OID, Organisation Registration och EU Login

För att få tillträde till EU-kommissionens databaser och system skaffar du ett användarkonto i EU-kommissionens portal för EU Login.

Kontot är er identifikation och ingång till att kunna registrera er organisation.

Har du redan ett användarkonto kan du hoppa över det här steget.

Skaffa användarkonto på EU Login Authentication Service website

Tänk på att EU Login inte är detsamma som OID-kod.

Du söker efter er organisation i databasen Organisation Registration system.

• Öppna länken till webbplatsen Erasmus+ and European Solidarity Corps och sök på er organisations namn i fältet "Organisations - Search for your organisation".
• Har du ett EU Login-konto loggar du in via "Registrer or login" högst upp till höger och går in på "Organisations - Register my organisations" i vänstra kolumnen. Kontrollera först att din organisation inte är registrerad. Sök gärna på ort så får du fram alla organisationer.

Tänk på: som skola behöver ni en egen OID-kod och kan inte använda huvudmannens, exempelvis kommunens, OID.

Webbplatsen Erasmus+ and European Solidarity Corps - kontrollera eller registrera OID

Behöver du veta vem som är kontaktperson för OID-koden kontaktar du oss på erasmusplus@uhr.se.

Hittar du inte er organisation går du vidare till nästa steg, skaffa OID.

Behöver ni skaffa OID är nästa steg att registrera er organisation i databasen Organisation Registration System. Det du registrerar är uppgifter som behövs i ansökan. När du registrerat får ni den kod, OID-kod, som ni behöver för ansökan.

Ni behöver bara registrera er organisation en gång. Om något förändras uppdaterar du, eller annan kontaktperson, så att alla uppgifter stämmer.

Du som registrerar i Organisation Registration System blir automatiskt kontaktpersonen i systemet. För att säkerställa att ni alltid kommer in i systemet rekommenderar vi er att lägga till ytterligare en person som kontaktperson/administratör.

Du behöver nu ditt EU Login för att kunna logga in i systemet:

Webbplatsen Erasmus+ and European Solidarity Corps - Organisation registration

När du registrerar er organisation ska du fylla i och bifoga/ladda upp formulär med rättssubjekt och bankuppgift i databasen Organisation Registration system.

• Du kan fylla i formulären i för hand.
• Är ni en skola skriver du i fältet "Officiellt namn" er skolas namn, inte huvudmannens om ni ingår i en skolkoncern eller kommun.
• Stämpel behövs inte.

Formulär för rättssubjekt/rättslig form

Du väljer det formulär som gäller för om ni är en offentlig organisation eller en privat:

Offentlig organisation, formulär för rättssubjekt (pdf)

Privat organisation, formulär rättssubjekt (pdf)

Formulär för bankuppgift

Formulär för bankuppgift (pdf)

• Du behöver ha bankstämpel på blanketten. Har du ingen stämpel ska du bifoga ett aktuellt bankutdrag.
• Om er organisation till mindre än 50 procent är finansierad av offentliga medel behöver du även bifoga senaste årsredovisning.
• För skolor med huvudman: Om du får uppmaning från oss att ladda upp formuläret för bankuppgift, skriv skolans/förskolans namn i fältet för kommentar i formuläret. Saknas skolans namn kan du behöva ladda upp en ny blankett.

Årsredovisning

Är ni en privat organisation ska du bifoga senaste årsredovisning.

Privata organisationer som finansieras av statliga medel till 100 procent ska inte bifoga årsredovisning.

När du registrerat er organisation i Organisation Registration system och fått koden för Organisation ID, OID-koden, är ni klara för nästa steg - att ansöka om ett projekt inom Erasmus+. OID är ett krav för ansökan och en identifikation för er organisation i ansökningsformuläret.

Alla organisationer som på något sätt ska delta i Erasmus+ och där ansökan handläggs av ett nationellt programkontor (i Sverige Universitets- och högskolerådet, UHR) behöver ha OID. Som ansökare och som partnerorganisation i projektet.

Du loggar in i Organisation Registration System med ditt EU Login, det vill säga e-postadressen och lösenordet, och väljer My organisations under ingången Organisations. Har du glömt lösenordet beställer du ett nytt genom att klicka på ”Lost password”. Ser du inte din organisation under "My organisations" kontakta oss så får du namn på behörig administratör för er organisation.

Webbplatsen Erasmus+ and European Solidarity Corps - Organisation registration

Så gör du sen

• Öppna kontot genom att klicka på hyperlänken i kolumnen Organisation ID.
• Gör ändringarna.
• Lägg till flera administratörer i sektionen ”Authorised users” och ta även bort gamla administratörer. Det går bra att lägga till e-postadressen till en funktionsbrevlåda.
• Klicka på ”Update” för att spara ändringarna.
• Meddela oss när uppdateringen är gjord.

Er organisations id, OID, är kopplad till den e-postadress som personen som registrerade i databasen (Participant Portal eller Organisation Registration system) angett. Kommer du inte åt e-postadressen och därmed inte er OID-kod kontaktar du oss. Vi kan då hjälpa er med att lägga till ny administratör.

Mejla oss på e-postadress erasmusplus@uhr.se med uppgifterna:

• PIC/OID-kod (er organisations PIC/OID-kod)
• Förnamn och efternamn (namn på er nya administratör/kontaktperson)
• Organisationens adress och telefonnummer
• Nya administratörens e-postadress i EU-login

Om du inte har EU Login

För att få tillträde till Organisation Registration system skaffar du ett användarkonto i EU-kommissionens portal för EU Login. Kontot är er identifikation och ingång till att kunna hantera era uppgifter i databasen.

Skaffa användarkonto på EU Login Authentication Service website

Du öppnar upp ert OID-konto genom att klicka på Details i raden där du ser er organisations namn och OID.

I det här läget ändrar du uppgifter för

• Registration number och VAT number
• er organisations namn och adress
• ändrar till svenska bokstäver
• laddar upp dokument som saknas.

Radera uppgifter för Registration number och VAT number

Har skolan fyllt i fälten för Registration number och VAT number för er huvudman ska du radera dem. Inga uppgifter om organisationsnummer eller VAT-nummer till er huvudman alltså. Lämna fälten tomma. Är ni en skola kan du skriva skolenhetskoden i fältet för Registration number. Skolenhetskoder hittar du på Skolverkets webbplats med skoladresser

Er organisations namn och inte huvudmannens

Du ska bara fylla i er organisations egna namn, inte eventuell huvudmans namn. Är ni till exempel en skola som ingår i en skolkoncern eller har kommunen som huvudman skriver du er skolas namn, och inte skolkoncernens eller kommunens.

Er adress och inte huvudmannens

Du ska bara fylla i er organisations fysiska adress (inte eventuellt huvudmans adress).

Samma namn för Business name som för Legal name

Du ska skriva samma namn på er organisation i fältet Business name som i fältet Legal name. Har du skrivit olika ändrar du så att det står samma i båda fälten, med svenska bokstäver.

Skriv med svenska bokstäver

Du ska alltid skriva med svenska bokstäver och använda å, ä och ö. Har du till exempel skrivit Harnosand ändrar du till Härnösand.

Ladda upp dokument

De dokument du ska ladda upp i Organisation Registration system är formulär för rättssubjekt och bankuppgift.

• Du kan fylla i formulären i för hand.
• Är ni en skola skriver du i fältet "Officiellt namn" er skolas namn, inte huvudmannens om ni ingår i en skolkoncern eller kommun.
• Stämpel behövs inte.

Formulär för rättssubjekt/rättslig form:

Du väljer det formulär som gäller för om ni är en offentlig organisation eller en privat:

Offentlig organisation, formulär för rättssubjekt (pdf)

Privat organisation, formulär rättssubjekt (pdf)

Formulär för bankuppgift:

Formulär för bankuppgift (pdf)

• Du behöver ha bankstämpel på blanketten. Har du ingen stämpel ska du bifoga ett aktuellt bankutdrag.
• Om er organisation till mindre än 50 procent är finansierad av offentliga medel behöver du även bifoga senaste årsredovisning.
• För skolor med huvudman: Om du får uppmaning från oss att ladda upp formuläret för bankuppgift, skriv skolans/förskolans namn i fältet för kommentar i formuläret. Saknas skolans namn kan du behöva ladda upp en ny blankett.

Årsredovisning: Är ni en privat organisation ska du bifoga senaste årsredovisning. Privata organisationer som finansieras av statliga medel till 100 procent ska inte bifoga årsredovisning.

Det är bra om flera personer inom er organisation har tillgång till OID-koden. De har då rollen som "authorised users".

OID

OID-koden använder du för att ansöka/delta inom Erasmus+ mobilitet och/eller Erasmus+ partnerskap/samarbetsprojekt. De ansökningarna skickas till respektive lands programkontor (National Agency, i Sverige Universitets- och högskolerådet).

Från och med 22 oktober 2019 ska du som inte har en kod sedan tidigare (varken PIC eller OID) registrera er organisation i databasen Organisation registration för att kunna söka och delta i dessa så kallade decentraliserade delar inom Erasmus+. När du registrerat får er organisation en OID-kod.

PIC

PIC används enbart inom de delar av Erasmus+ som skickas direkt till EU-kommissionen, de så kallade centraliserade delarna. Till exempel Jean Monnet, Erasmus mundus gemensamma masterprogram, Erasmus+ kapacitetsuppbyggnad, Erasmus+ kunskapsallianser. Det är huvudmannens PIC ni använder. Kontakta oss om du har frågor om ansökan inom centraliserade delar av Erasmus+ och registrering av PIC på erasmusplus@uhr.se

Tänk på

Registrerar du PIC får du inte automatiskt en OID-kod. Registrerar du OID får du inte PIC.

Andra koder som finns i Erasmus+ansökan

I ansökan kommer du även att använda koden NA SE01 för att skicka ansökan till rätt programkontor. NA står för National Agency, SE för Sverige, 01 för det ena av två programkontor i Sverige. Det andra programkontoret är Myndigheten för ungdom- och civilsamhällesfrågor, MUCF, som har hand om ungdomsdelen inom Erasmus+.

Mer information

Handledning för registrering av organisationer på EU-kommissionens webbplats