Erasmus+ samarbetspartnerskap

För att hantera ert projekt behöver ni vara insatta i programmets regler och ramverk samt i vilka dokument och verktyg som måste användas under hela projektet. 

Läs igenom de sidor i programhandledningen som gäller för er 

Programhandledningen för Erasmus+ är EU-kommissionens regelverk för programmet. Här hittar du bland annat information om programdelens prioriteringar och giltighetskriterier. I programhandledningen finns även de bedömningskriterier som våra externa bedömare utgick ifrån vid sin bedömning av projektet. I slutet av handledningen finns också en ordlista där ord som används i Erasmus+ sammanhang förklaras.

Relevanta rubriker i handledningen:

• Part B, information about the actions
• Key Action 2: Cooperation among organisations and institutions 
• Partnerships for cooperation 
• Cooperation Partnerships 
• Part C - Information for applicants 
• Part D - Glossary of terms

Läs igenom kontrakt och bilagor 

Innan ni påbörjar ert projekt tecknar ni ett kontrakt med Universitets- och högskolerådet. Läs igenom kontraktet samt de bilagor som hör till noggrant. Dokumenten innehåller information om vad ni kan göra inom just ert projekt, hur mycket projektmedel ni har att förfoga över och vilka regler som gäller för er.   

Administrera hela projektet i Beneficiary Module 

Som projektägare administrerar och följer du upp projektet med hjälp av verktyget Beneficiary Module. 

Alla som har ett beviljat projekt får tillgång till Beneficiary Module. Kontaktpersonen för projektet får ett mejl med information om hur man går till väga för att kunna logga in och börja administrera projektet. 

Beneficiary Module använder ni för att registrera aktiviteter och deltagare, hantera budgeten och för att skapa och lämna in eventuella delrapporter och er slutrapport. Det är viktigt att du registrerar era aktiviteter kontinuerligt under pågående projekt.

Sprid era resultat

Uppföljning och spridning är viktigt att planera i ett tidigt stadium. Ju fler utanför projektet som får kännedom om vad ni gör och som känner engagemang ‐ desto större chans är det att ni når era mål med projektet och att era erfarenheter blir till nytta för andra. Ni bör därför redan i planeringsstadiet lägga ner en hel del tankekraft på vilka spridningsaktiviteter ni ska genomföra.  

Engagera ledningen och era kollegor 

Ledningens delaktighet och engagemang är av stor betydelse genom hela projektet, särskilt i planeringen och hanteringen av resultaten.  

Det är också viktigt att de kunskaper och erfarenheter ni får inom projektet förs vidare internt till era kollegor.   

Gör en gemensam plan 

Alla organisationer i projektet bör fundera på hur var och en bäst når ut i sina länder. Redan i ansökan har ni redogjort för en spridningsplan, men det är alltid möjligt att utveckla den under projektets gång. 

Hur ni sprider era resultat och ert projekt beror helt på vad ni vill uppnå och på projektets karaktär. Fundera på vilka kanaler som är mest attraktiva för er målgrupp. 

Bjud in slutanvändarna 

Vill ni vara säkra på att de som ska förmedla och använda projektets resultat vet vad som är på gång är ett förslag att bjuda in dem på förhandsvisningar, uppmuntra dem att ge återkoppling och/eller att använda dem som testgrupp när ni ska testa prototyper. 

Tips på aktiviteter, kanaler och verktyg ni kan använda 

Några förslag på aktiviteter ni kan göra: 

• Blogga under och efter projekttiden.
• Spela in film. Här kan ni till exempel ta hjälp av målgruppen för partnerskapet.  
• Skriv artiklar och kontakta lokaltidningen och tipsa om vad ni kommit fram till, eller låt de som deltar i aktiviteterna skriva en artikel som lokaltidningen kan publicera.  
• Sprid information om projektet och resultatet regionalt genom seminarier och möten.  
• Lärosäten, politiker, fackförbund och branschorganisationer kan ta del av fysiska resultat som kan spridas vidare.

Medier och verktyg:

• Webbsidor och webbplatser.  
• Möten, konferenser, workshops och seminarier.  
• Utställningar.  
• Rapporter, broschyrer, artiklar i specialtidningar.  
• Audiovisuellt material.  
• Sociala medier av olika slag.  
• Öppna evenemang.  
• Existerande kontakter och nätverk.  

För mer tips, se EU-kommissionens dokument How to communicate your project (pdf). 

Det är ni som koordinerande organisation som ansvarar för hela partnerskapet och projektet. Koordinatorns ansvar kan inte delegeras till en annan organisation. Som koordinator ansvarar ni för att samla in alla underlag för era aktiviteter och spara dessa i fem år efter avslutat projekt, för att fördela budgeten till era partners och för rapporteringen av projektet. För mer information se kontaktet. 

Utbetalning av bidrag 

Det framgår av ert huvudkontrakt när utbetalning av era projektmedel görs. Antalet utbetalningar beror på projektets längd och kan också bero på er organisations bedömda finansiella kapacitet. 

För de flesta projekt gör vi en första utbetalning efter att ert kontrakt har signerats av både er och Universitets- och högskolerådet. Resterande utbetalningar gör vi efter eventuell delrapportering och efter slutrapportering. 

Villkor för utbetalning är att ni har genomfört och redovisat aktiviteterna i enlighet med er ansökan. Om någon aktivitet/arbetspaket inte har slutförts, delvis har slutförts eller genomförts på ett otillfredsställande sätt kan det komma att påverka bedömningen av er slutrapport och avdrag kan göras från slututbetalningssumman. 

Utbetalningar och redovisning till Universitets- och högskolerådet sker i euro. 

Underlag och dokumentation 

Ni som koordinerande organisation ansvarar för att spara och kunna visa upp alla underlag för aktiviteter som har genomförts inom projektet vid förfrågan eller vid eventuell granskning eller kontroll.

Här har vi samlat viktig information och länkar som är användbara under hela projekttiden. 

Delrapportera i Beneficiary Module

Om ert projekt pågår längre än 24 månader eller om ni har en särskild utbetalningsplan behöver ni delrapportera i Beneficiary Module. 

Om och när ni ska delrapportera framgår i ert huvudkontrakt. En andra utbetalning (i vissa fall första) av ert bidrag gör vi efter att vi godkänt delrapporten. 

Slutrapportera i Beneficiary Module

Ni slutrapporterar ert projekt i Beneficiary Module inom 60 dagar efter att ni avslutat ert projekt. 

Ni får er slututbetalning efter att rapporten godkänts och senast 60 dagar från inskickad rapport. Er slutrapport bedöms externt efter fyra kriterier: 

• Relevance of the project. 
• Quality of the project implementation.
• Quality of the project team and the cooperation arrangements. 
• Impact and dissemination. 

Den maximala poängen för en slutrapport är 100 poäng. Om er slutrapport får under 60 poäng (för projekt beviljade 2021) eller 70 poäng (för projekt beviljade 2022 och efter) gör vi avdrag på er projektbudget och reducerar summan på slututbetalningen enligt kontraktet.

Erasmus+ Project Results Platform (EPRP) 

I samband med att ni slutrapporterar ska ni ladda upp era projektresultat i Erasmus+ Project Results Platform (EPRP), EU-kommissionens plattform för spridning av projektresultat. Här kan ni också lägga in en länk till projektets webbplats. 

Kontaktpersonen för den koordinerande organisationen loggar in i EPRP med sitt EU Login. De uppladdade resultaten bedöms av en extern bedömare. Universitets- och högskolerådet publicerar sedan resultaten när er slutrapport blir godkänd för andra att ta del av. Här kommer även sammanfattningen från slutrapporten av ert projekt att finnas. Projekt vars slutrapport håller en extra hög kvalitet märks som Good Practice.

Erasmus+ Project Results Platform (EPRP).

Synliggör finansiering från Erasmus+

All kommunikation och allt material som ni tar fram inom projektet ska förses med Erasmus+ logotyp (inklusive EU-flaggan) och information om att ert projekt finansieras med EU-medel.

Utöver EU-symbolen och uppgift om att ert projekt har finansierats av EU-kommissionen behöver det framgå att det som uttrycks är upphovsmannens/projektets åsikt samt att EU-kommissionen inte ansvarar för eventuell användning av det offentliggjorda materialet eller informationen om detta.  

Allt material som relaterar till ert projekt och som publiceras och kommuniceras (även digitalt) enligt kontraktet behöver därför förses med en ansvarsfriskrivning/disclaimer.  

European flag emblem and multilingual disclaimer (europa.eu)

Slutrapporteringsmöte 

Vi bjuder in alla projektägare till ett slutrapporteringsmöte i slutet av projektperioden. 

Under mötet går vi igenom bedömningskriterierna som våra externa bedömare utgår ifrån när de bedömer era rapporter. Vi går också igenom vad som är viktigt att tänka på vid de olika delarna av rapporteringen utifrån reglerna i ert kontrakt, både när det gäller redovisningen av er budgetförbrukning och era svar på frågorna i rapporten.

Kontraktsändring 

Det är vanligt att förändringar sker under projekttiden. Exempel på större förändringar som kräver kontraktsändring är byte av partner, förlängning av projekttiden eller större förändringar av aktiviteter/arbetspaket (work packages). Exempel på mindre förändringar som inte kräver någon kontraktsändring, men där vi behöver kontaktas, är om ni byter kontaktperson eller firmatecknare.

Vilka ändringar ni kan göra utan att ändra kontraktet beror på när ni fick ert projekt beviljat och ni kan hitta mer information i kontraktet.

Kontakta oss om ni är osäkra på om ni behöver göra en kontraktsändring. Vid behov skickar vi blanketten för begäran till er. Skicka in er begäran så snart som möjligt i samband med att förändringen sker och allra senast en månad före det datum ert projekt ska avslutas.

Möjlighet att ansöka om force majeure

Om ni har haft kostnader för inställda aktiviteter kan ni ansöka om att få hänvisa till force majeure. Vi betalar inte ut några medel i samband med godkänd ansökan om att få åberopa force majeure. Godkänd force majeure betyder att kostnaden för ej genomförda aktiviteter får tas upp vid slutrapportering och därmed inte kommer belasta projektägaren. 

Innan ni skickar in ansökan om att få åberopa force majeure är det viktigt att ni först undersöker möjligheterna att få tillbaka pengar kopplade till inställda aktiviteter på annat sätt, exempelvis genom eventuella försäkringar eller återbetalningsbara biljetter. Vi rekommenderar att ni alltid bokar resor och boende med avbokningsskydd. 

För projekt beviljade 2021: Se till att söka ersättning för hela schablonbelopp för berörd aktivitet eller person. Undantag är Exceptional Costs och Special Needs där ni istället anger faktiska kostnader. 

Eventuellt godkänt belopp är det maxbelopp ni har rätt till under förutsättning att ni inte fått tillbaka medel på något annat sätt. Redovisa eventuella force majeure-bifall i Beneficiary Module. En granskning görs först i samband med er slutrapportering. 

Ansökan om force majeure ska alltid göras skriftligen via avsedd blankett och kommer att bedömas individuellt. Blanketten fylls i och skickas in digitalt och behöver inte signeras. Om ansökan inkommer efter att projektet är slutrapporterat kan ni inte åberopa force majeure. 

Kontakta oss om det är aktuellt för er att ansöka om att få åberopa force majeure så skickar vi blankett till er.

Kontroller i form av platsbesök

Universitets- och högskolerådet kan komma att genomföra kontroller i form av platsbesök, antingen på riskbaserade grunder eller genom ett slumpmässigt urval. Det är viktigt att relevanta underlag för genomförda aktiviteter och framtagande av resultat finns samlade och lättillgängliga hos organisationen. Vi kan även komma att begära in relevanta underlag via mejl. 

Syftet är att granska dokumentation samt kontrollera att projektet implementeras i enlighet med er ansökan. Om ert projekt blir utvalt kommer vi att kontakta er och boka ett lämpligt datum för besöket. Efter kontrollen skickar vi återkoppling till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen.  

Kontroller i form av fördjupade granskningar

Enligt EU-kommissionens regler för Erasmus+ är Universitets- och högskolerådet ålagda att göra en fördjupad granskning av en viss procent av slutrapporterade projekt. 

Om en fördjupad granskning blir aktuellt för ert projekt får ni information om det när du har lämnat in slutrapporten. Syftet är att kontrollera att de underlag som ni som projektägare samlat in stämmer överens med uppgifterna i slutrapporten och uppfyller kraven i regelverket. Om ert projekt blir bland de slumpvis utvalda kommer vi att meddela er via e-post. När vår granskning är klar skickar vi ett avslutningsbrev till projektets kontaktperson och firmatecknare där vi meddelar resultatet av granskningen. 

Originalkvitton, verifikationer och bokföring ska ni spara i fem år efter avslutat projekt. Information om vilka underlag ni behöver spara och visa upp samt övriga skyldigheter vid en kontroll finns i kontraktet. 

Underlag och dokumentation

Vilka underlag ni behöver spara och visa upp beror på när ni fick ert projekt beviljat:

Monitoreringsbesök

Universitets- och högskolerådet kan även komma att besöka pågående projekt i stödjande syfte i ett så kallat monitoreringsbesök. Om det blir aktuellt för ert projekt kontaktar vi er i förväg och bokar in en lämplig tid. 

Ni är alltid välkomna att kontakta oss under hela projekttiden. Uppge alltid projektnumret för det projekt det gäller när ni kontaktar oss.

Ni når oss på e-post ka2partnerskap@uhr.se.

Ni kan också nå oss via växel 010-470 03 00. Be om att få prata med en handläggare som jobbar med samarbetspartnerskap eller KA2.  

För tekniska frågor om Beneficiary Module mejla erasmusplus@uhr.se.

Vi som jobbar med Erasmus+ samarbetspartnerskap 

Högre utbildning: 

Aarushi Balani
Jennifer Martin Schuch 

Skola: 

Jennifer Martin Schuch 

Vuxnas lärande: 

Suzanne Jenner
Aline Rojas Österlind 

Yrkesutbildning: 

Anna Fors
Elin Karvonen