kan inte ansöka om nya ackrediteringar i andra sektorer. Den beviljade ackrediteringen kan även avslutas om organisationen efter en tids avstängning eller observation inte visar att man kan arbeta i enlighet med regelverket.
När projektet ska avslutas
Rapporteringen är en viktig del av projektcykeln. Inom 60 dagar efter varje avslutad projektperiod ska ni lämna in en slutrapport.
Slutrapporten innehåller:
- redovisning av genomförda aktiviteter och budget,
- deltagarrapporter
- och era svar på frågor i ett slutrapporteringsformulär.
När ni skickar in slutrapporten behöver ni bifoga en ”Declaration on honour” som har signerats av er organisations firmatecknare.
Det är bra om ni meddelar förändringar, exempelvis byte av firmatecknare, till UHR i god tid innan slutrapporten skickas in.
Om ni inte har kunnat genomföra några aktiviteter alls under projektperioden – meddela oss på UHR innan ni slutrapporterar.
Slutrapporteringsmöte
I samband med projektcykelns slut kommer vi att bjuda in er till ett slutrapporteringsmöte. Under mötet går vi igenom hur ni ska slutrapportera.
Slutrapportera
Slutrapportera aktiviteter och mobiliteter i Beneficiary Module
Projektsidan i Beneficiary Module använder ni för att löpande administrera och följa upp ert projekt. Här registrerar ni de organisationer som tar emot deltagare, registrerar deltagare och deras mobilitetsperioder samt skickar och tar emot deltagarrapporter. Det är viktigt att ni registrerar mobiliteter kontinuerligt under pågående projekt, eftersom det är i samband med registreringen ni kan se den faktiska budgeten för varje mobilitet.
På projektsidan finns också det rapportformulär som ni vid projektets slut använder för att beskriva genomförandet och motivera eventuella förändringar som har skett under projektets gång.
Kontrollera registrerade aktiviteter inför rapportering
- Kontrollera att alla genomförda aktiviteter är registrerade.
- Observera att alla aktiviteter ska registreras så som de har genomförts även om det innebär en redovisad budget som är högre än den ni har beviljats.
- Kontrollera att rapporterade mobiliteter har status ”Complete”.
- Kontrollera att alla deltagarrapporter har kommit in – status ”Submitted” (deltagarrapporter för inställda mobiliteter med force majeure behöver inte lämnas in)
- Vid beviljad force majeure, kontrollera att budgeten för berörda mobiliteter överensstämmer med force majeure-beslutet.
- Om ni beviljats medel för faktiska kostnader kontrollera att ni för berörda mobiliteter redovisat beloppet ni använt. Kom ihåg att motivera vilken typ av kostnader medlen använts till.
Besvara frågorna i slutrapporteringsformuläret
I rapportformuläret ska ni:
- Om ni inte förbrukat hela budgeten, motivera varför
- Beskriva och motivera förändringar av aktiviteter i förhållande till aktivitetsmål (”Targets”) i er beviljade budget
- Motivera genomförda aktiviteter och förändringar av aktiviteter utifrån målen (”Objectives”) i er Erasmusplan
- Motivera eventuell låg svarsfrekvens i deltagarrapporter
- Kommentera och analysera svar i deltagarrapporter. Utgå från Erasmus kvalitetskriterier i analysen.
Ta gärna hjälp av slutrapporteringsstödet där ni hittar förklaringar till frågorna i rapportformuläret: Slutrapporteringsstöd för projektägare (pdf).
Er slutrapport bedöms kvalitativt utifrån ett antal bedömningskriterier. Dessa hittar ni på sidan 2 i slutrapporteringsstödet och i början på ert rapportformulär. Läs igenom dessa noga och säkerställ att ni i rapporten inkluderat tillräckligt med information för att UHR ska kunna bedöma ert projekt utifrån kriterierna.
Bedömning av slutrapporten
Bedömningen av er slutrapport sker i tre steg. UHR gör först en giltighetsgranskning där bland annat er Declaration on Honour kontrolleras.
Sedan kontrollerar vi er budgetredovisning, Det innebär att vi gör en bedömning om redovisade kostnader och aktiviteter är i enlighet med Erasmus+-programmets regelverk.
Några projekt väljs ut för fördjupad granskning. Det innebär att man behöver lämna in underlag som styrker redovisade aktiviteter. Om det blir aktuellt med en fördjupad granskning kommer vi kontakta er efter inlämnad slutrapport.
I ett tredje steg gör UHR en kvalitetsbedömning av rapporten (se avsnittet ”Besvara frågorna i slutrapporteringsformuläret”). Bedömningen resulterar i en poäng mellan 0 och 100.
När bedömningen av er slutrapport är klar skickar UHR ett avslutningsbrev till projektets firmatecknare och kontaktperson. Av avslutningsbrevet framgår UHR:s bedömning av projektet och er slutrapport samt information om slututbetalning eller återkrav.
Erasmus+ programhandledning
Sprid och ta hand om resultaten
Ju fler utanför projektet som får kännedom om vad ni gör och som känner engagemang ‐ desto större chans att ni når era mål med projektet och att era erfarenheter blir till nytta för andra. För vidare till kollegor, berätta för andra om vad ni gjort, bjud in andra kommuner eller organisationer, gå ut via media, involvera så många i organisationen som möjligt, även de som inte har deltagit själva.
Tips på aktiviteter, kanaler och verktyg
- Använd befintliga mötesfora inom organisationen.
- Håll presentationer av erfarenheter för personal, referensgrupper, praktikhandledare på företag i kommunen, branschråd, regionala nätverk.
- Använd sociala medier under mobiliteten och efter.
- Spela in film. Här kan ni till exempel ta hjälp av deltagarna.
- Skriv artiklar och kontakta lokaltidningen och tipsa om vad ni kommit fram till, eller låt de som deltar i mobilitetsaktiviteterna skriva en artikel som lokaltidningen kan publicera.
- Sprid resultatet regionalt genom seminarier och möten.
- Organisationer, lokala politiker och branschorganisationer kan ta del av fysiska resultat som kan spridas vidare.
- Webbplatser, webbsidor och sociala medier.
- Workshops och öppet hus.
- Mässor, utställningar.
- Konferenser och seminarier.
- Press, tv.
För fler tips och råd om hur ni kan kommunicera era projektresultat, se EU-kommissionens guide Så når du ut med ditt projekt (pdf, 4,4 MB).
Logotyp att använda i material
När ert projekt finansieras av EU-medel ska ni använda Europeiska unionens logotyp i er kommunikation och i det material som tas fram i projektet.
Logotyp och information om visuell identitet på EU- kommissionens webbplats.
Hur ni kan hjälpa deltagare från Ukraina som önskar delta i Erasmus+
Inom er organisation kan ni ta emot deltagare från Ukraina i aktiviteter motsvarande de som är giltiga inom den del av Erasmusprogrammet där ni driver ert projekt. Ni kan till exempel ta emot lärare för jobbskuggning eller ta emot studerande för APL/LIA. Aktiviteterna ska ske inom ramen för målen för just ert projekt. För att kunna genomföra dessa aktiviteter måste det upprättas ett tilläggskontrakt (addendum).
Om ni är intresserade av detta, kontakta oss på erasmusplus@uhr.se. Berätta vilka planer ni har så får ni mer information och en ansökningsblankett. Ange ert projektnummer när ni kontaktar oss.
Här har vi samlat projektspecifik information för er som är ackrediterade och som bedriver projekt beviljade 2022. Själva projektcykeln beskrivs i fliken ”Så här driver du ditt projekt”. Den här sidan innehåller bilagor, mallar, verktyg och annat som ni behöver för att kunna genomföra ert projekt.
Kontrakt och kontraktsbilagor (annex)
Projektspecifika kontrakt och bilagor skickas direkt till er. De kontraktsbilagor som är generella hittar ni under rubriken ”Kontraktsbilagor 2022” och mallar för avtal med mera under "Mallar 2022".
Kontrakt - ert projektspecifika huvudkontrakt
I ert huvudkontrakt hittar ni er totala budget och information om utbetalningar. Ni hittar även information om era skyldigheter som projektägare, vilka regler som gäller vid till exempel rapportering, begäran om ändringar, tillägg till kontraktet och budgetöverföringar.
Annex I: Allmänna villkor - General conditions
I de allmänna villkoren hittar du information om era skyldigheter som projektägare, vilka regler som gäller vid till exempel avslut av projektet i förtid, begäran om ändringar och tillägg till kontraktet, budgetöverföringar med mera.
Annex II: Budget – er projektspecifika budget
Annex II skickar vi till er tillsammans med ert kontrakt eftersom denna bilaga är specifik just för ert projekt. Dokumentet innehåller information om er beviljade projektbudget, hur den är fördelad mellan olika aktiviteter och hur ni ska tänka i användandet av er budget och planeringen av aktiviteter.
Annex III: Regler för ekonomi och kontrakt
I Annex III finns information om vilka underlag ni måste kunna visa upp vid granskningar eller kontroller (till exempel underlag som styrker samtliga deltagares medverkan i projektet), vilka regler som gäller för varje beviljad budgetpost (till exempel för special needs support, exceptional costs), med mera.
Annex IV: Aktuella schablonbelopp
I annex IV hittar ni aktuella schablonbelopp. Det är dessa belopp som gäller när ni redovisar era aktiviteter och som ert projekts budgetförbrukning baseras på.
Annex V: Mallar för avtal med deltagare med mera
Annex 5 består av avtalsmallar för genomförandet av ert projekt. Under projektets gång ska ni upprätta vissa avtal och säkerställa viss dokumentation. De är till stöd för er projektadministration och är en viktig del i att bidra till en hög kvalitet i projektet. Vilka avtal som krävs för olika aktiviteter framgår i avsnittet om aktiviteter på den här sidan. Du hittar alla mallar under rubriken ”Mallar”.
Giltiga aktiviteter och samarbetsländer
Aktiviteter inom projektet genomförs för att nå målen i organisationens Erasmusplan. Aktiviteterna ska uppfylla programmets regler och krav och genomföras i enlighet med Erasmusprogrammets kvalitetskriterier och Erasmus+ programhandledning. Endast de aktiviteter som nämns här är giltiga att genomföra inom projektet. Alla andra aktiviteter är ogiltiga. Ni hittar regler för giltiga aktiviteter i programhandledningen.
Länder ni kan samarbeta med
Samarbetsländer där ni kan genomföra era aktiviteter inom Erasmus+ är EU:s medlemsländer och de tredjeländer som är associerade till Erasmus+ (Norge, Island, Liechtenstein, Turkiet, Nordmakedonien och Serbien). Alla dessa kallar vi programländer.
För er som har en ackreditering inom sektor yrkesutbildning är det dessutom möjligt att samarbeta med så kallade tredjeländer som inte är associerade till Erasmus+ (hädanefter kallat partnerländer). Det begrepp som används i detta sammanhang är internationell mobilitet/international mobility. Det går att använda upp till 20 procent av den beviljade budgeten till internationell mobilitet och det gäller de flesta aktiviteterna. Detaljerad information finns i Erasmus+ programhandledning och för respektive aktivitet nedan.
Giltiga aktiviteter för personal
Vid alla personalmobiliteter är fokus på deltagarens individuella lärandemål och kompetensutveckling. Gruppmobilitet är inte en giltig aktivitet för personal. Som personal räknas även personer som har en regelbunden arbetsmässig relation till projektägaren i syfte att implementera projektägarens kärnuppgifter, som till exempel handledare, men som inte nödvändigtvis är anställda av projektägaren.
Jobbskuggning
Vad: Ni tillbringar en period utomlands för att lära av kollegor.
Var: Vid en mottagande organisation i ett annat programland eller (upp till max 20 procent av beviljad budget) i ett annat partnerland.
Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 60 dagar.
Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.
Särskilt krav: Ett individuellt lärande ska ske för den som jobbskuggar och en handledare ska finnas på mottagande organisation.
Dokumentationskrav:
- Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
- Lärandeavtal (Learning Agreement).
- Komplement till lärandeavtal (Learning agreement complement) eller Europass (fungerar som vistelseintyg).
- Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).
Kurser
Vad: Kurs/utbildning med ett tydligt lärandemål. Kursdeltagarna måste komma från minst två olika programländer och kursen måste innehålla moment där deltagarna aktivt interagerar och har ett utbyte med varandra.
Var: I ett annat programland.
Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 30 dagar.
Budget: Schablonbelopp för kursavgifter (maximum 10 dagar), resa och uppehälle och organisatoriskt stöd
Dokumentationskrav:
- Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant Agreement with Participants).
- Kursbeskrivning eller motsvarande (utfärdas av kursarrangör).
- Kursintyg (utfärdas av kursarrangör).
- Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).
Undervisningsuppdrag
Vad: Bedriva undervisning vid en mottagande organisation.
Var: I ett annat programland eller (upp till max 20 procent av beviljad budget) i ett annat partnerland.
Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 365 dagar.
Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle och organisatoriskt stöd.
Dokumentationskrav:
- Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
- Lärandeavtal (Learning Agreement).
- Komplement till lärandeavtal (Learning agreement complement) eller Europass (fungerar som vistelseintyg).
- Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).
Giltiga aktiviteter för studerande
Aktiviteterna vänder sig till studerande inom yrkesutbildning.
Individuell praktik för studerande
Vad: Lärandeperiod med stark arbetsplatsförlagt fokus (APL/LIA). Starkt arbetsplatsförlagt fokus innebär att om lärandeperioden spenderas på en skola måste minst 50 procent av tiden genomföras på en arbetsplats eller i en skolmiljö med specifikt designade lokaler för arbetsförlagt lärande. Nyutexaminerade kan delta i aktiviteter upp till 12 månader efter examen. Om deltagaren fullgjort värnplikt efter examen förlängs 12-månadersperioden med den tid värnplikten varade.
Var: Vid en utländsk mottagande organisation i ett annat programland eller (upp till max 20 procent av beviljad budget) i ett annat partnerland.
Hur länge: Minimum 10 dagar och maximum 365 dagar. För deltagare med begränsade möjligheter kan minsta antal dagar vara 2.
Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.
Dokumentationskrav:
- Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
- Lärandeavtal (Learning Agreement).
- Komplement till lärandeavtal (Learning agreement complement) eller Europass (fungerar som vistelseintyg).
- Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module)
Individuellt deltagande i yrkestävlingar
Vad: Aktivt deltagande i yrkestävling. Nyutexaminerade kan delta i aktiviteter upp till 12 månader efter examen. Om deltagaren fullgjort värnplikt efter examen förlängs 12-månadersperioden med den tid värnplikten varade.
Var: I ett annat programland eller (upp till max 20 procent av beviljad budget) i ett annat partnerland.
Hur länge: Minimum 1 dag och maximum 10 dagar.
Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.
Dokumentationskrav:
- Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
- Överenskommelse om vilket lärande som ska ske (valfritt format).
- Komplement till lärandeavtal (Learning agreement complement) eller Europass (fungerar som vistelseintyg).
- Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).
Övriga giltiga aktiviteter
Ta emot lärarstuderande
Vad: Lärarstuderande eller nyutexaminerade lärare från ett annat programland praktiserar hos er.
Var: På er organisation i Sverige.
Hur länge: Minimum 10 och maximum 365 dagar.
Budget: Schablonbelopp för organisatoriskt stöd.
Dokumentationskrav:
- Lärandeavtal (Learning Agreement) – valfritt format.
- Komplement till lärandeavtal (Learning agreement complement) eller Europass eller närvarointyg.
- Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).
Bjud in experter
Vad: För att stärka undervisningen och lärandet vid er organisation bjuder ni in expert från annat programland.
Var: På er organisation i Sverige.
Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 60 dagar.
Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.
Dokumentationskrav:
- Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
- Lärandeavtal (Learning Programme provided by an invited expert).
Förberedande besök
Vad: Planera för och lägga grunden till kommande aktiviteter inom projektet. Kan göras för kommande personal- och studerandemobiliteter, förutom kurser. Maximalt 3 personer kan delta i ett förberedande besök och samma mottagande organisation kan endast besökas en gång. Besöken ska kopplas till kommande giltiga aktiviteter i projektet.
Var: Hos en mottagande organisation utomlands där ni planerar att genomföra mobiliteter.
Budget: Engångsbelopp i form av schablon.
Dokumentationskrav:
- Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
- Överenskommelse om vilket lärande som ska ske (valfritt format).
- Vistelseintyg – valfritt format.
Dokumentation
Regler som gäller för dokumentation hittar ni i Annex III om regler för ekonomi och i Erasmus kvalitetskriterier. I Annex III specificeras vilka intyg som krävs för olika aktiviteter. I Erasmus kvalitetskriterier (Erasmus quality standards) framgår att alla förväntade läranderesultat för en mobilitetsperiod måste vara överenskomna i förväg mellan berörda parter. Projektägare behöver säkerställa att de dokument som krävs för respektive aktivitet upprättas inför och efter genomförandet.
Vilka dokument som ska användas för de olika aktiviteterna framgår i översikten och själva mallarna finns under ”Mallar”.
Översikt över vilka avtal, intyg och övriga dokument som krävs per aktivitet, yrkesutbildning (pdf)
Det finns flera typer av dokumentation och kraven på vilka underlag som krävs kan variera mellan olika aktiviteter. Syftet med underlagen är att inför genomförandet säkerställa att det finns en väl förankrad plan för innehåll och genomförande samt att efter genomförandet intyga genomförande och resultat.
- Dokumentation inför genomförandet är till för att tydliggöra överenskommelsen om vilket lärande som ska ske samt fastställa ekonomiska och rättsliga ramar för deltagandet.
- Dokumentation efter genomförandet ska säkerställa att mobiliteten har genomförts och visa vilka lärandemål som har uppnåtts samt ge en bild av deltagarens upplevelse.
Inför mobilitet: Överenskommelse om vilket lärande som ska ske
Inför genomförandet av aktiviteten ska ni upprätta avtal om vilket lärande som ska ske med den mottagande organisationen.
- Avtalet är mellan deltagaren, sändande organisation och mottagande organisation.
- Ska tas fram och undertecknas innan mobilitetens första dag.
Inför mobilitet: Bidragsavtal för ekonomiska och rättsliga ramar
För de flesta aktiviteter behöver ni inför genomförandet även upprätta ett bidragsavtal som säkerställer det rättsliga ramverket för mobiliteten.
- Avtalet är mellan projektägaren och de personer som deltar i och ska tilldelas medel inom projektet.
- Ska tas fram och undertecknas innan mobilitetens första dag.
Efter mobilitet: Intyg på genomförd aktivitet
Efter genomförandet av aktiviteten behöver ni ett intyg på att aktiviteten har genomförts. Intyget ska säkerställa att mobiliteten har genomförts och visa vilka lärandemål som uppnåddes. Intyget kan se olika ut men ska minst visa:
- Deltagarens/deltagarnas namn (inklusive medföljande personer)
- mobilitetens syfte (utförda aktiviteter, metoder, uppnådda läranderesultat)
- mobilitetens start- och slutdatum
- Plats för mobiliteten
- Vistelseintyget ska minst undertecknas av den mottagande organisationen
- Ska tas fram och undertecknas tidigast mobilitetens sista dag.
Om minst hälften av resan genomförts med gröna färdmedel behöver ni för individuella mobiliteter ha ett intygande om gröna resor i bidragsavtalet med deltagaren. För gruppmobiliteter krävs ett separat intyg.
Om ni redovisar deltagare med begränsade möjligheter och ansöker om inkluderingsstöd för organisationer behövs även ett intyg för detta.
Efter mobilitet: Deltagarrapport
Deltagare ska efter genomförd mobilitet besvara en deltagarrapport - Participant report.
Deltagarrapporten är ett frågeformulär som skickas automatiskt till berörda deltagare i samband med att aktiviteten avslutas och alla obligatoriska fält för mobiliteten har fyllts i (mobiliteten behöver ha status ”Complete” i Beneficiary Module).
Se därför till att mobiliteten är registrerad korrekt i Beneficiary Module och att deltagarens mejladress stämmer.
Spara projektdokumentation
Projektägare ska spara all projektdokumentation. Om ni har en beviljad projektbudget på max 60 000 euro ska ni spara dokumenten i 3 år och om ni har en beviljad budget på mer än 60 000 euro ska ni spara dokumenten i 5 år efter att er slutrapport har godkänts.
De dokument ni behöver spara i projektet och som ni ska kunna visa upp vid en eventuell granskning är avtal inför mobiliteten, intyg på genomförd mobilitet samt kvitton för de eventuella budgetposter ni har redovisat som faktiska kostnader (”exceptional costs” för dyra resor och visakostnader, inkluderingsstöd för individer och faktiska kostnader som redovisas i samband med force majeure).
Kvitton för kostnader inom ramen för de budgetposter som redovisas mot schabloner behöver ni inte redovisa vid en eventuell granskning av UHR. Observera dock att kvitton kan behövas i er organisations interna redovisning. Vid förfrågan från UHR ska ni kunna visa er interna bokföring av projektmedel. Av bokföringen ska det framgå hur projektmedlen har använts.
Kontraktsbilagor 2022
Allmänna villkor - General conditions
För enskild organisation: Annex I: General conditions accredited project KA121 2022, mono beneficiary (pdf)
För konsortium: Annex I: General conditions accredited project KA121 2022, multi beneficiary (pdf)
Regler för ekonomi och kontrakt
Bidragsbelopp
Annex IV: Applicable rates 2022 KA121 vocational education and training accredited project (pdf)
Mallar 2022
För varje utresande deltagare
Lärandeavtal, Learning agreement:
Learning agreement 2022 (word), svensk version: Lärandeavtal 2022 (word)
Komplement till lärandeavtal:
Learning agreement complement 2022 (word), svensk version: Komplement till lärandeavtal 2022 (word)
För lärarpraktikant
Komplement till lärandeavtal:
Learning agreement complement 2022 (word), svensk version: Komplement till lärandeavtal 2022 (word) eller närvarointyg.
För inbjudna experter
Lärandeprogram:
Learning programme provided by an invited expert 2022 (word), eller svensk version: Lärandeprogram för inbjuden expert 2022 (word)
Bidragsavtal för individuell mobilitet
Individuellt avtal, Grant agreement with participants:
Grant agreement with participants 2022 (word) eller svensk version: Bidragsavtal för individuell mobilitet 2022 (word)
Europass
Förberedande besök
Mall inför ett förberedande besök: Preparatory visit Erasmus+ (word)
Mall efter ett förberedande besök: Preparatory visit - Certificate after completion (word)
För medföljande personal
Intyg efter mobilitet: Accompanying person - Certificate after completion (word)
För inkluderingsstöd
Intyg och motivering för inkluderingsstöd till organisationen (word)
Elektroniska signaturer
Väljer du att använda en e-underskrift ska den vara valideringsbar. UHR godkänner enkla, avancerade och kvalificerade e-underskrifter. Om e-underskrifter på Myndigheten för digital förvaltnings webbplats.
Erasmus+ programhandledning 2022
Logotyp att använda i material
När ert projekt finansieras av EU-medel ska ni använda Europeiska unionens logotyp i er kommunikation och i det material som tas fram i projektet.
Logotyp och information om visuell identitet på EU- kommissionens webbplats.
Här har vi samlat projektspecifik information för er som är ackrediterade och som bedriver projekt beviljade 2023. Själva projektcykeln beskrivs i fliken ”Så här driver du ditt projekt”. Den här sidan innehåller bilagor, mallar, verktyg och annat som ni behöver för att kunna genomföra ert projekt.
Kontrakt och kontraktsbilagor
Projektspecifika kontrakt och bilagor skickas direkt till er. De kontraktsbilagor som är generella hittar ni under rubriken ”Kontraktsbilagor 2023” och mallar för avtal med mera under "Mallar 2023".
Kontrakt - ert projektspecifika huvudkontrakt
I ert huvudkontrakt hittar ni er totala budget och information om utbetalningar. Ni hittar även information om era skyldigheter som projektägare, vilka regler som gäller vid till exempel rapportering, begäran om ändringar, tillägg till kontraktet och budgetöverföringar.
Budget – kontraktsbilaga 1, er projektspecifika budget
Kontraktsbilaga 1 skickar vi till er tillsammans med ert kontrakt eftersom denna bilaga är specifik just för ert projekt. Dokumentet innehåller information om er beviljade projektbudget, hur den är fördelad mellan olika aktiviteter och hur ni ska tänka i användandet av er budget och planeringen av aktiviteter. Organisationer som är samordnare för ett konsortium hittar även en lista över konsortiemedlemmar i denna bilaga.
Regler för ekonomi – kontraktsbilaga 2
I kontraktsbilaga 2 finns information om vilka underlag ni måste kunna visa upp vid granskningar eller kontroller (till exempel underlag som styrker samtliga deltagares medverkan i projektet), vilka regler som gäller för varje beviljad budgetpost (till exempel för inclusion support och andra faktiska kostnader), med mera.
Bidragsbelopp – kontraktsbilaga 3
I kontraktsbilaga 3 hittar ni aktuella schablonbelopp. Det är dessa belopp som gäller när ni redovisar era aktiviteter och som ert projekts budgetförbrukning baseras på.
Avtal med konsortiemedlemmar – kontraktsbilaga 4
Kontraktsbilaga 4 består av de avtal mellan konsortieägande organisation och konsortiemedlemmar, så kallade ”accession forms”, som organisationer med en konsortieackreditering skickar in med sin budgetansökan. Dessa bifogas inte i kontraktsutskicket. Konsortier kan hitta avtalen i sin ansökan.
Särskilda bestämmelser – kontraktsbilaga 5
I kontraktsbilaga 5 hittar ni information om särskilda bestämmelser för bland annat budget, hantering av personuppgifter, rapportering och kontroller.
Mallar för avtal med deltagare med mera - kontraktsbilaga 6
Kontraktsbilaga 6 består av avtalsmallar för genomförandet av ert projekt. Under projektets gång ska ni upprätta vissa avtal och säkerställa viss dokumentation. De är till stöd för er projektadministration och är en viktig del i att bidra till en hög kvalitet i projektet. Vilka avtal som krävs för olika aktiviteter framgår i avsnittet om aktiviteter. Avtalsmallarna hittar ni under ”Mallar”.
Giltiga aktiviteter och samarbetsländer
Aktiviteter inom projektet genomförs för att nå målen i organisationens Erasmusplan. Aktiviteterna ska uppfylla programmets regler och krav och genomföras i enlighet med Erasmusprogrammets kvalitetskriterier och Erasmus+ programhandledning. Endast de aktiviteter som nämns här är giltiga att genomföra inom projektet. Alla andra aktiviteter är ogiltiga. Ni hittar regler för giltiga aktiviteter i programhandledningen.
Länder ni kan samarbeta med
Samarbetsländer där ni kan genomföra era aktiviteter inom Erasmus+ är EU:s medlemsländer och de tredjeländer som är associerade till Erasmus+ (Norge, Island, Liechtenstein, Turkiet, Nordmakedonien och Serbien). Alla dessa kallar vi programländer.
För er som har en ackreditering inom sektor yrkesutbildning är det dessutom möjligt att samarbeta med så kallade tredjeländer som inte är associerade till Erasmus+ (hädanefter kallat partnerländer). Det begrepp som används i detta sammanhang är internationell mobilitet/international mobility. Det går att använda upp till 20 procent av den beviljade budgeten till internationell mobilitet och det gäller de flesta aktiviteterna. Detaljerad information finns i Erasmus+ programhandledning och för respektive aktivitet nedan.
Giltiga aktiviteter för personal
Vid alla personalmobiliteter är fokus på deltagarens individuella lärandemål och kompetensutveckling. Gruppmobilitet är inte en giltig aktivitet för personal. Som personal räknas även personer som har en regelbunden arbetsmässig relation till projektägaren i syfte att implementera projektägarens kärnuppgifter, som till exempel handledare, men som inte nödvändigtvis är anställda av projektägaren.
Jobbskuggning
Vad: Ni tillbringar en period utomlands för att lära av kollegor.
Var: Vid en mottagande organisation i ett annat programland eller (upp till max 20 procent av beviljad budget) i ett annat partnerland.
Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 60 dagar.
Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.
Särskilt krav: Ett individuellt lärande ska ske för den som jobbskuggar och en handledare ska finnas på mottagande organisation.
Dokumentationskrav:
- Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
- Lärandeavtal (Learning Agreement).
- Komplement till lärandeavtal (Learning agreement complement) eller Europass (fungerar som vistelseintyg).
- Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).
Kurser
Vad: Kurs/utbildning med ett tydligt lärandemål. Kursdeltagarna måste komma från minst två olika programländer och kursen måste innehålla moment där deltagarna aktivt interagerar och har ett utbyte med varandra.
Var: I ett annat programland.
Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 30 dagar.
Budget: Schablonbelopp för kursavgifter (maximum 10 dagar), resa och uppehälle och organisatoriskt stöd
Dokumentationskrav:
- Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant Agreement with Participants).
- Kursbeskrivning eller motsvarande (utfärdas av kursarrangör).
- Kursintyg (utfärdas av kursarrangör).
- Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).
Undervisningsuppdrag
Vad: Bedriva undervisning vid en mottagande organisation.
Var: I ett annat programland eller (upp till max 20 procent av beviljad budget) i ett annat partnerland.
Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 365 dagar.
Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle och organisatoriskt stöd.
Dokumentationskrav:
- Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
- Lärandeavtal (Learning Agreement).
- Komplement till lärandeavtal (Learning agreement complement) eller Europass (fungerar som vistelseintyg).
- Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).
Giltiga aktiviteter för studerande
Aktiviteterna vänder sig till studerande inom yrkesutbildning.
Individuell praktik för studerande
Vad: Lärandeperiod med stark arbetsplatsförlagt fokus (APL/LIA). Starkt arbetsplatsförlagt fokus innebär att om lärandeperioden spenderas på en skola måste minst 50 procent av tiden genomföras på en arbetsplats eller i en skolmiljö med specifikt designade lokaler för arbetsförlagt lärande. Nyutexaminerade kan delta i aktiviteter upp till 12 månader efter examen. Om deltagaren fullgjort värnplikt efter examen förlängs 12-månadersperioden med den tid värnplikten varade.
Var: Vid en utländsk mottagande organisation i ett annat programland eller (upp till max 20 procent av beviljad budget) i ett annat partnerland.
Hur länge: Minimum 10 dagar och maximum 365 dagar. För deltagare med begränsade möjligheter kan minsta antal dagar vara 2.
Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.
Dokumentationskrav:
- Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
- Lärandeavtal (Learning Agreement).
- Komplement till lärandeavtal (Learning agreement complement) eller Europass (fungerar som vistelseintyg).
- Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module)
Individuellt deltagande i yrkestävlingar
Vad: Aktivt deltagande i yrkestävling. Nyutexaminerade kan delta i aktiviteter upp till 12 månader efter examen. Om deltagaren fullgjort värnplikt efter examen förlängs 12-månadersperioden med den tid värnplikten varade.
Var: I ett annat programland eller (upp till max 20 procent av beviljad budget) i ett annat partnerland.
Hur länge: Minimum 1 dag och maximum 10 dagar.
Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.
Dokumentationskrav:
- Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
- Överenskommelse om vilket lärande som ska ske (valfritt format).
- Komplement till lärandeavtal (Learning agreement complement) eller Europass (fungerar som vistelseintyg).
- Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).
Övriga giltiga aktiviteter
Ta emot lärarstuderande
Vad: Lärarstuderande eller nyutexaminerade lärare från ett annat programland praktiserar hos er.
Var: På er organisation i Sverige.
Hur länge: Minimum 10 och maximum 365 dagar.
Budget: Schablonbelopp för organisatoriskt stöd.
Dokumentationskrav:
- Lärandeavtal (Learning Agreement) – valfritt format.
- Komplement till lärandeavtal (Learning agreement complement) eller Europass eller närvarointyg.
- Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).
Bjud in experter
Vad: För att stärka undervisningen och lärandet vid er organisation bjuder ni in expert från annat programland.
Var: På er organisation i Sverige.
Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 60 dagar.
Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.
Dokumentationskrav:
- Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
- Lärandeavtal (Learning Programme provided by an invited expert).
Förberedande besök
Vad: Planera för och lägga grunden till kommande aktiviteter inom projektet. Kan göras för kommande personal- och studerandemobiliteter, förutom kurser. Maximalt 3 personer kan delta i ett förberedande besök och samma mottagande organisation kan endast besökas en gång. Besöken ska kopplas till kommande giltiga aktiviteter i projektet.
Var: Hos en mottagande organisation utomlands där ni planerar att genomföra mobiliteter.
Budget: Engångsbelopp i form av schablon.
Dokumentationskrav:
- Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
- Överenskommelse om vilket lärande som ska ske (valfritt format).
- Vistelseintyg – valfritt format.
Dokumentation
Regler som gäller för dokumentation hittar ni i kontraktsbilagan om regler för ekonomi och i Erasmus kvalitetskriterier. I kontraktsbilagan för regler om ekonomi specificeras vilka intyg som krävs för olika aktiviteter. I Erasmus kvalitetskriterier (Erasmus quality standards) framgår att alla förväntade läranderesultat för en mobilitetsperiod måste vara överenskomna i förväg mellan berörda parter. Projektägare behöver säkerställa att de dokument som krävs för respektive aktivitet upprättas inför och efter genomförandet.
Vilka dokument som ska användas för de olika aktiviteterna framgår i översikten och själva mallarna finns under ”Mallar”.
Översikt över vilka avtal, intyg och övriga dokument som krävs per aktivitet, yrkesutbildning (pdf)
Det finns flera typer av dokumentation och kraven på vilka underlag som krävs kan variera mellan olika aktiviteter. Syftet med underlagen är att inför genomförandet säkerställa att det finns en väl förankrad plan för innehåll och genomförande samt att efter genomförandet intyga genomförande och resultat.
- Dokumentation inför genomförandet är till för att tydliggöra överenskommelsen om vilket lärande som ska ske samt fastställa ekonomiska och rättsliga ramar för deltagandet.
- Dokumentation efter genomförandet ska säkerställa att mobiliteten har genomförts och visa vilka lärandemål som har uppnåtts samt ge en bild av deltagarens upplevelse.
Inför mobilitet: Överenskommelse om vilket lärande som ska ske
Inför genomförandet av aktiviteten ska ni upprätta avtal om vilket lärande som ska ske med den mottagande organisationen.
- Avtalet är mellan deltagaren, sändande organisation och mottagande organisation.
- Ska tas fram och undertecknas innan mobilitetens första dag.
Inför mobilitet: Bidragsavtal för ekonomiska och rättsliga ramar
För de flesta aktiviteter behöver ni inför genomförandet även upprätta ett bidragsavtal som säkerställer det rättsliga ramverket för mobiliteten.
- Avtalet är mellan projektägaren och de personer som deltar i och ska tilldelas medel inom projektet.
- Ska tas fram och undertecknas innan mobilitetens första dag.
Efter mobilitet: Intyg på genomförd aktivitet
Efter genomförandet av aktiviteten behöver ni ett intyg på att aktiviteten har genomförts. Intyget ska säkerställa att mobiliteten har genomförts och visa vilka lärandemål som uppnåddes. Intyget kan se olika ut men ska minst visa:
- Deltagarens/deltagarnas namn (inklusive medföljande personer)
- mobilitetens syfte (utförda aktiviteter, metoder, uppnådda läranderesultat)
- mobilitetens start- och slutdatum
- Plats för mobiliteten
- Vistelseintyget ska minst undertecknas av den mottagande organisationen
- Ska tas fram och undertecknas tidigast mobilitetens sista dag.
Om minst hälften av resan genomförts med gröna färdmedel behöver ni för individuella mobiliteter ha ett intygande om gröna resor i bidragsavtalet med deltagaren. För gruppmobiliteter krävs ett separat intyg.
Om ni redovisar deltagare med begränsade möjligheter och ansöker om inkluderingsstöd för organisationer behövs även ett intyg för detta.
Efter mobilitet: Deltagarrapport
Deltagare ska efter genomförd mobilitet besvara en deltagarrapport - Participant report.
Deltagarrapporten är ett frågeformulär som skickas automatiskt till berörda deltagare i samband med att aktiviteten avslutas och alla obligatoriska fält för mobiliteten har fyllts i (mobiliteten behöver ha status ”Complete” i Beneficiary Module).
Se därför till att mobiliteten är registrerad korrekt i Beneficiary Module och att deltagarens mejladress stämmer.
Spara projektdokumentation
Projektägare ska spara all projektdokumentation. Om ni har en beviljad projektbudget på max 60 000 euro ska ni spara dokumenten i 3 år och om ni har en beviljad budget på mer än 60 000 euro ska ni spara dokumenten i 5 år efter att er slutrapport har godkänts.
De dokument ni behöver spara i projektet och som ni ska kunna visa upp vid en eventuell granskning är avtal inför mobiliteten, intyg på genomförd mobilitet samt kvitton för de eventuella budgetposter ni har redovisat som faktiska kostnader (”exceptional costs” för dyra resor och visakostnader, inkluderingsstöd för individer och faktiska kostnader som redovisas i samband med force majeure).
Kvitton för kostnader inom ramen för de budgetposter som redovisas mot schabloner behöver ni inte redovisa vid en eventuell granskning av UHR. Observera dock att kvitton kan behövas i er organisations interna redovisning. Vid förfrågan från UHR ska ni kunna visa er interna bokföring av projektmedel. Av bokföringen ska det framgå hur projektmedlen har använts.
Mallar 2023
För varje utresande deltagare
Lärandeavtal, Learning agreement:
Learning agreement 2023 (word), svensk version: Lärandeavtal 2023 (word)
Komplement till lärandeavtal:
Learning agreement complement 2023 (word), svensk version: Komplement till lärandeavtal 2023 (word)
För lärarpraktikant
Komplement till lärandeavtal:
Learning agreement complement 2023 (word), svensk version: Komplement till lärandeavtal 2023 (word) eller närvarointyg.
För inbjudna experter
Lärandeprogram:
Learning programme provided by an invited expert 2023 (word), eller svensk version: Lärandeprogram för inbjuden expert 2023 (word)
Bidragsavtal för individuell mobilitet
Individuellt avtal, Grant agreement with participants:
Grant agreement with participants 2023 (word) eller svensk version: Bidragsavtal för individuell mobilitet 2023 (word)
Europass
Förberedande besök
Mall inför ett förberedande besök: Preparatory visit Erasmus+ (word)
Mall efter ett förberedande besök: Preparatory visit - Certificate after completion (word)
För medföljande personal
Intyg efter mobilitet: Accompanying person - Certificate after completion (word)
För inkluderingsstöd
Intyg och motivering för inkluderingsstöd till organisationen (word)
Elektroniska signaturer
Väljer du att använda en e-underskrift ska den vara valideringsbar. UHR godkänner enkla, avancerade och kvalificerade e-underskrifter. Om e-underskrifter på Myndigheten för digital förvaltnings webbplats.
Erasmus+ programhandledning 2023
Logotyp att använda i material
När ert projekt finansieras av EU-medel ska ni använda Europeiska unionens logotyp i er kommunikation och i det material som tas fram i projektet.
Logotyp och information om visuell identitet på EU- kommissionens webbplats.
Här har vi samlat projektspecifik information för er som är ackrediterade och som bedriver projekt beviljade 2024. Själva projektcykeln beskrivs i fliken ”Så här driver du ditt projekt”. Den här sidan innehåller bilagor, mallar, verktyg och annat som ni behöver för att kunna genomföra ert projekt.
Kontrakt och kontraktsbilagor
Projektspecifika kontrakt och bilagor skickas direkt till er. De kontraktsbilagor som är generella hittar ni under rubriken ”Kontraktsbilagor 2024” och mallar för avtal med mera under "Mallar 2024".
Kontrakt - ert projektspecifika huvudkontrakt
I ert huvudkontrakt hittar ni er totala budget och information om utbetalningar. Ni hittar även information om era skyldigheter som projektägare, vilka regler som gäller vid till exempel rapportering, begäran om ändringar, tillägg till kontraktet och budgetöverföringar.
Budget – kontraktsbilaga 1, er projektspecifika budget
Kontraktsbilaga 1 skickar vi till er tillsammans med ert kontrakt eftersom denna bilaga är specifik just för ert projekt. Dokumentet innehåller information om er beviljade projektbudget, hur den är fördelad mellan olika aktiviteter och hur ni ska tänka i användandet av er budget och planeringen av aktiviteter. Organisationer som är samordnare för ett konsortium hittar även en lista över konsortiemedlemmar i denna bilaga.
Regler för ekonomi – kontraktsbilaga 2
I kontraktsbilaga 2 finns information om vilka underlag ni måste kunna visa upp vid granskningar eller kontroller (till exempel underlag som styrker samtliga deltagares medverkan i projektet), vilka regler som gäller för varje beviljad budgetpost (till exempel för inclusion support och andra faktiska kostnader), med mera.
Bidragsbelopp – kontraktsbilaga 3
I kontraktsbilaga 3 hittar ni aktuella schablonbelopp. Det är dessa belopp som gäller när ni redovisar era aktiviteter och som ert projekts budgetförbrukning baseras på.
Avtal med konsortiemedlemmar – kontraktsbilaga 4
Kontraktsbilaga 4 består av de avtal mellan konsortieägande organisation och konsortiemedlemmar, så kallade ”accession forms”, som organisationer med en konsortieackreditering skickar in med sin budgetansökan. Dessa bifogas inte i kontraktsutskicket. Konsortier kan hitta avtalen i sin ansökan.
Särskilda bestämmelser – kontraktsbilaga 5
I kontraktsbilaga 5 hittar ni information om särskilda bestämmelser för bland annat budget, hantering av personuppgifter, rapportering och kontroller.
Mallar för avtal med deltagare med mera - kontraktsbilaga 6
Kontraktsbilaga 6 består av avtalsmallar för genomförandet av ert projekt. Under projektets gång ska ni upprätta vissa avtal och säkerställa viss dokumentation. De är till stöd för er projektadministration och är en viktig del i att bidra till en hög kvalitet i projektet. Vilka avtal som krävs för olika aktiviteter framgår i avsnittet om aktiviteter. Avtalsmallarna hittar ni under ”Mallar”.
Giltiga aktiviteter och samarbetsländer
Aktiviteter inom projektet genomförs för att nå målen i organisationens Erasmusplan. Aktiviteterna ska uppfylla programmets regler och krav och genomföras i enlighet med Erasmusprogrammets kvalitetskriterier och Erasmus+ programhandledning. Endast de aktiviteter som nämns här är giltiga att genomföra inom projektet. Alla andra aktiviteter är ogiltiga. Ni hittar regler för giltiga aktiviteter i programhandledningen.
Länder ni kan samarbeta med
Samarbetsländer där ni kan genomföra era aktiviteter inom Erasmus+ är EU:s medlemsländer och de tredjeländer som är associerade till Erasmus+ (Norge, Island, Liechtenstein, Turkiet, Nordmakedonien och Serbien). Alla dessa kallar vi programländer.
För er som har en ackreditering inom sektor yrkesutbildning är det dessutom möjligt att samarbeta med så kallade tredjeländer som inte är associerade till Erasmus+ (hädanefter kallat partnerländer). Det begrepp som används i detta sammanhang är internationell mobilitet/international mobility. Det går att använda upp till 20 procent av den beviljade budgeten till internationell mobilitet och det gäller de flesta aktiviteterna. Detaljerad information finns i Erasmus+ programhandledning och för respektive aktivitet nedan.
Giltiga aktiviteter för personal
Vid alla personalmobiliteter är fokus på deltagarens individuella lärandemål och kompetensutveckling. Gruppmobilitet är inte en giltig aktivitet för personal. Som personal räknas även personer som har en regelbunden arbetsmässig relation till projektägaren i syfte att implementera projektägarens kärnuppgifter, som till exempel handledare, men som inte nödvändigtvis är anställda av projektägaren.
Jobbskuggning
Vad: Ni tillbringar en period utomlands för att lära av kollegor.
Var: Vid en mottagande organisation i ett annat programland eller (upp till max 20 procent av beviljad budget) i ett annat partnerland.
Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 60 dagar.
Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.
Särskilt krav: Ett individuellt lärande ska ske för den som jobbskuggar och en handledare ska finnas på mottagande organisation.
Dokumentationskrav:
- Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
- Lärandeavtal (Learning Agreement).
- Komplement till lärandeavtal (Learning agreement complement) eller Europass (fungerar som vistelseintyg).
- Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).
Kurser
Vad: Kurs/utbildning med ett tydligt lärandemål. Kursdeltagarna måste komma från minst två olika programländer och kursen måste innehålla moment där deltagarna aktivt interagerar och har ett utbyte med varandra.
Var: I ett annat programland.
Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 30 dagar.
Budget: Schablonbelopp för kursavgifter (maximum 10 dagar), resa och uppehälle och organisatoriskt stöd
Dokumentationskrav:
- Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant Agreement with Participants).
- Kursbeskrivning eller motsvarande (utfärdas av kursarrangör).
- Kursintyg (utfärdas av kursarrangör).
- Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).
Undervisningsuppdrag
Vad: Bedriva undervisning vid en mottagande organisation.
Var: I ett annat programland eller (upp till max 20 procent av beviljad budget) i ett annat partnerland.
Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 365 dagar.
Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle och organisatoriskt stöd.
Dokumentationskrav:
- Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
- Lärandeavtal (Learning Agreement).
- Komplement till lärandeavtal (Learning agreement complement) eller Europass (fungerar som vistelseintyg).
- Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).
Giltiga aktiviteter för studerande
Aktiviteterna vänder sig till studerande inom yrkesutbildning.
Individuell praktik för studerande
Vad: Lärandeperiod med stark arbetsplatsförlagt fokus (APL/LIA). Starkt arbetsplatsförlagt fokus innebär att om lärandeperioden spenderas på en skola måste minst 50 procent av tiden genomföras på en arbetsplats eller i en skolmiljö med specifikt designade lokaler för arbetsförlagt lärande. Nyutexaminerade kan delta i aktiviteter upp till 12 månader efter examen. Om deltagaren fullgjort värnplikt efter examen förlängs 12-månadersperioden med den tid värnplikten varade.
Var: Vid en utländsk mottagande organisation i ett annat programland eller (upp till max 20 procent av beviljad budget) i ett annat partnerland.
Hur länge: Minimum 10 dagar och maximum 365 dagar. För deltagare med begränsade möjligheter kan minsta antal dagar vara 2.
Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.
Dokumentationskrav:
- Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
- Lärandeavtal (Learning Agreement).
- Komplement till lärandeavtal (Learning agreement complement) eller Europass (fungerar som vistelseintyg).
- Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module)
Gemensamt lärande för grupp av elever
Vad: Minst två studerande upp till och med gymnasial nivå (SEQF-nivå 4) kan delta i lärande utomlands tillsammans med studerande från en mottagande yrkesutbildningsanordnare. Lärandeaktiviteterna ska planeras och genomföras tillsammans med den mottagande yrkesutbildningsanordnaren. En lärare eller annan ansvarig personal följer med under hela perioden.
Var: I ett annat programland.
Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 30 dagar.
Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.
Dokumentationskrav:
- Bidragsavtal för medföljande pedagogisk personal men inte för de studerande (Grant agreement with participants).
- Lärandeprogram (Learning Programme).
- Deltagarlista tillsammans med lärandeprogram (Learning Programme).
- Deltagarrapport (Participant report som lämnas in av ansvarig medföljande pedagogisk personal).
Individuellt deltagande i yrkestävlingar
Vad: Aktivt deltagande i yrkestävling. Nyutexaminerade kan delta i aktiviteter upp till 12 månader efter examen. Om deltagaren fullgjort värnplikt efter examen förlängs 12-månadersperioden med den tid värnplikten varade.
Var: I ett annat programland eller (upp till max 20 procent av beviljad budget) i ett annat partnerland.
Hur länge: Minimum 1 dag och maximum 10 dagar.
Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.
Dokumentationskrav:
- Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
- Överenskommelse om vilket lärande som ska ske (valfritt format).
- Komplement till lärandeavtal (Learning agreement complement) eller Europass (fungerar som vistelseintyg).
- Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).
Övriga giltiga aktiviteter
Ta emot lärarstuderande
Vad: Lärarstuderande eller nyutexaminerade lärare från ett annat programland praktiserar hos er.
Var: På er organisation i Sverige.
Hur länge: Minimum 10 och maximum 365 dagar.
Budget: Schablonbelopp för organisatoriskt stöd.
Dokumentationskrav:
- Lärandeavtal (Learning Agreement) – valfritt format.
- Komplement till lärandeavtal (Learning agreement complement) eller Europass eller närvarointyg.
- Deltagarrapport (skickas ut automatiskt av Beneficiary Module).
Bjud in experter
Vad: För att stärka undervisningen och lärandet vid er organisation bjuder ni in expert från annat programland.
Var: På er organisation i Sverige.
Hur länge: Minimum 2 dagar och maximum 60 dagar.
Budget: Schablonbelopp för resa och uppehälle samt organisatoriskt stöd.
Dokumentationskrav:
- Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
- Lärandeavtal (Learning Programme provided by an invited expert).
Förberedande besök
Vad: Planera för och lägga grunden till kommande aktiviteter inom projektet. Kan göras för kommande personal- och studerandemobiliteter, förutom kurser. Maximalt 3 personer kan delta i ett förberedande besök och samma mottagande organisation kan endast besökas en gång. Besöken ska kopplas till kommande giltiga aktiviteter i projektet.
Var: Hos en mottagande organisation utomlands där ni planerar att genomföra mobiliteter.
Budget: Engångsbelopp i form av schablon.
Dokumentationskrav:
- Bidragsavtal för individuell mobilitet (Grant agreement with participants).
- Överenskommelse om vilket lärande som ska ske (valfritt format).
- Vistelseintyg – valfritt format.
Dokumentation
Regler som gäller för dokumentation hittar ni i kontraktsbilagan om regler för ekonomi och i Erasmus kvalitetskriterier. I kontraktsbilagan för regler om ekonomi specificeras vilka intyg som krävs för olika aktiviteter. I Erasmus kvalitetskriterier (Erasmus quality standards) framgår att alla förväntade läranderesultat för en mobilitetsperiod måste vara överenskomna i förväg mellan berörda parter. Projektägare behöver säkerställa att de dokument som krävs för respektive aktivitet upprättas inför och efter genomförandet.
Vilka dokument som ska användas för de olika aktiviteterna framgår i översikten över giltiga aktiviteter och själva mallarna finns under ”Mallar”.
Det finns flera typer av dokumentation och kraven på vilka underlag som krävs kan variera mellan olika aktiviteter. Syftet med underlagen är att inför genomförandet säkerställa att det finns en väl förankrad plan för innehåll och genomförande samt att efter genomförandet intyga genomförande och resultat.
- Dokumentation inför genomförandet är till för att tydliggöra överenskommelsen om vilket lärande som ska ske samt fastställa ekonomiska och rättsliga ramar för deltagandet.
- Dokumentation efter genomförandet ska säkerställa att mobiliteten har genomförts och visa vilka lärandemål som har uppnåtts samt ge en bild av deltagarens upplevelse.
Inför mobilitet: Överenskommelse om vilket lärande som ska ske
Inför genomförandet av aktiviteten ska ni upprätta avtal om vilket lärande som ska ske med den mottagande organisationen.
- Avtalet är mellan deltagaren, sändande organisation och mottagande organisation.
- Ska tas fram och undertecknas innan mobilitetens första dag.
Inför mobilitet: Bidragsavtal för ekonomiska och rättsliga ramar
För de flesta aktiviteter behöver ni inför genomförandet även upprätta ett bidragsavtal som säkerställer det rättsliga ramverket för mobiliteten.
- Avtalet är mellan projektägaren och de personer som deltar i och ska tilldelas medel inom projektet.
- Ska tas fram och undertecknas innan mobilitetens första dag.
Efter mobilitet: Intyg på genomförd aktivitet
Efter genomförandet av aktiviteten behöver ni ett intyg på att aktiviteten har genomförts. Intyget ska säkerställa att mobiliteten har genomförts och visa vilka lärandemål som uppnåddes. Intyget kan se olika ut men ska minst visa:
- Deltagarens/deltagarnas namn (inklusive medföljande personer)
- mobilitetens syfte (utförda aktiviteter, metoder, uppnådda läranderesultat)
- mobilitetens start- och slutdatum
- Plats för mobiliteten
- Vistelseintyget ska minst undertecknas av den mottagande organisationen
- Ska tas fram och undertecknas tidigast mobilitetens sista dag.
Om minst hälften av resan genomförts med gröna färdmedel behöver ni för individuella mobiliteter ha ett intygande om gröna resor i bidragsavtalet med deltagaren. För gruppmobiliteter krävs ett separat intyg.
Om ni redovisar deltagare med begränsade möjligheter och ansöker om inkluderingsstöd för organisationer behövs även ett intyg för detta.
Efter mobilitet: Deltagarrapport
Deltagare ska efter genomförd mobilitet besvara en deltagarrapport - Participant report.
Deltagarrapporten är ett frågeformulär som skickas automatiskt till berörda deltagare i samband med att aktiviteten avslutas och alla obligatoriska fält för mobiliteten har fyllts i (mobiliteten behöver ha status ”Complete” i Beneficiary Module).
Se därför till att mobiliteten är registrerad korrekt i Beneficiary Module och att deltagarens mejladress stämmer.
Spara projektdokumentation
Projektägare ska spara all projektdokumentation. Om ni har en beviljad projektbudget på max 60 000 euro ska ni spara dokumenten i 3 år och om ni har en beviljad budget på mer än 60 000 euro ska ni spara dokumenten i 5 år efter att er slutrapport har godkänts.
De dokument ni behöver spara i projektet och som ni ska kunna visa upp vid en eventuell granskning är avtal inför mobiliteten, intyg på genomförd mobilitet samt kvitton för de eventuella budgetposter ni har redovisat som faktiska kostnader (”exceptional costs” för dyra resor och visakostnader, inkluderingsstöd för individer och faktiska kostnader som redovisas i samband med force majeure).
Kvitton för kostnader inom ramen för de budgetposter som redovisas mot schabloner behöver ni inte redovisa vid en eventuell granskning av UHR. Observera dock att kvitton kan behövas i er organisations interna redovisning. Vid förfrågan från UHR ska ni kunna visa er interna bokföring av projektmedel. Av bokföringen ska det framgå hur projektmedlen har använts.
Mallar 2024
Grant agreement with participants (bidragsavtal för individuell mobilitet)
Grant agreement with participants 2024 (word) eller svensk version: Bidragsavtal för individuell mobilitet 2024 (word)
Learning agreement (lärandeavtal)
Learning agreement 2024 (word), svensk version: Lärandeavtal 2024 (word)
Learning agreement complement (komplement till lärandeavtal)
Learning agreement complement 2024 (word), svensk version: Komplement till lärandeavtal 2024 (word)
Learning programme for group acitivities (lärandeprogram med deltagarlista)
Learning programme for group activities 2024 (word), eller svensk version: Lärandeprogram för gruppaktiviteter 2024 (word)
Intyg om hållbar resa
Intyg om hållbar resa vid gruppmobilitet (word)
Learning programme provided by an invited expert
Learning programme provided by an invited expert 2024 (word)
Europass
Mall inför ett förberedande besök
Preparatory visit Erasmus+ (word)
Mall efter ett förberedande besök
Preparatory visit - Certificate after completion (word)
Intyg för medföljande personal
Accompanying person - Certificate after completion (word)
För inkluderingsstöd
Intyg och motivering för inkluderingsstöd till organisationen (word)
Elektroniska signaturer
Väljer du att använda en e-underskrift ska den vara valideringsbar. UHR godkänner enkla, avancerade och kvalificerade e-underskrifter. Om e-underskrifter på Myndigheten för digital förvaltnings webbplats.
Erasmus+ programhandledning 2024
Logotyp att använda i material
När ert projekt finansieras av EU-medel ska ni använda Europeiska unionens logotyp i er kommunikation och i det material som tas fram i projektet.
Logotyp och information om visuell identitet på EU- kommissionens webbplats.
Har din organisation en Erasmusackreditering från och med 2021 kan du ansöka om budget varje år. Vi förklarar hur budgetansökan för ackrediterade organisationer går till och vad du behöver tänka på inför ansökan.
Sista dag att skicka in ansökan 2025 är den 19 februari klockan 12:00:00.
Aktiviteter ni kan genomföra inom ramen för en ackreditering
Lärare och annan personal som deltar kan undervisa, gå en kurs eller jobbskugga. Elever kan studera eller praktisera, enskilt eller i grupp. Ni kan även ta emot lärarpraktikanter och experter med kunskap inom relevant område. Aktiviteterna ni söker bidrag för ska ske i samarbete med organisationer och personer från så kallade programländer.
Aktiviteterna måste äga rum i det land där värdorganisationen är juridiskt etablerad. Här beskriver vi kort vad som gäller för de olika aktivitetstyperna. Mer detaljerad information om vilka regler som gäller finns i Erasmus+ programhandledning.
Undervisnings-/utbildningsuppdrag för personal
Lärare, personal med pedagogiskt uppdrag och annan personal får här möjlighet att undervisa vid en mottagande organisation i ett annat Erasmus+ programland. Uppdraget på plats (fysiskt i ett annat land) kan varvas med digital undervisning/utbildning.
Undervisningsuppdraget kan sträcka sig från minimum 2 dagar upp till 365 dagar (avser minsta och högsta antal dagar på plats). Ni kan få bidrag för resa och uppehälle.
Kurser och andra utbildningsevenemang för personal
Lärare och annan personal kan fortbilda sig i ett annat programland genom kurser och seminarier, fysiskt och digitalt. Utbildningsaktiviteten ska ha deltagare från minst två länder och innehålla moment där deltagarna interagerar och har ett utbyte med varandra. Innehållet måste också vara relevant för deltagarnas yrkeskompetens samt projektets eller ackrediteringens mål.
Utbildningsaktiviteten kan sträcka sig från minimum 2 dagar upp till maximalt 10 dagar (avser minsta och högsta antal dagar på plats).
I regel kan endast 50 procent av projektets totala budget användas till kursaktiviteter. Projekt med en budget under 40 000 euro kan dock använda upp till 20 000 euro till kursmobiliteter.
Högst tre personer från samma sändande organisation och högst tio personer från samma mobilitetskonsortium kan delta i samma kurs tillsammans. Varje person får endast delta i en kurs per projekt.
Jobbskuggnings-/observationsperiod för personal
Här ges personal möjlighet att lära av kollegor vid en relevant organisation verksam inom utbildningsområdena skola/förskola, vuxnas lärande eller yrkesutbildning. Perioden på plats (fysiskt i ett annat programland) kan varvas med digitala lösningar.
Deltagaren ska vara fysiskt på plats i minst 2 dagar upp till maximalt 60 dagar. Ni kan få bidrag för resa och uppehälle.
Praktik, deltagande i yrkestävlingar eller gemensamt lärande för studerande - yrkesutbildning
För alla aktiviteter för nämnda studerande kan perioder på plats kombineras med digitala lösningar/aktiviteter. Minsta och högsta antal dagar gäller för tid på plats. Ni kan få bidrag för resa och uppehälle.
Individuell mobilitet
Praktik från 10 upp till 89 dagar:
Studerande kan praktisera vid en mottagande skola eller annan relevant organisation utomlands. För studerande med särskilda behov och begränsade möjligheter kan minsta antal dagar vara två.
Praktik från 90 upp till 365 dagar:
Studerande kan praktisera vid en mottagande skola eller annan relevant organisation en längre period utomlands (så kallad ErasmusPro).
Praktikperioden, oavsett längd, måste innehålla en stark arbetsplatsförlagd del. Om praktik görs på en skola måste minst hälften av mobilitetens dagar genomföras i en skolmiljö med specifikt designade lokaler för arbetsplatsförlagt lärande (verkstäder, labb-miljöer, skolkök osv).
Yrkestävlingar från 1 upp till 10 dagar:
Studerande kan delta i olika yrkestävlingar. Bidrag för medföljande lärare eller annan personal finns att söka.
Mobilitet för grupp av studerande, gemensamt lärande
Aktiviteten mobilitet för grupp av studerande är en giltig aktivitet från och med 2024 års utlysning. Det innebär att ni som söker 2024 och framåt kan genomföra den här aktiviteten för era studerande.
Studerande upp till och med gymnasial nivå kan delta i lärande utomlands tillsammans med studerande från en mottagande yrkesutbildningsanordnare. Lärandeaktiviteterna ska planeras och genomföras tillsammans med den mottagande skolan. En lärare eller annan ansvarig personal följer med under hela perioden.
Aktiviteten kan sträcka sig från minimum 2 dagar upp till maximalt 30 dagar. Enstaka kurser, som till exempel språkkurser, är inte giltiga aktiviteter. Notera även att gruppmobiliteter inte omfattar studerande på utbildningar på eftergymnasial nivå (till exempel yrkeshögskola och fjärde tekniskt år).
Ta emot lärarpraktikant
Ni kan ta emot lärarstuderande eller nyutexaminerade lärare från ett annat programland som praktiserar hos er. Aktiviteten kan sträcka sig från minimum 10 dagar till maximalt 365 dagar. Ni får bidrag för att planera och genomföra aktiviteten medan praktikanten får bidrag för sitt uppehälle från sitt lärosäte (om lärosätet har ansökt om medel för det).
Bjuda in experter med relevant kompetens
Ni kan bjuda in personer med särskild kompetens eller profession för att stärka undervisningen och lärandet vid er organisation. Det kan vara utbildare, lärare, experter inom ett särskilt område eller annan kvalificerad profession från ett annat land.
Perioden kan sträcka sig från minimum 2 till maximalt 60 dagar. Ni kan få bidrag för resa och uppehälle.
Förberedande besök
För att planera och lägga grunden för ett bra utbyte för de som deltar finns möjlighet att genomföra ett förberedande besök. Det kan till exempel handla om att starta upp samarbetet med en ny mottagande organisation/partnerorganisation eller att förbereda för en längre utbytesperiod för deltagaren. Att delta i förberedande besök för kurser är dock inte möjligt.
Även elever eller studerande som ska tillbringa en längre period utomlands och elever eller studerande med särskilda behov eller begränsade möjligheter kan delta i ett förberedande besök.
Max tre personer kan delta i förberedande besök och ni kan få bidrag för antalet personer som deltar. Förberedande besök kan genomföras vid samma värdorganisation endast en gång inom projektperioden.
Medföljande
En medföljande är en person som följer med en deltagare med begränsade möjligheter, ungdomar som sällan varit utomlands eller minderåriga för att hjälpa till så att mobiliteten går att genomföra. Den medföljande utgör alltså inte i sig en egen mobilitetsaktivitet utan assisterar och stöttar den elev, studerande eller personal som genomför en mobilitet inom programmet och som behöver en medföljandes stöd och hjälp.
Gruppmobilitet ska alltid genomföras med en eller flera medföljande vuxna personer. För att underlätta lärandeprocessen ska huvudansvariga medföljande vara lärare eller utbildade pedagoger.
Det finns särskilda medel att söka för medföljande för att täcka resa och uppehälle.
Organisationer som kan söka
Organisationer med beviljad ackreditering i Erasmus+ 2021-2027 kan varje år ansöka om budget inom ramen för sin ackreditering.
Organisationer med beviljad konsortieackreditering anger i budgetansökan vilka konsortiemedlemmar ansökan avser. Vilka medlemmar ansökan omfattar kan variera mellan olika budgetår.
Förväntade resultat
Projektet förväntas ge positiva och långvariga effekter dels på individuell nivå, dels på organisatorisk nivå men även utanför den egna organisationen.
Alla aktiviteter som genomförs inom Erasmus+ mobilitet ska bidra till att uppnå något eller några av programmets övergripande mål:
- Stärka den europeiska dimensionen i undervisning och lärande.
- Främja inkludering och mångfald, tolerans och demokratiskt deltagande i samhället.
- Främja kunskap om det gemensamma europeiska arvet och mångfalden.
- Stödja utvecklingen av yrkesnätverk i Europa.
Att tänka på inför ansökan
När du ansöker om bidrag till ett projekt inom ramen för er ackreditering är det viktigt att koppla de planerade aktiviteterna till målen i er Erasmusplan. De aktiviteter som genomförs ska bidra till att uppfylla något eller flera av dessa mål.
Så planerar ni projektet
Till varje projekt som genomförs inom ramen för en ackreditering är det viktigt att ni har en detaljerad plan för hur arbetet ska genomföras. I planen bryter ni ner de övergripande projektmål som Erasmusplanen innehåller till aktivitetsnivå. Ni behöver även ha en plan för hur arbetet med förberedelser, genomförande och spridning ska organiseras och vem som ansvarar för vad. Den detaljerade projektplanen är inget ni lämnar in till oss. Den är till för att ni inom organisationen ska kunna genomföra projektet med goda resultat i enlighet med er Erasmusplan.
Gör en behovsanalys
Det är viktigt att fundera över vad ni vill utveckla och varför, och varför ni vill göra det i samarbete med ett annat land i Europa. Reflektera över vilket eller vilka av Erasmusplanens mål som är mest angelägna. Konkretisera målet för projektet inom ramen för Erasmusplanen, hur projektet ska ha förändrat eller tillfört något till organisationen, kommunen, regionen, EU.
Projektorganisation
Bestäm vilka mottagande organisationer ni vill samarbeta med och varför i ett tidigt skede. Tänk igenom hur styrgruppen i er organisation ska se ut. En rekommendation är att vara så pass många så att arbetsuppgifterna kan fördelas på flera olika personer. Bestäm också hur ni tänkt fördela arbetet med era partners.
Aktiviteter i projektet
Tänk igenom vilka aktiviteter ni vill genomföra, både hemma och i det mottagande landet. Aktiviteterna ska möta de identifierade behoven och koppla till de mål ni arbetar mot i projektet. Bestäm vilka som ska delta och varför.
Uppföljning och spridning
Redan från början ska ni planera hur ni ska följa upp och sprida projektresultatet. Hur ska det presenteras och leva vidare efter att projektet avslutats? Och hur kan andra få användning för ert resultat?
Använd Erasmus kvalitetskriterier för att genomföra projektet
De aktiviteter som ni genomför och som ni får bidrag för ska följa Erasmus kvalitetskriterier, Erasmus quality standards. Kriterierna ger riktlinjer och stöd för hanteringen av de olika moment som ingår i projektet. Det handlar om stöd i ert urval av och förberedelser för deltagare, hur ni definierar, utvärderar och erkänner läranderesultat, hur ni delar och sprider resultat från ert projekt, med mera.
Ni ska säkerställa att de aktiviteter ni genomför sker utifrån ett inkluderande och rättvist perspektiv, att de är miljömässigt hållbara och ansvarsfulla och att ni använder digitala verktyg och lärmetoder som kompletterar deltagarnas fysiska aktiviteter.
Sprid och ta hand om resultaten
Ju fler utanför projektet som får kännedom om vad ni gör och som känner engagemang ‐ desto större chans att ni når era mål med projektet och att era erfarenheter blir till nytta för andra. För vidare till kollegor, berätta för andra om vad ni gjort, bjud in andra kommuner eller organisationer, gå ut via media, involvera så många i organisationen som möjligt, även de som inte har deltagit själva.
Tips på aktiviteter, kanaler och verktyg
- Använd befintliga mötesfora inom organisationen.
- Håll presentationer av erfarenheter för personal, referensgrupper, praktikhandledare på företag i kommunen, branschråd, regionala nätverk.
- Använd sociala medier under mobiliteten och efter.
- Spela in film. Här kan ni till exempel ta hjälp av deltagarna.
- Skriv artiklar och kontakta lokaltidningen och tipsa om vad ni kommit fram till, eller låt de som deltar i mobilitetsaktiviteterna skriva en artikel som lokaltidningen kan publicera.
- Sprid resultatet regionalt genom seminarier och möten.
- Organisationer, lokala politiker och branschorganisationer kan ta del av fysiska resultat som kan spridas vidare.
- Webbplatser, webbsidor och sociala medier.
- Workshops och öppet hus.
- Mässor, utställningar.
- Konferenser och seminarier.
- Press, tv.
För fler tips och råd om hur ni kan kommunicera era projektresultat, se EU-kommissionens guide Så når du ut med ditt projekt (pdf, 4,4 MB).
Logotyp att använda i material
När ert projekt finansieras av EU-medel ska ni använda Europeiska unionens logotyp i er kommunikation och i det material som tas fram i projektet.
Logotyp och information om visuell identitet på EU- kommissionens webbplats.
Er roll som projektägare
Ett mobilitetsprojekt omfattar minst två organisationer, en sändande och en mottagande, från olika länder.
Som sändande och sökande organisation ansöker ni om bidrag för er organisation. Ni ansvarar för att samordna och administrera projektet. Ni har också hand om kontraktet, budgeten och rapporteringen. Den mottagande organisationen tar inte del av er budget.
Söker ni som konsortium är er uppgift att koordinera de organisationer som ingår i konsortiet. De organisationer som ingår i konsortiet sänder sin personal och sina studerande på de mobilitetsaktiviteter som ni söker bidrag för.
Projektstart och slut
Projekt kopplade till den aktuella ansökningsomgången startar den 1 juni.
Första gången ni ansöker om budget för ett projekt inom ramen för en ackreditering är projekttiden 15 månader som efter 12 månader kan förlängas till 24 månader.
Hitta kurser och organisationer
Det finns olika vägar att gå för att hitta fortbildningsaktiviteter och platser att jobbskugga och undervisa vid.
Använd EPALE: Kurser och konferenser som arrangeras i olika länder i Europa hittar du bland annat på webbplatsen EPALE. Genom EPALE kan du också dels hitta, dels efterlysa organisationer att jobbskugga och undervisa vid.
EPALE - digital mötesplats för vuxenutbildare i Europa
European School Education Platform är en mötesplats för alla aktörer inom skolutbildningssektorn – skolpersonal, forskare, beslutsfattare och andra yrkesverksamma. Den omfattar alla nivåer från förskoleverksamhet till grund- och gymnasieskolan samt gymnasieskolans yrkesprogram. Plattformen är dessutom hemvist för eTwinning – nätverket och samarbetsytan för skolor i Europa.
Kurser och arbetsplatser på webbplatsen European School Education Platform
Genom eTwinning kan du hitta skolor och samarbetspartners. Det du behöver göra inledningsvis är att registrera dig via eTwinning.net. Registreringen är gratis. För deltagare i ett mobilitetsprojekt ger eTwinning bland annat möjlighet att kommunicera med den mottagande skolan och ta del av webbaserade utbildningar. Ni kan också använda eTwinning för att samarbeta med alla inblandade skolor, både under och efter mobilitetsprojektets gång, då webbplatsen erbjuder olika samarbetsverktyg och samarbetstjänster.
Kontaktseminarier: Genom Erasmus+ kontaktseminarier träffar du kollegor från andra organisationer i Europa som söker partners inom ett specifikt område. Tillsammans kan ni diskutera och planera ert kommande projektsamarbete på plats. En del av seminarier är tematiska, det vill säga större fokus läggs på temat än på kontaktskapandet. En del av aktiviteterna genomförs online, en del i fysisk form. Även hybrider mellan digitala och fysiska seminarier förekommer.
Mer om Erasmus+ kontaktseminarier
Kontakta tidigare deltagare: I EU-kommissionens databas för spridning av projekt, Erasmus+ Project Results Platform finns uppgifter om pågående och avslutade projekt inom Erasmus+. Du får där tillgång till namnen på de organisationer som deltar. Ett bra sätt kan vara att kontakta svenska organisationer som deltar i projekt och be om tips på kurser eller platser att jobbskugga och undervisa vid.
Erasmus+ Project Results Platform, databas för projektresultat
Kollegor, vänner och bekanta: Personliga kontakter, från såväl arbete som fritid, är en bra utgångspunkt.
Utländska myndigheter: Lokala och regionala myndigheter i de länder ni planerar att genomföra fortbildningsaktiviteten kan ibland stå till tjänst.
OID och EU Login för att kunna söka
I budgetansökan behöver du ange er organisations Organisation ID (OID). Du behöver också ett användarkonto, EU Login.
Uppgifterna i databasen och er ackrediteringskod läggs automatiskt in i er ansökan. Se därför till att informationen är uppdaterad och korrekt innan du börjar fylla i ansökningsformuläret.
Kontrollera uppgifter om er organisation och OID: Databasen Organisation registration - kontrollera uppgifter och OID
Mer om hur du registrerar, alternativt uppdaterar: OID, Organisation Registration system och EU Login
För konsortier ska alla nationella partners som ingår i projektet/ansökan ha registrerat sig.
Har du inget EU Login, skaffa ditt EU Login-konto på EU-kommissionens webbplats
Så fungerar ansökan
Ansökan är ett webbformulär och ligger på EU-kommissionens webbplats. Ett EU Login behövs för att kunna fylla i ansökan. Webbplatsen fungerar bäst med webbläsaren Google Chrome.
Instruktioner till ansökan:
Applicant Guides - Submission phase på EU-kommissionens webbplats för ansökan
Vad du ska svara på i ansökan
I ansökan ska du ange:
Vilka typer av aktiviteter ni kommer att genomföra.
- För varje aktivitet ska du ange följande:
- Antal deltagare och aktiviteternas genomsnittliga längd.
- Antal medföljande och vistelsernas genomsnittliga längd.
- För varje aktivitet ska du ange följande information om deltagarna:
- Antal deltagare med begränsade möjligheter och särskilda behov
- Antal deltagare med blended mobilities (aktiviteter med både fysiska och digitala inslag).
- Antal deltagare som ska använda sig av miljövänliga resealternativ
- Du kan ansöka om faktiska kostnader för inkluderingsstöd (inclusion support) och särskilda kostnader (exceptional costs). Du ska då ange följande:
- Beskrivning och motivering, typ av aktivitet samt deltagare.
- Belopp ni ansöker om.
Lista med konsortiemedlemmarna och förmedlande organisationer.
Om ni har en ackreditering för ett konsortium
De ”Assession forms” som ni ska skriva ut från ansökningssystemet ska signeras av konsortiemedlemmens firmatecknare. De signerade dokumenten ska laddas upp i systemet igen och bifogas till budgetansökan.
Planera aktiviteter utifrån beviljad budget
När ni ansöker om budget ska ni utgå ifrån en uppskattning av hur många aktiviteter det är rimligt för er organisation att genomföra under projektperioden.
Hur stor andel av er sökta budget ni beviljas beror på hur stor budget ni söker och hur stor budget som finns att fördela. Det är först när ni vet vilken budget ni beviljas som ni kan göra en detaljerad planering utifrån de fastställda schablonerna kopplade till aktiviteterna. Ju högre budgetförbrukning ni har, desto bättre uppfyller ni Erasmusprogrammets mål och syfte. Se därför till att använda hela budgeten genom att genomföra så många aktiviteter som budgeten räcker till under projektperioden.
Ansöker ni om för mycket som ni inte förbrukar kan det få konsekvenser för framtida budgetansökningar.
Kostnader du kan söka bidrag för
De medel som beviljas ska bidra till att täcka resor, dagligt uppehälle och kostnader för förberedelser med mera. Budgeten baseras till största del på schabloner. Kostnader du kan söka bidrag för:
- Resor och uppehälle
- Organisationsstöd - bidrag för att hantera projektet
- Inkluderingsstöd - bidrag för deltagare och medföljande med begränsade möjligheter
- Förberedande besök
- Kursavgifter
- Språkstöd
- Miljövänliga resealternativ (green travel)
- Dyra inrikesresor (exceptional costs)
I ansökningsskedet anger du antal aktiviteter, genomsnittlig vistelsetid och antal deltagare i prioriterade grupper samt eventuella faktiska kostnader för dyra inrikesresor eller deltagare i behov av särskilt inkluderingsstöd. Det är först i redovisningen av genomförda aktiviteter som budget specificeras utifrån samtliga kostnadskategorier.
Så fördelas budgeten
Budgetfördelningen påverkas av några grundläggande aspekter:
- Total tillgänglig budget.
- Total sökt budget.
- Grundbidrag och maxbelopp.
Utöver dessa ramvillkor fördelas budget utifrån genomförandegrad och kvalitet i tidigare genomförda projekt inom ramen för ackrediteringen.
I budgetfördelningen prioriteras även projekt med hög andel deltagare med begränsade möjligheter och andel elever som deltar i långtidsmobiliteter.
För organisationer som ansöker om budget för första gången inom ramen för en ackreditering sker fördelningen utifrån poäng på ansökan samt andel deltagare i de två prioriterade grupperna.
Regler för budgetallokering inom skola 2024 (pdf)
Stöd att skriva ansökan
Stöd att fylla i ansökan finns i anslutning till ansökningsformuläret på EU-kommissionens webbplats.
Kom gärna också på våra ansökningsseminarier där vi ger stöd och råd.
Skicka in ansökan senast 12:00:00
Ansökan måste du ha skickat in elektroniskt senast klockan 12:00:00 sista ansökningsdag för att vara giltig och komma med i ansökningsomgången.
Om något krånglar
Får du tekniska problem med att skicka in ansökningsformuläret digitalt: ta en skärmdump på felmeddelandet, bifoga den tillsammans med ansökan, de dokument som ska bifogas ansökan och ansökans ID-nummer i ett mejl och skicka till adress erasmusplus@uhr.se.
Får du problem sista ansökningsdag måste du enligt regelverket kontakta oss senast inom 24 timmar efter ansökningsdeadline för att vi ska kunna hjälpa dig.
Se gärna till att skicka ansökan någon dag innan sista ansökningsdag – då kan vi snabbare hjälpa till om det blir tekniska problem.
En ansökan per ackreditering och ansökningsomgång
Ackrediterade organisationer kan lämna in en budgetansökan varje ansökningsomgång. Om budgetansökan görs för ett konsortium ska den omfatta budget för alla konsortiemedlemmar som ska delta i projektet under det aktuella budgetåret.
En och samma organisation kan dock erhålla budget från upp till två Erasmus+ansökningar inom samma programdel, budgetår och sektor. Detta är möjligt för:
- organisationer som är medlemmar i flera konsortier
- organisationer som har en egen ackreditering och är medlemmar i ett konsortium
- organisationer som har ett korttidsprojekt och är medlemmar i ett konsortium.
Vad händer efter att ni sökt?
Besked om beslut
Vi beräknar skicka besked om beslut till samtliga sökande cirka tre månader efter sista ansökningsdag. Beskeden skickas per e-post till respektive kontaktperson i ansökan. Vi kan inte ge förhandsbesked.
Begära ändring av beslut
Om ni anser att Universitets- och högskolerådet har bedömt er ansökan på oriktiga grunder finns möjlighet att begära att vi ändrar beslutet. I begäran kan ni inte ändra eller förtydliga innehållet och uppgifterna i den ursprungliga ansökan.
I vår prövning av er begäran kan vi enbart ta hänsyn till brister i den administrativa hanteringen av er ansökan. Bedömningen av projektets kvalitet kan vi däremot inte ändra. Det är inte heller möjligt att överklaga beslutet till en annan rättslig instans.
Om ni vill att vi omprövar handläggningen av er ansökan ska du inom tre veckor från datum för beslut skriftligen skicka in en begäran om omprövning.
- Begäran ska innehålla projektnummer och en beskrivning av vad ni vill få ändrat.
- Skicka begäran till: erasmusplus@uhr.se med ämnesraden "Begäran om ändring".
Vi behandlar ert ärende inom 15 dagar från det att vi har tagit emot det.
Kontakta oss på erasmusplus@uhr.se om du har frågor. Vänligen använd er ansökans projektnummer som referens när du kontaktar oss.
Utbetalning av bidrag
Blir ert projekt beviljat kommer ni att teckna ett kontrakt som reglerar villkoren för genomförande av projektet. Det beviljade bidraget betalas ut till det bankkonto som ni kommer att ange i samband med kontrakteringen.
Du når oss på e-post ka1yrkes@uhr.se
Du kan också nå oss på telefon 010-470 04 18. Vi finns tillgängliga på följande tider, helgfria dagar:
- Måndag kl. 14-16
- Tisdag kl. 14-16
- Onsdag kl. 9-10 och 14-15
- Torsdag kl. 9-11
- Fredag kl. 9-11
Vi jobbar med Erasmus+ mobilitet yrkesutbildning:
- Nichlas Malmdahl
- Carmen Munoz Escalante
- Sara Österberg
- Helena Legnell
- Susanna Lorentz
- Kajsa Gomez Svensson
- Guo Wei
- Ida Kettley